6 erros cometidos na gestão de projetos que você precisa evitar

Administrar um novo projeto é desafiador. Há uma série de recursos envolvidos, como materiais e processos, além de pessoas. Por essa razão, é preciso conhecer os erros na gestão de projetos mais recorrentes e descobrir como superá-los.

Há muitas falhas possíveis, sendo necessário analisá-las por meio de dois critérios: probabilidade de ocorrência e impacto. Erros de alta probabilidade e impacto são os mais perigosos, e precisam ser monitorados do início ao fim do projeto.

Nos próximos tópicos, vamos falar dos erros na gestão de projetos mais cometidos e explicar como eles podem ser evitados. Por isso, continue a leitura!

1. Deixar de adotar uma ótima comunicação

Pense na comunicação como uma cola que liga as pessoas e os recursos certos. Sem ela, é provável que o time fique fragilizado e todo o projeto pode obter resultados negativos. Logo, deixar a comunicação de lado é um dos erros comidos mais graves. O mais preocupante é que, muitas vezes, esse erro começa pela liderança. 

O gestor do projeto não se preocupa em cascatear as informações relevantes, e deixa espaço para erros, conflitos e conversas paralelas. Então, é preciso mudar o quanto antes. Ao líder, cabe adotar uma postura efetiva na comunicação. Deixar os talentos sempre bem informados, além de tirar um tempo para ouvir o time, são boas ações. Também é preciso de canais que facilitem o diálogo, como softwares e murais de recado.

2. Investir pouco (ou nada) em melhoria contínua

A gestão de projetos é um aprendizado contínuo. Cada erro pode ensinar uma lição preciosa, se bem aproveitado pelo gestor e sua equipe. O problema é que a maioria dos projetos são liderados sem a ajuda de qualquer programa de melhoria contínua. É preciso mudar isso. Todo projeto deve estar embasado em um bom plano, com metas desafiadoras, depois deve ser executado e analisado para melhorar sempre. Assim, o gestor pode economizar tempo, energia e dinheiro com possíveis erros.

Um bom método de melhoria contínua é diagrama de Ishikawa (também chamado de espinha de peixe ou diagrama causa-efeito). Seu objetivo é identificar as causas para os efeitos existentes, para depois padronizar ou eliminar determinadas ações. Em resumo, ele atribui 6 principais causas aos efeitos indesejados identificados: mão de obra, método, meio ambiente, máquina, matéria prima e medida. Cabe ao líder do projeto investigar essas causas, avaliar os problemas e promover melhorias pontuais.

3. Não definir o prazo dos pacotes de trabalho

Imagine o projeto de desenvolvimento de um novo produto. Ele é grande e tem uma data futura para término. Mas ele pode ser divido em partes menores, como criar o rótulo ou bolar um nome — os pacotes de trabalho, que também devem ter um prazo. Eles servem como sinalizadores para avaliar se tudo está indo bem, dentro do prazo desejado e se o projeto será entregue como prometido.

Quando não há esse tipo de sinalizador, fica mais difícil administrar o projeto. Nesse caso, cabe ao líder criar uma estrutura analítica do projeto, a EAP, e estabelecer uma data a cada pacote de trabalho, depois compartilhar isso com o time. Assim, será mais fácil cumprir essas micro etapas e entregar o projeto dentro do prazo.

4. Esquecer que precisará liderar pessoas

Todo líder de projeto é, também, um gestor de pessoas. Ele deve garantir que o time atue em harmonia, focado em resultados específicos. Quando o líder se esquece dessa função, deixando de lado os seus subordinados, pode comprometer todo o projeto. Portanto, comece por formar o time certo. Opte por uma equipe enxuta.

Além disso, é preciso considerar as competências técnicas e comportamentais dos membros da equipe. Escolha pessoas com conhecimentos e habilidades específicas, além de valores alinhados à cultura de trabalho. Assim, terá melhores resultados.

5. Não monitorar os indicadores de desempenho

Ao iniciar um projeto, há uma série de coisas que podem indicar o seu sucesso. A assiduidade do time e a produtividade diária, por exemplo. Infelizmente, boa parte dos gestores deixam o assunto em segundo plano. Um grande equívoco. Gerenciar um projeto sem indicadores é como navegar sem uma bússola, os perigos são muitos. Não se sabe exatamente o que está acontecendo, nem quais resultados já foram alcançados, o que leva o gestor a administrar com base no “achismo”.

Para não cometer esse erro, o interessante é estabelecer um conjunto de indicadores alinhados ao objetivo-fim do projeto. Não precisam ser muitos, cerca de 5 é suficiente para ter uma boa visão do que acontece. Eles podem ser eleitos com a ajuda do time. Entre os indicadores mais relevantes, dá para destacar o absenteísmo, turnover, produtividade diária, comprometimento do orçamento, retorno sobre investimento e o nível de metas atingidas. Faça uma seleção dos que fazem sentido ao projeto.

6. Deixar de lado a tecnologia de ponta

É preciso de uma eficiência cada vez maior ao se gerenciar projetos. O orçamento é limitado, os prazos são curtos e as metas desafiadoras. Por esse motivo, a tecnologia se torna quase indispensável e deixá-la de lado pode ser um grande problema. Nesse caso, o recomendado é contar com um sistema dedicado à gestão de projetos.

Ele facilita o levantamento dos indicadores, a definição do escopo do projeto, a gestão das pessoas e dos processos diários, permitindo o alcance de grandes resultados. Em vez de apostar em sistemas do tipo “pacote fechado”, que já são comprados com certas funções e nem sempre atendem as demandas do projeto, o ideal é procurar por um software customizável. Assim, poderá adaptá-lo a essas demandas.

Como pôde observar, os erros cometidos podem ser corrigidos com certa facilidade. O líder de projetos deve estar sempre atento aos recursos disponíveis. Além disso, deve fazer uma ótima gestão de pessoas e apostar em tecnologia de ponta. Dessa forma, poderá manter altos padrões de qualidade, motivar o time e entregar o projeto no prazo.

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