A adoção de uma gestão de projetos eficiente no dia a dia empresarial está se tornando cada vez mais comum. A busca pelo aumento da eficácia é uma constante de todas as empresas e pode-se dizer, inclusive, que essa busca é fundamental para que as companhias consigam alcançar os objetivos determinados.

Portanto, nos últimos anos cresceu demasiadamente o investimento em boas práticas de gestão de projetos, seja para erradicar gargalos, antecipar problemas, solucionar as incertezas e, até mesmo, melhorar a gestão do negócio. Todas essas ações visam, dentre outras coisas, ao aumento da eficiência da empresa.

Mas, como as boas práticas e os conhecimentos em gestão de projetos podem gerar resultados compensatórios? O que deve ser feito para colher os frutos e ver a companhia prosperar cada vez mais? Continue a leitura deste artigo e veja 6 boas práticas de uma gestão de projetos eficiente. Não deixe para depois!

1. Definir corretamente o escopo

O primeiro passo para se ter uma gestão de projetos eficiente passa pela correta definição do escopo do projeto. O escopo compreende nada mais do que o trabalho que deve ser realizado, as especificações dos materiais e a identificação dos responsáveis por cada uma das etapas.

Obviamente, durante o andamento das atividades pode ocorrer mudança no escopo, seja por um pedido do cliente ou por necessidade de ajustes técnicos, por exemplo. Porém, é preciso definir com clareza os principais objetivos e expectativas do cliente sobre como será o produto final.

Ignorar essa etapa pode representar um grande desastre para o andamento do projeto. Poderá ocorrer o surgimento de dúvidas, a necessidade de retrabalhos, a perda da motivação da equipe e grandes dificuldades para aprovação das entregas. Vale a pena despender certo tempo nessa etapa, não é mesmo?

2. Criar um cronograma

O cronograma é um dos documentos mais importantes para uma gestão de projetos eficiente. Além de ajudar no gerenciamento do tempo, o cronograma permite que os profissionais possam se organizar e se programar para o correto andamento das atividades.

Além disso, não podemos deixar de mencionar que o cronograma tem como função ajudar no planejamento das atividades, norteando os profissionais e demonstrando, claramente, quais serão as etapas subsequentes para o cumprimento do escopo.

Deve-se destacar, também, que se pode utilizar o cronograma para acompanhar o status do projeto e das respectivas entregas. Assim, será mais fácil analisar o avanço físico e financeiro do empreendimento.

Mas, lembre-se: ao executar o cronograma das atividades, procure entrar em contato com os principais stakeholders de cada uma das etapas, buscando ser o mais realista possível. Dessa maneira, não haverá prazos inexequíveis ou prazos extremamente extensos.

3. Investir na comunicação

Um processo de comunicação ineficiente e mal planejado é um dos principais responsáveis pelo fracasso de inúmeros projetos ao redor do mundo. Problemas de comunicação acontecem em quase todos os projetos. Portanto, é essencial controlar essa etapa e garantir que ela ocorra da melhor maneira possível.

O principal objetivo de uma comunicação é a troca de informações. Sendo assim, é imprescindível certificar-se que a informação repassada foi a mesma recebida, erradicando os ruídos e possíveis interferências neste processo.

Para tanto, é preciso certificar o recebimento de um e-mail, a compreensão de determinada atividade e o entendimento das solicitações realizadas. Esta é a melhor maneira de evitar que os ruídos modifiquem o entendimento da mensagem e ela chegue corretamente ao seu destino final.

Por fim, não se pode deixar de mencionar que a comunicação está atrelada a processos internos e externos, uma vez que necessitamos fornecer e retirar informações de inúmeros stakeholders. Portanto, preste muita atenção neste processo!

4. Prever os riscos

Outra maneira de garantir uma gestão de projetos eficiente se dá pela prevenção dos riscos. É importante lembrar que riscos não necessariamente são situações negativas. Os riscos podem ser ameaças, que devem ser mitigadas, e oportunidades, que devem ser ampliadas.

Neste sentido, é fundamental prevê-los e buscar potencializar as ações que serão benéficas para o empreendimento e erradicar aquelas que possam, por ventura, trazer algum malefício. A melhor maneira de cumprir essa etapa se dá por um planejamento eficaz.

Além da etapa de planejamento, é preciso monitorar e controlar, constantemente, o andamento das atividades. Afinal, é possível que uma atividade se torne mais arriscada com o andamento dos serviços. Assim, será possível evitar que imprevistos aconteçam e, ainda, aumentar a chance de sucesso do empreendimento.

5. Ter uma boa equipe

Ter uma boa equipe também é um dos segredos do sucesso do gerenciamento de projetos. Profissionais engajados, cientes de suas responsabilidades e do seu papel para o cumprimento integral do escopo é essencial para o aumento da eficiência do empreendimento.

Por conseguinte, é preciso escolher profissionais de qualidade, com conhecimentos técnicos e práticos compatíveis com a necessidade do empreendimento. Ter um bom time não é questão de sorte, mas sim mérito do recrutador ou do gestor do projeto.

Por fim, existem outros envolvidos que também fazem parte do projeto, mesmo que indiretamente, que são os fornecedores, clientes e patrocinadores, por exemplo. É preciso saber gerir as interferências e trocas de informações, além de escolher empresas que se adéquam ao perfil esperado. Esta etapa não é nada fácil!

6. Informar o início e o fim das atividades

Para finalizar, não se pode deixar de informar o início e o fim das atividades. A formalização nada mais é do que uma garantia que o gestor do projeto tem para realizar toda a mobilização, seja de equipamentos ou mão de obra, para o início do projeto.

A formalização tem por função informar aos principais envolvidos quando o projeto será iniciado e, também, quando se findará. Assim, cada um saberá quando deverá executar suas responsabilidades e obrigações.

O final do empreendimento também deve ser formalizado para garantir a entrega do projeto e, também, servir como um recibo ou nota fiscal dos serviços prestados. A assinatura de tal documento é de grande valia para finalizar o projeto com chave de ouro.

Conseguir uma gestão de projetos eficiente exigirá muita dedicação e comprometimento do gestor do projeto, mas não é impossível. Certamente, se tal fato for alcançado, o gestor verá sua empresa alcançar melhores resultados e, em consequência, crescerá na carreira.

Para facilitar estes procedimentos, muitos projetos estão buscando o auxílio da tecnologia. Já existem ERPs no mercado que possuem soluções customizadas, que agregam valor ao projeto e fornecem soluções de acordo com as suas necessidades. Será possível obter relatórios mensais, criar aplicações específicas e aumentar a eficiência operacional. Vale a pena conhecer!

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