Muitos gestores buscam, hoje, ferramentas de inovação para melhorar a performance corporativa dos seus negócios, mas acabam esquecendo de dar atenção a alguns procedimentos rotineiros internos que afetam diretamente — e de maneira considerável — sua competitividade e melhoria de produtividade.

A evolução de controles internos deve ser uma meta constante de todo bom gestor. É sobre um de seus processos mais comuns (e também mais importantes) que vamos tratar hoje: o fechamento de vendas.

A administração do seu caixa influencia todos os seus resultados mensais. Por isso, separamos algumas orientações práticas que vão trazer mais segurança na hora de realizar essa operação. Confira:

Faça a abertura de caixa de maneira correta

Muitos dos problemas enfrentados na hora do fechamento de vendas devem-se a uma abertura de caixa feita de maneira equivocada.

Como o caixa é uma ferramenta vital para o seu negócio e precisa ser aberto e fechado diariamente, em alguns casos até mais de uma vez por dia, ter um processo de abertura bem orientado é fundamental para que o seu controle seja efetivo.

Ao abrir o caixa, é muito importante que se tenha registrado qual operador cuidará desse procedimento. Na hora, todo mundo lembra quem foi e como ocorreram as atividades, mas depois de poucos dias, a memória vai falhando e as coisas podem se complicar.

Outro ponto muito importante na abertura do caixa é ter registrado como o primeiro lançamento o valor inicial de reserva. Também chamado de fundo de troco ou valor de encaixe, ele indica exatamente os recursos disponíveis no momento da abertura do caixa.

Se esse valor estiver majorado, ao final do trabalho, a impressão é de que houve displicência por parte do operador. Do contrário, se o valor estiver subestimado, “aparecerá” dinheiro no final do exercício que ninguém vai saber explicar de onde veio.

Registre todas as entradas e saídas

É obrigatório e de extrema importância que todas as movimentações de entrada e saída sejam registradas. Do contrário, qualquer tipo de vazamento de recursos ou a má administração deles poderá passar despercebida.

Essa é uma questão de disciplina que deve ser embutida na cultura organizacional da empresa. Mesmo que um funcionário precise de um recurso emergencial para comprar algum material com urgência, é necessário registrar a saída do dinheiro e depois receber o comprovante da compra.

Toda movimentação deve ter sua contrapartida devidamente anotada, por menor que seja o valor. Na hora de fazer o fechamento do caixa operado manualmente, serão necessários todos os comprovantes. Já se o controle de caixa for feito por algum sistema, que seja bem registrada cada movimentação.

Anote as sangrias e os reforços de caixa

Durante a operação de um caixa, por uma questão de segurança, várias empresas adotam a sangria. Essa é uma precaução que tem como objetivo retirar recursos financeiros que estejam no caixa quando eles atingem determinado valor.

A sangria pode ser feita tanto para aliviar um caixa de valores físicos, por meio do encaminhamento de dinheiro diretamente para o cofre da empresa ou recolhimento via carro-forte, como também por transferências bancárias em caso de gestão feita por meio de sistemas.Ela é muito importante porque evita deixar quantias vulneráveis.

Ao fazer a sangria, é fundamental, como em todos os casos de movimentações no caixa, registrar a operação para que não haja problemas na hora de realizar o fechamento de vendas.

A rotina inversa chama-se reforço de caixa ou, ainda, suprimento de troco. Ela consiste em trazer recursos de fora do caixa para que a operação do expediente possa seguir sem problemas quando há um volume muito baixo de dinheiro. Da mesma maneira, precisa ser sempre bem documentada.

Confira os valores para o fechamento de vendas

Sabendo que todos os valores que entram e saem do caixa a cada exercício devem ser anotados, para realizar o fechamento é preciso fazer uma conferência. Essa conta é simples e primordial para saber se a operação foi realizada de maneira responsável e sem falhas.

Primeiramente, somam-se todos os valores que entraram no caixa em determinado expediente. Lembre-se de que, nessa hora, qualquer tipo de entrada deve ser considerada.

O segundo passo é somar todas as saídas e, da mesma maneira, independentemente de qual forma elas ocorreram, o montante completo de valores que deixou o caixa deve ser consolidado.

A diferença entre a entrada e a saída deve corresponder exatamente ao que restou no caixa no final da operação. Esse é um indicador financeiro importante a ser avaliado no seu negócio.

Analise os itens no fechamento de vendas

Ao terminar um expediente de caixa, uma ótima ideia é fazer uma análise das operações realizadas.

Para facilitar o seu entendimento e a capacidade crítica quanto à rotina da empresa, separe os documentos da seguinte forma:

  • Dinheiro (moedas e notas);

  • Tickets (se sua empresa trabalhar com esse tipo de recebimento);

  • Cheques à vista;

  • Cheques pré-datados;

  • Cartões de débito;

  • Cartões de crédito;

  • Vales para funcionários;

  • Pagamentos de despesas diversas.

Você vai notar que, avaliando esses registros, terá uma ótima análise da sua rotina financeira e boas informações para tomadas de decisões a respeito do assunto.

Realize o fechamento de vendas por operador

Existem empresas e negócios que possuem um expediente maior, o que exige aberturas e fechamentos de caixa mais de uma vez por dia.

Nesses casos, é comum haver troca de turnos de funcionários e também de operadores de caixa. Para evitar problemas quanto à identificação de erros e à apuração devida da responsabilidade de cada um desses operadores, faça o fechamento do caixa sempre que eles forem trocados.

Se, no seu caso, não houver essa rotatividade diária de operadores, ou mesmo que você tenha somente um operador, cuide para ter um registro formal de quem fez o controle de caixa por dia e quais foram os horários de abertura e fechamento, bem como os valores correspondentes a cada um desses movimentos.

Essas medidas de segurança são necessárias para que sua empresa não perca a situação de vista e mantenha seus números sob controle.

Tenha um software de gestão

Como você pôde ver, são vários os detalhes que precisam ser cuidados para que a sua rotina de fechamento de vendas seja feita da maneira mais correta e segura possível.

Apesar das boas práticas, alguns erros ou deslizes ainda podem ser cometidos no trabalho diário. Uma forma de minimizar consideravelmente esses problemas é por meio da integração e automação de processos.

Ter um sistema de gestão para ajudar no controle e operação do seu caixa é uma ideia a ser fortemente considerada. Além de ganhar muita eficiência operacional e garantir processos integrados, essa solução ainda pode sair mais barata do que as falhas de uma gestão manual.

Se você ainda não conhece uma boa opção, quer contratar algum software que tenha visto no mercado ou tirar dúvidas sobre o assunto, entre em contato conosco. Teremos prazer em ajudar a tornar o seu fechamento de vendas mais prático e seguro!