A busca pelo aumento da eficiência e pela maximização dos lucros é o desafio diário das empresas. Entre os diversos processos que precisam ser observados está o controle de estoque. A correta gestão da armazenagem de produtos aumenta a produtividade, reduz custos, evita perdas e possibilita que o capital de giro seja aplicado de maneira a oportunizar maior retorno financeiro para a empresa.

Neste post, reunimos 5 dicas para manter o estoque da sua empresa otimizado. Boa leitura!

1. Conheça as vantagens de ter um controle de estoque eficiente

A função principal do controle de estoque é garantir que a empresa tenha sempre mercadorias disponíveis aos clientes. O desafio é manter a quantidade certa armazenada: não pode haver falta, nem reserva em excesso.

No primeiro caso, verifica-se, evidentemente, a perda de vendas. Já no segundo, a empresa registra prejuízos a médio e longo prazo, pois vê as despesas aumentarem.

Isso acontece porque gastar com produtos que ficam parados não permite o investimento em áreas que poderiam gerar mais retorno para o negócio naquele momento. Há o risco ainda da obsolescência e do vencimento do prazo para utilização, fatos que resultam em desperdício.

Assim, para manter um sistema estratégico de reserva de mercadorias é preciso encontrar o equilíbrio entre os processos de produção, distribuição e comercialização. Ao atingir esse nível, a empresa aproveita ao máximo a lucratividade oferecida pelo negócio.

2. Utilize um sistema de gestão

Realizar a gestão do estoque com planilhas manuais, ainda que por meio de recursos avançados do Excel, pode fazer sua empresa perder tempo e dinheiro. O lançamento de informações pode ocupar muito tempo dos seus colaboradores.

Esse procedimento ainda está sujeito a erros, retrabalho e não oferece a quantidade de informações que um sistema de gestão projetado para a administração do estoque oportuniza. A introdução de um software para o controle de mercadorias armazenadas dá agilidade aos processos, reduz erros e evita prejuízos. Acompanhe:

Processos mais ágeis

A informatização dos processos de estocagem traz modernidade à empresa ao eliminar planilhas e papéis. A padronização e a centralização das ações facilita o trabalho da equipe, tornando o fluxo de processos mais ágeis.

Menos erros

Um erro no sistema de estoque pode resultar em problemas na hora de verificar os resultados contábeis e administrativos. A introdução de um software simplifica as etapas de controle e de atualização. Dessa forma, há mais segurança nas informações utilizadas para a tomada de decisão.

Prejuízos evitados

O controle exato do estoque possibilitará compreender com rigor quais são os produtos que saem rapidamente e quais são os que levam mais tempo para serem comercializados. Assim, é possível determinar, por exemplo, a melhor periodicidade de recolocação das mercadorias, evitando desperdícios e, consequentemente, prejuízos.

3. Acompanhe os indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são os termômetros que embasam as decisões do gestor. No estoque, esse controle possibilita diferenciar as mercadorias que têm maior demanda no mercado daquelas que não apresentam a lucratividade esperada.

A averiguação da entrada e da saída de produtos é fundamental para que a empresa consiga identificar e, assim, desenvolver uma estratégia para a exposição daquilo que gera retorno para o negócio. Dessa forma, é possível diminuir estoques desnecessários, reduzir despesas e investir os recursos financeiros no que de fato é importante.

Além disso, o controle dos números permite determinar qual é a cobertura de estoque. Esse termo indica se a quantidade de produtos armazenada é o bastante para servir às médias de compras — determinadas pelo registro de saídas das mercadorias.

Esse montante precisa ser previsto a partir do cruzamento da quantidade de produtos estocados com a previsão de vendas.

4. Realize inventários periódicos

O inventário de estoque é o cálculo do valor somado de todas as mercadorias armazenadas. É importante executar essa atividade periodicamente, seja em determinadas áreas ou em grupos de produtos diferentes, com o objetivo de identificar problemas e corrigi-los de forma rápida. Assim, esse procedimento permite à empresa:

  • reduzir desperdícios;
  • manter o estoque preparado;
  • identificar problemas;
  • melhorar o atendimento ao cliente.

Ao saber a quantidade de produtos existentes no estoque, o administrador pode controlar a compra de insumos em excessos, de forma a evitar desperdícios e otimizar investimentos. A verificação de mercadorias também identifica possíveis falhas em processos que resultam em avarias, extravios ou furtos, por exemplo.

Esse controle oportuniza o aperfeiçoamento do fluxo de trabalho. O resultado disso é uma maior agilidade no atendimento de pedidos e, consequentemente, um atendimento mais qualificado para o cliente.

5. Faça um planejamento de longo prazo

É possível estabelecer um planejamento de longo prazo a partir do momento em que o gestor tem à disposição informações confiáveis sobre os níveis de estocagem. Com os dados em mãos, ele consegue compreender como transcorre o fluxo de produtos na empresa para, então, definir as estratégias de entrada e saída.

Um planejamento eficiente indica os volumes de armazenagem em dois sentidos: quantidades mínimas e tetos de estocagem. Confira:

Quantidade mínima de produtos

Uma indicação de que o sistema de estocagem não está bem estabelecido acontece quando a empresa recebe um pedido, mas não tem o produto para vender. A quantidade mínima de mercadorias, portanto, é fundamental para evitar a perda de clientes.

Com previsões de venda e os índices de estoque atualizados em tempo real, o gestor consegue dimensionar o menor nível que um produto pode atingir para não resultar em desabastecimento.

Teto de estocagem

Se ficar com falta de produtos no estoque é uma péssima situação para a empresa, ter mercadorias em excesso também não é uma opção vantajosa. É fundamental que o estoque esteja em conformidade com a capacidade de armazenagem. Essa condição é ainda mais relevante quando há itens perecíveis.

Dessa forma, o planejamento precisa compreender quais são os limites ideais de estocagem de mercadorias. Assim, não haverá desperdícios, nem investimento em materiais que não são necessários naquele momento.

Quando bem administrado, o controle de estoque oportuniza condições para aperfeiçoar os processos, reduzir erros e evitar retrabalhos e desperdícios. Para aproveitar todo o potencial que uma boa gestão de armazenagem oferece, é preciso que a empresa tenha um software eficiente. Assim, será capaz de acompanhar métricas em tempo real e terá à disposição relatórios confiáveis para embasar a tomada de decisão.

A sua empresa ainda não tem um software para gestão de estoque? Então, entre em contato conosco. Temos a solução ideal para o seu negócio!