O controle de custos em uma empresa é fundamental para que se possa avaliar os gastos, monitorar o orçamento e realizar tomadas de decisão mais condizentes com a realidade do negócio. Ele ajuda a identificar quais pontos precisam de mais atenção e melhorias, orientando o gestor a respeito de como e quando aplicar as ações elaboradas.

No artigo de hoje, vamos falar sobre como essa atividade pode ser otimizada, auxiliando na melhoria dos processos e fazendo com que a empresa chegue a resultados mais satisfatórios. Continue com a leitura e saiba mais!

Acompanhamento do previsto x realizado

A análise mensal do orçamento ajuda a avaliar qual foi o desempenho da empresa, comparando o que havia sido planejado com o que, de fato, foi gasto no período. Quando há divergências, é preciso avaliar quais foram as causas, que podem ser gastos excessivos ou a elaboração de metas irreais.

Isso ajuda a identificar quais pontos precisam de melhorias e o que pode ser feito para corrigir os problemas. Essa é uma das maneiras mais eficazes de fazer o controle de custos, ao mesmo tempo em que se obtém informações precisas de quais processos estão fugindo do planejamento inicial.

Otimização dos processos

Quando se identifica os problemas e suas causas, o gestor passa a ter informações mais precisas a respeito de qual processo precisa ser aprimorado e o que precisa ser feito para alcançar isso. Por exemplo, um alto custo de frete pode estar relacionado ao gasto com combustível, rotas mal planejadas, contrato com transportadora e veículos sem a ocupação total, por exemplo.

Feita a identificação da origem do problema, o gestor pode levantar qual ou quais ações serão tomadas para melhorar a metodologia de trabalho. Se a causa for o planejamento inadequado das rotas, por exemplo, pode-se melhorar o processo de consolidação de cargas, criar calendários de entregas e fazer agendamento com os clientes.

Divisão por centros de custo

A gestão por meio de centro de custos visa segregar os gastos de acordo com suas categorias, que podem ser por setor e por processos, por exemplo — ou de acordo com o que o gestor achar mais eficaz. Sendo assim, o controle de custos passa a ser feito conforme a classificação, que pode ser: produtos, embalagens, comissões, salários, benefícios, viagens, investimentos, material de escritório, material auxiliar, entre outros.

O controle de custos separado por grupos fornece uma visão mais específica da origem de cada gasto, o que facilita a tomada de decisão e torna as ações de melhoria mais eficazes. Além disso, evita que ações genéricas, e pouco eficazes, sejam tomadas.

Redução de custos

Os custos são necessários para que a empresa possa manter suas atividades funcionando normalmente. Porém, quando eles são mais elevados do que o necessário, comprometem a eficácia do controle de custos, prejudicando seus resultados. Logo, o ideal é identificar meios de reduzir os gastos totais.

Para que isso seja feito de maneira acertada, sem comprometer a qualidade dos produtos e serviços, vale a pena planejar os cortes e analisar quais serão seus impactos nas operações. Essa etapa é importante, pois existem muitos casos em que uma economia pode acabar gerando um custo muito maior no futuro.

Otimização dos estoques

A gestão de estoques normalmente é feita pela área de logística ou de suprimentos. Mas, apesar de lidar com atividades operacionais, ela influencia diretamente no controle de custos. Quando o estoque não é planejado e dimensionado adequadamente, ocorrem excessos ou falta de itens.

No caso dos excessos, os custos operacionais são elevados, visto que foi gasto mais dinheiro para a aquisição, é preciso mais espaço para armazenar os produtos, além de uma incidência maior de perdas, avarias e obsolescências. Já no caso da falta, ocorre a perda da venda, o que também gera um custo para a empresa — que, mesmo intangível, prejudica o faturamento, a satisfação dos clientes e afeta a amortização dos custos fixos.

Controle de custos por meio de indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são excelentes aliados do gestor no acompanhamento de seus resultados e na avaliação da capacidade dos recursos disponíveis de atingir os objetivos. Dessa forma, sempre que uma meta não é alcançada, é possível saber se a falha ocorreu na execução do processo, se os esforços empregados não foram suficientes ou se existem gargalos que afetam o desempenho.

No que diz respeito ao controle de custos, é possível acompanhar indicadores previsto x real, custo de aquisição dos produtos, custo de frete, custos com embalagens e custos de novos clientes, por exemplo.

Investimento em tecnologia

A tecnologia tem se desenvolvido cada vez mais, buscando oferecer soluções para as empresas que desejam otimizar seus processos. O investimento em um sistema de gestão ajuda a tornar as informações mais seguras e confiáveis, aumenta a agilidade na execução das atividades, promove a redução de custos, permite a integração entre diversas áreas do negócio e ainda fornece relatórios que ajudam o gestor na análise dos resultados e a tomar decisões mais acertadas.

Tudo isso ajuda a otimizar o controle de custos, uma vez que muitas informações são geradas e lançadas de forma automática. Dessa maneira, o compartilhamento dos dados se torna mais fluido e se passa a ter mais controle sobre as atividades realizadas, aprimorando o monitoramento dos processos.

Escolha de fornecedores

Quando negociações são realizadas, não basta escolher um fornecedor que ofereça os melhores preços. Vale a pena observar, também, quais são as condições de pagamento, prazos para entrega, diversificação de produtos e serviços, além da capacidade de atender uma demanda maior que não havia sido planejada. Da mesma forma, é necessário avaliar se ele atende aos padrões de qualidade que a empresa necessita, evitando comprometer a satisfação do cliente final.

Como se pode ver, é possível otimizar o controle de custos em uma empresa de diversas maneiras e cada uma delas promove ainda mais benefícios para o negócio. Nesse caso, o gestor pode aplicar mais de um método simultaneamente, avaliando qual é a melhor forma de implantar essas soluções, de acordo com o seu modelo de negócios.

O que achou desse artigo? Quer continuar acompanhando os conteúdos que são lançados aqui no blog? Então aproveite para assinar a nossa newsletter e receba todas as novidades em primeira mão!