1. Introdução

Gestores e CEOs de empresas têm como objetivo principal otimizar a gestão financeira, aumentar o faturamento, vender mais e ser eficaz para elevar a competitividade da organização.

Conseguir fazer isso nem sempre é uma tarefa fácil, especialmente no caso das operadoras de saúde, que precisam lidar com dados e informações de diversos clientes. Porém, existem dicas que vão facilitar bastante esse processo.

É isso que vamos mostrar neste post. Aqui você vai compreender o que é a gestão das finanças, os elementos obrigatórios dela, como otimizá-la, quais ferramentas podem ser utilizadas e se vale a pena adotar softwares específicos.

Então, que tal entender melhor sobre esse assunto? É só continuar a leitura!

2. Entendendo a gestão financeira

Uma empresa que não consegue gerir seus recursos financeiros está mais longe do sucesso. Esse é o ponto-chave para qualquer negócio que quer crescer e se expandir com segurança e estabilidade.

Mas, o que isso significa na prática? Basicamente, é a adoção de um conjunto de procedimentos administrativos e ações que visam análise, planejamento e controle de todas as atividades relacionadas às finanças.

A finalidade principal é aprimorar os resultados e elevar o patrimônio, considerando a geração de lucro proveniente das atividades operacionais.

Podemos citar como funções do gerenciamento financeiro:

  • Análise dos resultados e planejamento das ações para melhorá-los;
  • Avaliação e negociação dos recursos necessários para o funcionamento da empresa, além da captação de dinheiro e da aplicação dele;
  • Verificação dos créditos concedidos aos clientes e administração dos recebimentos;
  • Controle do saldo de caixa por meio do pagamento de contas a pagar e a receber.

Apesar disso, existem casos em que as empresas não fazem a gestão de finanças adequadamente. Isso ocasiona alguns problemas, como:

  • Registros inadequados (por exemplo, saldo de caixa, valor de contas a pagar e a receber, montante relativo aos produtos e mercadorias estocados, etc.);
  • Não compreensão a respeito dos custos das fontes de financiamento, dos ciclos operacionais e financeiros, do capital de giro (incluindo seu financiamento e necessidade);
  • Não integração entre as políticas financeiras e de vendas;
  • Não existência da política de estoques;
  • Não elaboração do Demonstrativo de Resultados do mês, o que impede a verificação de lucros e prejuízos;
  • Cálculos inadequados relativos ao preço de venda;
  • Falta de conhecimento sobre o valor patrimonial da organização;
  • Não definição das retiradas dos sócios.

É importante reforçar que todos os processos das empresas passam pela gestão das finanças, inclusive vendas, recursos humanos e controle de materiais. Ou seja, esse gerenciamento deve perpassar todas as decisões e subsidiá-las a fim de que os objetivos sejam atingidos.

Quando abordamos, especificamente, operadoras de saúde, alguns elementos também entram nessa conta. Possíveis aumentos sazonais nas taxas de sinistralidade e necessidades de investimento podem exigir que os gestores estejam ainda mais atentos aos recursos financeiros.

Entretanto, há dicas que podem ajudar bastante o processo de gestão das finanças em geral e das operadoras de serviços de saúde, como poderemos ver a seguir.

3. O que não pode faltar

Para gerir bem as finanças da sua organização, uma série de dicas deve ser seguida. Então, vamos conhecer o que não pode faltar?

3.1. Disciplina

O empreendedorismo e a gestão requerem disciplina. Sendo gestor, você precisa ter uma rotina equilibrada e que consiga balancear vida pessoal e profissional.

O primeiro passo para chegar à disciplina é observar seus próprios hábitos e verificar o que precisa ser mudado para ter uma rotina saudável, que inclua a prática de exercícios físicos, uma alimentação equilibrada, tempo para se atualizar e, claro, o trabalho.

Essa harmonia é necessária porque o gestor precisa gerenciar diversas atividades ao mesmo tempo, como a escassez de tempo, as atividades do dia a dia e o controle financeiro, além das questões pessoais.

Com a criação de uma rotina disciplinada, ele pode fazer tudo o que precisa e consegue monitorar melhor suas tarefas.

3.2. Controle do fluxo de caixa

As finanças de uma empresa estão diretamente relacionadas ao fluxo de caixa. Você já sabe que isso significa verificar todas as movimentações de entrada e saída de recursos, atualizar planilhas e analisar o extrato bancário.

Com essa visualização total, você consegue ter um status completo da saúde financeira do negócio e pode prever ações para o futuro. Outros benefícios são a compreensão de contas a pagar e a receber, adição de juros, análise entre o lucro projetado e o que foi efetivamente recebido, etc.

Dessa forma, também é possível se preparar melhor para situações que estão por vir e antecipar soluções para possíveis problemas.

3.3. Conhecimento das despesas menores

Em uma empresa de médio ou grande porte, como uma operadora de saúde, as despesas menores parecem irrelevantes. Mas, se forem somadas, você vai descobrir que elas impactam o resultado final e podem trazer prejuízos para a saúde econômica.

Outra dica é saber quais serão as despesas com férias, 13º salário e outros encargos e fazer provisões voltadas para essa finalidade. Assim, a empresa não é pega desprevenida.

3.4. Trabalho em equipe

A equipe deve ser bem organizada para que a gestão das finanças seja feita corretamente. Os membros devem ter um bom relacionamento e todos devem trabalhar com a mesma finalidade, de forma alinhada aos objetivos estabelecidos pela organização.

Outro ponto fundamental é o conhecimento técnico. Os integrantes da equipe financeira precisam saber muito bem o que estão fazendo e estar em constante atualização, participando de treinamentos e cursos que possam aumentar suas especializações.

3.5. Investimento em home care

Você pode até não acreditar, mas o investimento em home care reduz significativamente os custos das operadoras. De acordo com um estudo divulgado pela Revista de Informação Contábil, essa diminuição pode chegar a 60%.

No Brasil, essa prática ainda não é muito comum, mas em outros países está sendo cada vez mais utilizada. Vale a pena pesquisar e apostar nessa tendência.

3.6. Incentivo à medicina preventiva

Muitas vezes, as operadoras de saúde apenas vendem e operam os planos de saúde, mas não atuam com a medicina preventiva. A princípio, essa atitude é correta, porque o aumento do número de consultas dos pacientes vai aumentar os encargos para a operadora, certo?

Na realidade, não. A elevação da quantidade de consultas é compensada pela redução no número de internamentos, que são muito mais caros. Segundo estudos, as internações seriam reduzidas em 70% se fossem adotadas atitudes simples, por exemplo: análise dos índices de colesterol e glicose, verificação da pressão arterial, exames cardiovasculares, dentre outros.

Duas ações de medicina preventiva devem ser incentivadas pelas operadoras de saúde:

  • Campanhas de conscientização: podem ser estipuladas datas específicas para a realização de algumas ações, como vacinação, exames de próstata, teste de glaucoma, entre outros. Isso pode ser feito em parceria com hospitais e centros médicos, por exemplo.
  • Descontos progressivos na mensalidade: são aplicados conforme o usuário demonstra que se preocupa com a saúde preventiva. Essa ação costuma dar certo porque as pessoas reagem bem a descontos e isso impacta positivamente os balanços financeiros das operadoras.

3.7. Promoção da qualidade de vida na terceira idade

Os idosos costumam gastar mais com os cuidados à saúde e isso representa um impacto relevante para as operadoras. Esse cenário também deve se agravar, considerando que a expectativa é de envelhecimento da população brasileira.

O impacto financeiro dessa questão é uma preocupação constante, mas você pode reverter isso a partir do desenvolvimento de programas de incentivo à qualidade de vida na terceira idade.

Essas ações devem envolver atividades gratuitas e equipes multidisciplinares. Você pode, por exemplo, fazer parcerias para ofertar aulas de hidroginástica, yoga, pilates, fisioterapia e muitas outras.

O resultado será uma economia importante, que é muito maior que os gastos relacionados a hospitais.

3.8. Atendimento eletrônico

Quando observamos o ranking de reclamações da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), a maioria dos casos é referente ao mau atendimento. Isso ocorre porque os call centers são terceirizados e as equipes, geralmente, não passam por capacitação frequente.

Com isso, o usuário não é bem direcionado e orientado e fica com uma imagem negativa da sua empresa. Isso também implica em gastos desnecessários, que afetam as finanças.

Para resolver pelo menos parte dessa situação, você pode adotar o atendimento eletrônico mais humanizado (ou seja, as técnicas do SAC 2.0) para alguns procedimentos, como agendamentos, consultas a informações financeiras, dados sobre liberação de exames, entre outros.

Esse investimento apresenta alto retorno, porque a satisfação do usuário costuma aumentar e os gastos com pagamento de call center ou manutenção de uma equipe interna são reduzidos.

Todas essas práticas já vão otimizar a sua gestão dos recursos financeiros. Mas, existem ainda mais dicas que vão deixar tudo mais fácil. Quer ver quais são elas? Acompanhe!

4. Otimizando a gestão financeira

Você já viu as práticas obrigatórias para que a sua operadora de saúde faça um gerenciamento das finanças eficiente. Porém, existem algumas dicas que vão otimizar a gestão.

Como você poderá perceber, em alguns casos elas repetem as indicações repassadas. No entanto, têm um foco diferente: o futuro da sua organização para que ela atinja o sucesso!

Veja a seguir quais são as ideias que você pode adotar:

4.1. Mantenha o fluxo de caixa atualizado

Você já viu que não é possível fazer a gestão dos recursos financeiros sem contar com um fluxo de caixa correto. Você precisa mantê-lo sempre atualizado, com todas as indicações de entradas e saídas. A partir disso, você conseguirá fazer um acompanhamento em tempo real e poderá projetar a necessidade de caixa e o saldo em médio e longo prazo.

4.2. Faça um orçamento anual

O orçamento é o guia para todas as ações que uma empresa terá ao longo de determinado período de tempo, geralmente 1 ano. O orçamento anual deve contemplar todas as receitas e despesas previstas. Tendo essa visão, você pode fazer planejamentos e identificar oportunidades e riscos.

Com o passar dos meses, faça a comparação com os resultados obtidos para verificar se o orçamento está sendo seguido. Se for necessário, faça ajustes para evitar grandes prejuízos.

4.3. Use indicadores de desempenho

Você só pode melhorar aquilo que identifica que precisa ser ajustado. E não há maneira melhor de fazer isso do que usar indicadores de desempenho. Eles são ferramentas de gestão que permitem medir os resultados e fazer análises, que podem ser pontuais ou comparativas. Os indicadores devem ser relevantes para o negócio e indicar como está a saúde financeira dele.

4.4. Utilize um sistema de gestão

Os sistemas de gestão financeira são ferramentas importantes na hora de gerenciar um negócio e são grandes aliados na verificação de dados relativos ao financeiro, aos clientes, às vendas, entre outros.

Quando esses dados são integrados, a análise fica muito mais simples e é possível perceber de maneira bastante clara como eles impactam o caixa da empresa.

Outras vantagens da adoção desses sistemas são a redução de erros devido a processos manuais e a visualização dos resultados em tempo real. Assim, as decisões são tomadas com mais segurança.

5. As ferramentas de gestão financeira

Você já otimizou os processos de gestão das finanças da sua operadora de saúde, mas ainda não sabe quais ferramentas pode usar para agilizar esse procedimento. Se essa é a sua dúvida, vamos mostrar agora algumas ferramentas ideias para o seu negócio:

5.1. Controle de custos

Essa ferramenta permite que a empresa verifique se seus gastos são eficientes ou se os investimentos estão trazendo pouco retorno. Também possibilita analisar se o orçamento é condizente com a realidade do negócio e se os valores cobrados pelos planos são viáveis. Caso contrário, precisam ser alterados.

A ideia aqui é avaliar todos os custos e despesas, a evolução das vendas, as variações entre custos reais e previstos, o capital investido, o lucro e os custos.

5.2. Auditoria interna

Prevê a análise dos elementos de controle financeiro e contábeis para identificar se as práticas da política da operadora de saúde são as melhores possíveis ou se é necessário fazer ajustes. Esse procedimento também visa à identificação de fraudes e erros e abrange o exame de livros-caixa, documentos, registros contábeis, entre outros.

5.3. Fluxo de caixa

Novamente o fluxo de caixa aparece como um elemento obrigatório para a gestão dos recursos financeiros. A ideia ao elaborá-lo é ter um controle eficaz sobre a movimentação financeira em determinado período de tempo, para que os resultados sejam utilizados para a projeção do futuro.

Para que seja eficiente, essa ferramenta deve contar com a verificação diária de recebimentos, pagamentos, impostos, salários, etc. A análise pode indicar escassez ou excedente de caixa e melhora o aproveitamento dos recursos.

5.4. Balanço patrimonial

Avalia a condição financeira atual da organização e é uma ferramenta obrigatória para todo negócio de sucesso que deseja expandir ainda mais. O balanço patrimonial apresenta a situação verdadeira dos lucros, do patrimônio líquido e dos dividendos da operadora de saúde.

Para que os resultados estejam sempre adequados à realidade, recomenda-se fazer o balanço patrimonial a cada 3 meses, 6 meses ou 1 ano. O resultado aponta o patrimônio líquido, que é calculado por ativos menos passivos.

Dica: ativos são bens que a empresa possui, como dinheiro em caixa, imóveis, terrenos, notas a receber, veículos, entre outros. Já os passivos são as dívidas que ela tem, por exemplo, contas a pagar, salários, dívidas de longo prazo, contribuições, etc.

5.5. Conciliação bancária

Faz a comparação entre saldos, entradas e saídas da movimentação bancária da empresa. O objetivo é se certificar de que a contabilidade está fechando com o que é apresentado pelos registros contábeis. No caso de haver disparidades, é preciso corrigir o que está errado, como ocorre nos casos de vendas não contabilizadas.

5.6. Demonstração de Resultado do Exercício (DRE)

A DRE complementa o fluxo de caixa e oferece ao gestor a possibilidade de conhecer qual é o resultado líquido apresentado pelo negócio no período de tempo avaliado. Seu cálculo é bastante simples e prevê a diminuição de impostos, contribuições, custos operacionais, participações e outras despesas do faturamento bruto.

6. O uso de softwares na gestão financeira

Chegamos à última parte deste post e agora você vai entender melhor por que é importante usar softwares de gerenciamento financeiro. Eles otimizam o processo e evitam a ocorrência de falhas humanas. 

Além disso, mantêm os dados mais seguros e podem facilitar outros procedimentos, como a emissão de notas fiscais, gestão de estoque, recebimento e pagamento de contas, etc.

O que você deve ter em mente é que a tecnologia está a seu favor. Portanto, não deixe essa possibilidade de lado. Aproveite os recursos que tem à mão para obter o máximo de resultados.

Isso inclui substituir a planilha financeira em Excel pelo software. Por ser voltado para esse tipo de atividade, o sistema é muito mais eficiente e automatiza os processos financeiros, além de consolidá-los e otimizá-los.

O uso dos softwares também implica em aumento da vantagem competitiva para a sua operadora de saúde, já que as finanças serão geridas de forma mais adequada, os custos e as despesas serão reduzidos e você terá dados atuais e que mostram o status financeiro em tempo real.

Um sistema que pode ser adotado pela sua organização e que vai trazer muitos resultados positivos é o ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos da Empresa). Esse software consegue integrar os dados de diversos departamentos e oferece ao gestor uma visão bastante ampla do negócio.

Mas, quais são as reais vantagens da adoção desse tipo de sistema? Confira algumas delas:

6.1 Informações mais precisas e exatas

O ERP consegue reunir e organizar todos os dados em um só lugar. Ou seja, eles não ficam dispersos em diferentes bancos, nem é necessário gastar muito tempo procurando-os. A informação centralizada apresenta mais precisão e consistência para a tomada de decisão e o gestor tem uma visão financeira global e atualizada.

6.2. Facilidade para organizar as despesas

Todas as despesas da operadora de saúde podem ser organizadas com o software a partir da data de pagamento, centro de custo e categoria. 

6.3. Análise estratégica eficiente

O gestor consegue responder a mais perguntas quando tem os dados dispostos no software de gestão. Ele sabe, por exemplo, quais serão os eventos financeiros principais do ano seguinte e se o mercado causará algum impacto positivo ou negativo no negócio. Com isso, é possível fazer planejamentos mais eficazes e desenvolver estratégias para gerar lucros.

6.4. Acesso facilitado aos relatórios

A tomada de decisões sempre deve envolver uma série de análises, e isso se torna mais simples com acesso aos relatórios de desempenho. No entanto, o que costuma ocorrer é que os relatórios são gerados, mas acabam se tornando irrelevantes por não estarem dispostos da melhor maneira.

Ao usar um ERP, eles podem ser acessados a qualquer momento e você pode avaliar o faturamento, as despesas, o ranking de venda por plano de saúde, etc.

6.5 Mais facilidade ao cumprir a regulamentação

As empresas têm uma série de obrigações a cumprir e elas aumentam quando o negócio é uma operadora de saúde. O uso do sistema faz a empresa ter uma estrutura mais sólida e menos propensa a riscos devido ao aumento dos recursos de auditoria, de controle financeiro e das funcionalidades avançadas dos relatórios.

7. Conclusão

Estes são apenas alguns dos benefícios. Mas, como você viu, os softwares ajudam a reduzir os custos, diminuir o tempo dos processos, ter mais consistência nos dados, ter padrões aplicáveis e mais transparência financeira.

E aí? Convenceu-se de que você deve fazer a gestão das finanças da sua operadora de saúde? E entendeu quais são as dicas que podem otimizar esse procedimento, as ferramentas que podem ser adotadas e como um software de gestão pode trazer resultados positivos?

Nosso objetivo foi deixar bem claro para você que administrar as finanças não é tão difícil e que o resultado é o sucesso! Agora é só você começar a colocar em prática as ideias que repassamos.

Não deixe para depois e comece a fazer a gestão financeira do seu negócio agora mesmo! E se você quer aprender mais sobre esse assunto, aproveite e assine a nossa newsletter. Assim você vai ter muitas outras dicas práticas de como melhorar os resultados da sua organização!