A administração de um negócio deve ser galgada em informações confiáveis, principalmente tratando-se da gestão financeira. Isso porque o processo de tomada de decisão não deve ser baseado apenas no instinto do gestor. O ideal é que a escolha seja realizada a partir de dados sólidos, garantindo que as resoluções conduzam a empresa a um bom desempenho.

A informação do melhor momento para o investimento em expansão pode ser obtida a partir da observação e da projeção do fluxo de caixa, por exemplo. Já entender um pouco mais sobre o nível de competitividade da sua empresa passa pela análise comparativa da Demonstração do Resultado do Exercício.

Em resumo, existem diversos recursos que permitem a você organizar as atividades financeiras da sua empresa. Assim, é possível ter melhores condições para alavancar o negócio. Quer conhecer alguns deles? Acompanhe!

Quais são as principais e melhores ferramentas de gestão financeira atualmente?

Veja, a seguir, as principais ferramentas que vão ajudar você a melhorar ainda mais a sua gestão financeira.

1. Fluxo de caixa mostra o momento certo para determinada ação

O fluxo de caixa é o registro de todas as movimentações financeiras realizadas por uma empresa. Nesse controle, é feita a anotação das entradas e saídas de dinheiro. A ideia é que, com base nisso, o administrador obtenha informações importantes para fundamentar sua tomada de decisão.

Observando o fluxo de caixa, é possível identificar quais atividades demandam maiores recursos. Além de também projetar o futuro financeiro da empresa, entendendo quando será viável fazer um investimento ou se será necessário realizar cortes.

É uma maneira de agir com prudência na gestão. Tomando por base os resultados do fluxo de caixa, você faz com que os procedimentos se tornem mais racionais. Garantindo assim que a transparência das informações obtidas seja o norte para o futuro da empresa.

2. DRE indica a real situação do negócio e permite benchmark

A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é um mapa da situação da empresa, considerando receita, custos, tributos e lucro. Basicamente, essa demonstração subtrai do faturamento os tributos, os custos da operação e outras despesas, construindo o resultado líquido.

A análise da DRE permite a comparação dos resultados da empresa com outras semelhantes ou até mesmo com padrões do mercado. Isso gera benchmark e uma indicação se há necessidade de melhorar algum ponto do negócio.

Benchmark é algo que tem contribuído com estabelecimentos bem-sucedidos no mundo todo. Com essa prática, é possível acompanhar os procedimentos adotados pelos concorrentes. Ou seja, assimilar conceitos que podem ser úteis para o seu negócio, criando diferencial de mercado.

A DRE é uma exigência legal para algumas empresas. Em situações em que não existe a obrigatoriedade, ainda assim é recomendável contar com esse recurso para que a atividade empresarial aconteça de maneira mais bem controlada.

3. Balanço patrimonial sinaliza a saúde financeira da empresa

O balanço patrimonial é uma das ferramentas de gestão financeira mais utilizadas, porque ela é um verdadeiro levantamento das finanças empresariais. O balanço registra todos os ativos e passivos do negócio, gerando o que chamamos de Patrimônio Líquido.

O ativo inclui os bens e direitos da empresa, como dinheiro em caixa, vendas a receber e bens materiais. O passivo representa as obrigações, ou seja, as contas a pagar, os fornecedores e as despesas operacionais. Já o Patrimônio Líquido é a parte relativa aos sócios — aqueles recursos financeiros e materiais aportados para criar a companhia, por exemplo.

A utilização do “BP” serve de base para a geração de indicadores da saúde financeira do negócio. A questão da solvência é verificada nesse balanço.

Com essa ferramenta de demonstração contábil, é possível ter parâmetros seguros para avaliar a situação em que o empreendimento se encontra em termos contábeis, financeiros e econômicos. Dessa forma, garante à gestão as informações necessárias para atuar diante de circunstâncias que podem comprometer a sequência das atividades.

4. Auditoria interna busca erros e propõe melhores práticas

A auditoria interna é uma verificação das condições financeiras da empresa. A execução da auditoria pode ser feita por uma equipe interna ou por profissionais terceirizados. A equipe deve ser diversificada, mas com conhecimento específico em contabilidade e finanças. Além disso, deve ser capaz de trazer uma análise segura a respeito do que vem sendo feito na companhia.

O processo de auditoria analisa vários documentos da empresa — relatórios, livros-caixa, registros contábeis etc. — para identificar a adequação da administração do negócio às melhores práticas. Outra finalidade da auditoria é detectar erros ou fraudes na documentação e na gestão.

Isso é muito comum em processos que envolvem a troca de gestores. No caso de um novo responsável se sentir inseguro a respeito das ações adotadas pela gestão anterior, ou até mesmo para ter parâmetros mais confiáveis a respeito do momento atual da companhia, ele pode apostar na auditoria como recurso.

5. Automatizar sistemas de cobrança facilita sua gestão

A maneira como você realiza suas cobranças tem tudo a ver com a boa gestão financeira. Quando não há como garantir o recebimento, por exemplo, sua empresa fica vulnerável a circunstâncias negativas. O resultado? A sequência do seu trabalho isso pode ser prejudicada consideravelmente.

Por isso, é preciso investir em alternativas capazes de modernizar os processos. Ferramentas online são úteis para emitir cobranças de maneira automatizada e segura, facilitando a sua vida. Esse é um significativo avanço em relação aos empreendimentos em que o faturamento é realizado manualmente, de forma dependente de sistemas bancários e órgãos públicos, o que torna os processos mais burocráticos e demorados.

Com a integração bancária, você só precisa entrar no sistema bancário uma única vez, ganhando um precioso tempo nas ações do dia a dia.

6. Ter critérios para emitir notas fiscais garante praticidade

Como existem regras a serem respeitadas na emissão das notas fiscais, é preciso todo o cuidado para não cometer erros. Ou seja, evitar com que sua empresa seja penalizada legalmente. Isso sem falar nos diversos problemas que podem surgir diante da falta de organização. Dessa forma, a automatização dos processos é uma opção de valor inquestionável.

Com ela, é possível emitir notas de forma segura e de acordo com cada cobrança, o que torna o controle financeiro significativamente mais fácil de ser realizado dentro do seu empreendimento.

Dessa maneira, a gestão otimiza os processos, tornando desnecessário que o responsável pela emissão de notas fiscais tenha que acessar o site da prefeitura diante do surgimento de cada nota. Além disso, é possível contar com relatórios precisos a respeito da movimentação realizada.

Diante da necessidade de simplificar as ações, a automatização da emissão de notas fiscais aparece como uma das ferramentas de gestão financeira mais interessantes.

7. Com a conciliação bancária você tem um recurso estratégico para a gestão

A conciliação bancária permite a comparação dos dados de entrada, saída e os saldos da companhia com as informações da movimentação bancária.

Dessa forma, é possível conferir se os números apresentados pela contabilidade coincidem com os registros bancários. Isto é algo fundamental, especialmente para organizações que trabalham com um volume alto de transações e precisam se precaver diante de eventuais erros e informações não contabilizadas.

Trata-se de uma importante ferramenta para garantir que não existam diferenças entre informações do controle interno e o registro bancário.

Um exemplo da importância da conciliação bancária está nas empresas que atuam no varejo. Nesse caso, como o volume de transações costuma ser maior, é comum que existam diferenças entre o controle interno e os registros bancários. Assim, com a ferramenta, é possível corrigir informações, tais como vendas realizadas e não contabilizadas realizadas por meio de cartões de crédito, cheques ou boletos.

8. Com um ERP você ganha em qualidade na gestão

Para que os processos financeiros e contábeis atendam às expectativas e contribuam com o crescimento da empresa, é preciso contar com uma ferramenta de gestão compatível com os interesses dos gestores.

Nesse sentido, o ERP é um recurso que permite automatizar processos e, mais do que isso, centralizar as informações, algo fundamental para garantir o ganho de tempo e o melhor controle financeiro. Como os ERPs oferecem a integração entre os setores da companhia, ele facilita a ação do departamento financeiro. Além disso, permite o acompanhamento mais detalhado das movimentações, por meio de relatórios embasados por informações patrimoniais e controle do fluxo de caixa.

Além disso, com o armazenamento em nuvem, é possível ter acesso a informações de onde o gestor estiver. Essa facilidade acaba dando mais dinamismo às ações do dia a dia.

É bom destacar também que a Cloud Computing tem sido um dos diferenciais do mundo moderno em termos empresariais. Por isso, não deixe de ter atenção às possibilidades que a tecnologia em nuvem oferece. Com ela, você pode tornar sua rotina mais segura e eficiente, contando com soluções web e até aplicativos desenvolvidos para smartphone. Entre os principais benefícios da implementação de um ERP estão:

• redução de custos: já que é possível recuperar todo o valor investido por meio da economia que ele viabiliza. Além disso, diversos gastos que constituem o orçamento empresarial podem ser minimizados. Um exemplo é a despesa gerada com papeis, impressões, entre outras;
• controle de estoque: um bom ERP para gestão financeira possibilita que o estoque seja integrado ao sistema e atualizado em tempo real conforme cada item é vendido;
• segurança: com o uso de um software, os erros humanos são eliminados. Como, por exemplo, registro de dados incorretos. Isso porque o programa informar quando alguma incoerência é identificada;
• otimização dos processos: o uso do ERP torna os processos mais rápidos, práticos e eficientes;
• armazenamento de informações: o armazenamento em nuvem protege os dados quanto às perdas ou danificações da máquina. Além disso, permite que eles sejam acessados remotamente, em qualquer hora e lugar por pessoas autorizadas.

Pirâmide 360

O Pirâmide 360, desenvolvido por nossa empresa, é uma plataforma de gestão personalizável, que reflete todos esses benefícios. É uma solução completa, onde os usuários acessam funcionalidades do recurso e de vários aplicativos, com a opção de integrá-los entre si. Essa facilidade estimula a produtividade de todas as áreas, além de propiciar o controle específico da empresa.

9. O controle de custos ajuda a identificar saídas que têm comprometido o caixa

É preciso ter critérios para lidar com os gastos. Dessa forma, o controle de custos permite discriminar as diferentes despesas e fornecer informações sobre a rentabilidade e o desempenho da empresa.

Com esse controle, a gestão pode avaliar se o orçamento e os valores cobrados estão dentro da realidade da companhia ou se precisam ser reavaliados. Para tanto, é realizada uma verificação de todas as despesas, as variações entre os gastos previstos e os reais. Além de ser feita uma análise a respeito da evolução das vendas, dos custos, do lucro e do capital investido nos produtos e serviços da empresa.

Quais são as consequências de não utilizar ferramentas de gestão financeira?

A falta da implementação das ferramentas mais adequadas para conquistar uma boa gestão financeira do negócio pode gerar uma série de consequências. Conheça as principais.

Falta de entendimento sobre as operações

Sem o uso de boas estratégias fica impossível entender o fluxo das operações, o que dificulta a avaliação da companhia e a identificação de erros que precisam ser eliminados e pontos negativos que devem ser aprimorados.

Descontrole do fluxo de caixa

Quando não é possível manter um fluxo de caixa atualizado, diversos problemas financeiros podem surgir. Isso acontece porque não é possível conferir todas as informações ligadas às entradas e saídas de capital na empresa. Além de não ser fácil entender quais são os recursos disponíveis, receitas geradas e a quantidade necessária para quitar as despesas. Esse cenário atrapalha as projeções e tomada de decisões mais apropriadas.

Ausência de gestão do capital de giro

Não há dúvidas da importância do capital de giro para o negócio. Até porque ele é o principal responsável pela manutenção e continuidade das operações da empresa. Quando falta o controle, se há capital suficiente para que as operações funcionem, elas podem ficar comprometidas. Quando as ferramentas adequadas não são usadas, fica difícil administrar essa questão.

Impossibilidade da análise de desempenho

A falta da análise de desempenho gera impactos diretos nos resultados da instituição. Isso porque, o gestor não consegue ter os elementos necessários para compreender todo o processo e o que deve ser aperfeiçoado dentro dele.

Muitos responsáveis só se preocupam em manter o registro dos dados, não dando a devida atenção às informações geradas por meio desse registro. Assim, não consiguem entender se o negócio está caminhando de maneira sustentável. Dessa forma, uma gestão eficaz precisa de bons mecanismos de controle e análise detalhada sobre as movimentações financeiras.

Enfim, o fato é que a utilização de fluxo de caixa, do balanço patrimonial, da auditoria interna e dos demais recursos aqui apresentados é muito importante para uma gestão financeira eficiente. No caso de uma melhora nos procedimentos, a companhia pode ter o diferencial que precisa para se destacar dos concorrentes. Vá em busca disso e comece a notar resultados positivos.

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Nossa principal solução é o Pirâmide 360, uma flexível plataforma de sistemas personalizados e integrados, capaz de atender as necessidades de transformação digital das empresas. Agende uma demonstração.