Quando gestores pensam em investir em sistemas para empresa é preciso ir muito além da noção de que os processos operacionais serão automatizados e que relatórios gerenciais serão produzidos. Para agregar real valor ao negócio, é importante buscar ferramentas que promovam integração entre as áreas, centralização de dados e que otimizem os resultados empresariais.

Hoje, sem o suporte da tecnologia é difícil pensar em avanços de negócios de qualquer natureza e porte. Isso porque o mercado já compreendeu que não há como inovar e responder às exigências da era digital, se não houver a sustentação que só inteligências computacionais mais complexas podem oferecer.

Então, tornam-se imprescindíveis os softwares e plataformas de gestão integrada, de Business Intelligence, de Big Data, de Computação Cognitiva, além de outras soluções que vêm transformando a maneira como as empresas estruturam seus processos internos.

Neste post, o foco será a integração e a automação como forma de aumentar a produtividade, ampliar o acesso às informações do negócio e empoderar os departamentos para que potencializem sua atuação. Boa leitura!

Entendendo a automação de dados nas empresas

Automatizar processos é muito mais abrangente do que transformar tarefas manuais em automáticas. Trata-se de contar com análises de cenários feitas por inteligências capazes de coletar, analisar, comparar e compreender informações dispersas em diversas áreas da empresa.

Toda essa lógica funciona sem precisar que diversos agentes estejam envolvidos, sem necessidade de realizar diferentes etapas operacionais e sem precisar acionar rotinas reativas. Esse novo paradigma permite analisar cenários complexos e tomar decisões com confiança e com menos riscos de erro.

Em um modelo de automação integrada, diversas áreas da empresa podem ter seus processos suportados por aplicativos para atender as fases e fluxos operacionais e de informações.

Para isso, pode-se contratar plataformas digitais que ofereçam esses serviços ou investir no desenvolvimento de soluções sob medida, considerando as características da organização e de cada um de seus processos.

A construção dessas ferramentas tem sido cada vez mais feita por provedores de mercado, experientes na avaliação da situação de cada empresa e na elaboração de um diagnóstico organizacional. Com isso, há a possibilidade de ter acesso a soluções perfeitamente alinhadas às necessidades do negócio, com funcionalidades customizadas e com maiores chances de oferecer a captura de ganhos reais pelo cliente.

A importância da integração de sistemas personalizados para cada área da empresa

Olhar para a estrutura de uma empresa é enxergar “caixinhas” individualizadas, hierarquia e subordinação entre elas e, visualmente, uma certa ausência de sinergia. De fato essa pode ser a impressão dada por um organograma, mas jamais representar a realidade empresarial.

Unicidade é uma palavra que precisa embasar a existência de um negócio e ela se materializa na plena integração entre os departamentos que, apenas se unidos e convergentes, podem resultar em uma empresa eficiente e com características para ser perene no mercado.

O melhor caminho para concretizar essa necessidade de união é a adoção de softwares de gestão integrada. Isso elimina a manutenção de planilhas estanques, de bancos de dados que não conversam entre si e de controles paralelos que oneram todas as áreas ao mesmo tempo, mas que não garantem a confiabilidade das informações.

Quando se tem aplicativos integrados, uma visão holística da empresa se apresenta e a automação passa a ser apenas um dos benefícios. A governança fica mais robusta, com maior controle, redução de riscos, minimização de retrabalhos e de gargalos, precisão dos dados e confiança para tomar as decisões que nortearão os rumos de cada departamento e da organização como um todo.

Contudo, vale destacar que a integração de diversos fluxos operacionais e gerenciais, e suas respectivas bases de dados, não significa que necessidades específicas de cada setor serão deixadas de lado. É possível ter aplicativos com funcionalidades próprias para gerir cada processo.

Dessa maneira, pode-se ter um ecossistema completo, que ofereça condições para a execução dos processos de Contabilidade, RH, Financeiro, Jurídico, Comercial, por exemplo, com um controle central de tudo.

Esse é um modelo que permite que todas as necessidades da empresa sejam executadas a partir de um setor específico, mas acabem “desembocando” em um repositório centralizado e em um emaranhado único de fluxos interligados entre si.

Integrando sistemas específicos para cada área da empresa

Melhorar a performance de um negócio é o objetivo dos gestores quando optam por tratar necessidades específicas dos departamentos de forma integrada.

Essa é a filosofia de sistemas conhecidos como ERP (Planejamento de Recursos Empresariais), compostos por módulos para gestão de:

Esse modelo é chamado Gestão 360º, atendendo desde as necessidades mais simples até as mais complexas, oriundas de todas as partes da empresa. Ali, a cadeia de valor da organização se materializa de ponta a ponta, por meio de workflows e aplicativos para a execução de diversas tarefas do dia a dia.

O ideal é buscar uma ferramenta que seja flexível e customizável, com potencial para desenvolvimento de recursos específicos e regras de negócio personalizáveis. Ao contar com uma plataforma que integre múltiplos sistemas departamentais, torna-se possível realizar análises de forma simplificada, por meio de indicadores, gráficos, painéis gerenciais e relatórios.

Outro ganho é que as atuais soluções disponibilizam recursos multimídia e acesso mobile, fundamentais para permitir consultas e acionamento de rotinas sem limites de horário e sem depender de limitações espaciais ou físicas.

O valor agregado que os sistemas de gestão podem levar para as empresas

Empresas que buscam competitividade precisam estar inseridas no contexto da transformação digital que acomete o mercado global. Significa dizer que os processos que antes eram internalizados e ainda muito manuais passam a migrar para um modelo digital, que revoluciona a forma como informações são coletadas, trabalhadas e disponibilizadas para que o negócio siga o seu fluxo.

É por isso que as plataformas para automação integrada adotam a Cloud Computing, para permitir que os clientes e usuários possam contar com tecnologias sempre atualizadas, com segurança da informação e com o valioso recurso da mobilidade.

Aproveitar os benefícios da nuvem é um pré-requisito para a inovação que se espera dos modelos de negócio atuais, que exigem uma conexão direta entre a oferta de um produto ou serviço com seus demandantes, sem intermediários e sem barreiras operacionais. Esse padrão torna o processo de transformação mais viável, barato e mais ágil.

Outro diferencial a ser buscado em soluções de automação integrada deve ser a oferta de subsídios para o empoderamento do usuário. Nesse conceito, observa-se:

  • a autonomia do usuário como destaque, já que ele pode criar aplicações específicas sem a necessidade de uso de código;

  • a possibilidade de o usuário integrar outras soluções legadas e tornar a plataforma ainda mais completa e aderente à realidade do negócio;

  • o reaproveitamento de componentes pré-prontos, que podem servir de modelo para o desenvolvimento de apps, sem que seja necessário codificar;

  • a oferta de aplicativos em um marketplace, para que sejam baixados e customizados à medida que novas demandas surjam no contexto empresarial;

  • a conexão com outras inteligências já adotadas na empresa para maximizar a automação e a atualização de base única de dados, sejam eles administrativos, financeiros ou jurídicos, tornando o ecossistema ERP ainda mais rico e abrangente;

  • a otimização do tempo e da produtividade dos times;

  • o reposicionamento dos colaboradores, tornando-os mais estratégicos e menos operacionais em seu cotidiano de trabalho.

O fato é que o investimento em soluções de automação integrada é uma tendência irreversível porque lidar com volumes cada vez maiores de dados e com exigências de alto nível do mercado não é tarefa simples. Vale a pena analisar as opções de sistemas para empresa, com foco em dotar o negócio de recursos para otimizar processos, ter mais eficiência operacional e oferecer uma experiência positiva ao cliente.

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