Sem dúvida, o faturamento no fechamento de mês é uma métrica importante para qualquer clínica. Mesmo assim, a qualidade dos resultados precisa ser avaliada, pois a competitividade não está ligada apenas ao volume de receita, mas também à eficiência operacional.

Bom, embora seja extremamente importante, esse conceito pode não ser do conhecimento de alguns gestores. Então, para que fique mais claro do que ele trata, seus reflexos na prática e formas de aprimorar a gestão, vale a pena investigarmos um pouco mais o assunto. Continue lendo este post e confira!

O que é eficiência operacional?

Dentro de qualquer tipo de negócio — seja indústria, comércio ou serviços — a operação diária implica na realização de algumas rotinas que garantem que a atividade-fim da empresa consiga ser atingida.

A variação de perdas, desperdícios e retrabalhos que existe dentro dessas rotinas interfere diretamente no nível de competitividade e, consequentemente, na lucratividade do negócio.

Nesse sentido, a eficiência operacional é o grau de maturidade com que todas essas atividades são feitas, e busca proporcionar os melhores resultados na utilização dos recursos disponíveis.

Dentro de uma clínica médica, pode-se avaliar a eficiência operacional checando o tempo de atendimento, os atrasos, o nível de burocracia envolvida na prestação dos serviços, a quantidade de desperdício de materiais, o volume de retrabalho dos funcionários etc.

Qual é a sua importância?

Como se pode ver, manter a eficiência operacional da clínica em um patamar mais elevado é algo fundamental para a saúde do negócio. Quanto melhores estiverem ajustados todos os processos internos, mais alta será a eficiência operacional, e isso implica diretamente no aumento da margem de lucro da clínica.

Além disso, um negócio que tem uma eficiência operacional consegue ter um bom lead time. Também conhecido como tempo de atravessamento ou de fluxo, essa é a medida que calcula o intervalo entre o início de uma demanda do cliente até o seu encerramento.

No caso de uma clínica médica, pode-se avaliar, por exemplo, a demora entre a chegada de um paciente na recepção até o momento em que ele é liberado para voltar para casa.

Assim, tratando basicamente de melhorias de processos, a eficiência operacional influencia na qualidade do atendimento aos pacientes, na capacidade desse atendimento, no uso dos recursos da clínica e na rentabilidade de cada processo. E é por esses motivos que ela precisa ser bem estudada dentro de qualquer clínica médica.

Como melhorar a eficiência operacional?

A eficiência operacional envolve todas as atividades que estão ligadas à prestação de serviços da clínica e, por isso, acaba envolvendo vários enfoques diferentes para que se consiga obter resultados verdadeiramente positivos.

Sendo assim, o melhor a fazer é buscar avaliar como anda sendo feita a gestão da instituição. Enxergar tudo de vários ângulos diferentes é uma ótima prática.

Melhorar os processos

A eficiência operacional está essencialmente ligada à maturidade dos processos da clínica. Logo, eles precisam funcionar de maneira eficiente: sem retrabalhos, com uma configuração que seja bastante prática, e que ocorra dentro do menor tempo possível.

Para garantir que os processos estejam bem calibrados, é preciso conferir se eles estão documentados em algum lugar. Isso evita que a sequência das atividades seja alterada, e garante que todos os envolvidos, desde que tenham acesso a essa documentação, possam entender melhor o que e como cada coisa deve ser feita.

Em suma, ao se documentar — ainda que de forma sintética — o fluxo de um processo, fica mais fácil encontrar os gargalos que causam lentidão. E esse é o primeiro passo para a melhoria.

Reduzir os desperdícios

Aproveitando ainda o mapeamento dos processos, outro ponto que fica evidente é o desperdício. E, nesse sentido, deve-se considerar tanto a perda de materiais como de tempo.

A redução de desperdícios de materiais ajuda ao gestor a conseguir uma gestão de estoque mais enxuta, o que é ótimo para o caixa da clínica.

Quanto ao desperdício de tempo, ele atinge diretamente a satisfação dos clientes, que terão que esperar menos para ser completamente atendidos. E ainda influencia na produtividade dos funcionários da clínica.

Definir objetivos claros e realistas

Bom, uma vez entendidos os principais problemas da operação diária da instituição, é muito saudável que se estabeleça alguns objetivos, que servirão como norte para a busca de melhorias consistentes.

Nessa hora, é fundamental que se avalie com cuidado quais são os objetivos a serem traçados; eles precisam ser relevantes e realmente alcançáveis.

Traçar metas que estejam muito fracas ou totalmente fora da realidade é um erro, pois haverá sempre um sentimento de frustração, o que pode levar à acomodação e à falta de envolvimento das pessoas.

Portanto, ao definir os seus objetivos, indique prazos e avalie se os recursos disponíveis são suficientes para que cada meta traçada seja batida com entusiasmo.

Focar nas pessoas

Por mais caras que sejam as instalações, melhor a decoração, mais nobre o ponto comercial e mais modernos os equipamentos, o principal fator de sucesso de qualquer negócio ainda são as pessoas.

São os colaboradores e médicos que fazem funcionar o negócio, especialmente quando estamos falando da prestação de serviços.

Por isso, é essencial que os funcionários estejam bem treinados, com os equipamentos necessários e com uma carga de serviço adequada — sem trabalhar demais, para não comprometer a qualidade do serviço. Confira como anda a gestão dos recursos humanos dentro da sua clínica.

Manter o controle das atividades

Por fim, a eficiência operacional também está estreitamente ligada à gestão de indicadores e ao controle dos processos.

Uma das fases envolvidas na melhoria de processos é a implantação de um sistema de acompanhamento e controle. Assim, se garante que tudo que foi ajustado vai ficar sob constante vigia dos gestores.

É preciso também identificar indicadores que possam confirmar se as alterações que foram feitas no negócio continuam surtindo efeito após a finalização das melhorias propostas.

Como é muito comum que as pessoas se acomodem, há um risco de que tudo que foi ajustado acabe se perdendo no tempo. É por este motivo que a rotina tem que ser monitorada constantemente.

Enfim, depois de considerar todos esses pontos, fica muito claro que a eficiência operacional é um assunto muito importante a ser discutido dentro de toda e qualquer clínica médica, certo?

Então, caso você conheça mais alguma boa prática que ajude o negócio a melhorar seus resultados, encurtar o lead time e reduzir desperdícios — sejam eles quais forem — conte para nós!

E se tiver ainda alguma dúvida sobre eficiência operacional ou queira comentar sobre experiências na sua clínica, fique à vontade também. Deixe o seu comentário: queremos saber o que você pensa sobre o assunto e como essa questão é tratada dentro do seu negócio!