Aprenda a fazer uma eficiente gestão do contas a pagar e receber

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O sucesso de qualquer empreendimento depende de uma boa gestão financeira, o que vai muito além da mera realização de operações. Para sobreviver no mercado e manter o caixa em ordem, é essencial que os empresários e gestores tenham um controle efetivo das contas a pagar e receber.

Conhecer a origem das contas e saber previamente quais são as entradas e saídas do caixa é fundamental para a realização de um planejamento orçamentário efetivo, consequentemente, para evitar prejuízos e garantir a saúde financeira do negócio.

Você sabe qual a real a importância da gestão de contas a pagar e receber? Como realizá-la de maneira eficiente? Para responder a essas e outras perguntas sobre o tema, preparamos este post para você. Confira!

Entenda a importância de uma gestão eficiente de contas a pagar e receber

Um dos principais motivos para fazer um controle eficiente de contas a pagar e receber é o fato de que ele possibilita uma melhor organização do fluxo de caixa, ou seja, das entradas e saídas. Desse modo, além de reduzir a probabilidade de erros, caso ocorra alguma inconformidade, ela será facilmente identificada. Afinal, tudo estará registrado de forma organizada.

Além disso, a gestão das contas permite identificar os valores recebidos e os gastos mensais da empresa. Essas informações são essenciais para um planejamento financeiro acertado, uma vez que possibilita a identificação da necessidade de corte de gastos (inclusive, em quais setores eles devem ocorrer) e, até mesmo, o melhor direcionamento dos investimentos.

Como você pode perceber, ter um controle efetivo das contas a pagar e receber é fundamental para manter a saúde financeira do negócio. Mas você sabe como fazer esse controle? Continue a leitura e descubra!

Confira como fazer o controle do contas a pagar e receber

Existem inúmeras medidas que podem ser adotadas para melhorar o controle de contas de sua empresa. Veja a seguir algumas delas!

Registre o fluxo de caixa

O primeiro passo para ter uma gestão de contas eficiente é fazer o registro da rotina do fluxo de caixa. Ou seja, anotar todas as entradas e saídas de valores logo após o momento em que elas ocorrerem. Isso permite entender a evolução do fluxo de caixa e, consequentemente, um melhor planejamento do capital de giro.

Pague as contas em dia

Outro fator essencial para a eficiência da gestão é o pagamento das contas em dia, ou seja, nem antes do programado, nem após o vencimento. Afinal, da mesma forma que o atraso pode gerar prejuízos, a antecipação pode ocasionar graves problemas financeiros à instituição.

Vale lembrar que o pagamento realizado antes do momento ideal pode colocar em risco a saúde financeira da empresa — ele pode significar um desfalque desnecessário ao caixa da instituição e comprometer o cumprimento de outras obrigações. Em contrapartida, contas pagas após o vencimento geram multas e juros.

Desse modo, não basta ter um planejamento orçamentário. É preciso segui-lo. Para isso, é indispensável implementar uma cultura empresarial de pagamento das contas no dia previsto. Além disso, é possível automatizar o processo, o que reduz significativamente a probabilidade de erros.

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Saiba cobrar os devedores

Não é incomum que os empreendedores tenham receio em cobrar os clientes inadimplentes. No entanto, vale lembrar que toda transação tem uma contraprestação que deve ser paga. Por isso, as cobranças devem ser vistas de maneira natural.

Desse modo, se a sua empresa tem clientes inadimplentes, não hesite em realizar a cobrança. Lembre-se que ela deve ser feita de forma discreta, ou seja, sem constranger o devedor e de modo a não prejudicar o relacionamento com o cliente.

Uma boa medida para aumentar a adimplência é enviar cobranças antecipadas — se for o caso, você pode, por exemplo, enviar boletos algumas semanas antes do vencimento. Isso contribui para que o cliente lembre-se do valor devido e se programe para realizar o pagamento.

Renegocie dívidas

No mundo empresarial, é normal a ocorrência de imprevistos, sobretudo em razão das instabilidades da economia. Nesse cenário, caso a sua empresa esteja passando por alguma dificuldade financeira, não deixe de procurar os seus credores para tentar renegociar as dívidas.

O ideal é que a renegociação seja feita antes do vencimento das contas. Nesse caso, além de evitar a incidência de altas taxas de juros e multa, a empresa preserva seu relacionamento com o credor e, até mesmo, sua imagem perante o mercado. Ademais, ao demonstrar o interesse em honrar o compromisso, a empresa tem maiores possibilidades de conseguir acordar com o credor boas formas de pagamento.

Monitore o índice de liquidez

Existem inúmeros indicadores de desempenho que proporcionam uma visão ampla acerca das atividades de uma empresa, inclusive de sua situação financeira. Um deles é o índice de liquidez.

Esse indicador relaciona os passivos e os ativos de curto prazo de uma instituição. Para calculá-lo basta dividir o valor dos ativos pelo valor dos passivos. Se o resultado obtido for igual ou maior que 1, isso significa que a empresa apresenta uma boa liquidez, isto é, que há um equilíbrio entre ativos e passivos. Em contrapartida, se ele for inferior a 1, a instituição precisa rever o planejamento, cortar gastos e gerar receitas.

Utilize a tecnologia

Atualmente, existem inúmeros softwares de gestão no mercado, inclusive com a funcionalidade de controle de contas a pagar e receber. O ERP Pirâmide, por exemplo, conta com módulos integrados que permitem aos gestores uma visão ampla acerca do negócio e, ao mesmo tempo, de cada área da instituição (compras e vendas, finanças, contabilidade, administração etc.).

Desse modo, além de possibilitar um controle efetivo das contas a pagar e receber, bem como otimizar os processos internos, os softwares fornecem aos gestores informações confiáveis e detalhadas acerca da realidade da empresa e, consequentemente, os subsídios necessários para a tomada de decisões acertadas.

Como você pôde perceber, ter uma gestão eficiente das contas a pagar e receber é fundamental para garantir a saúde financeira e direcionar o crescimento da empresa. Por isso, é indispensável manter as informações registradas de forma organizada e ter uma visão ampla e, ao mesmo tempo, detalhada acerca de tudo, o que pode ser feito com o uso de tecnologia.

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