A integração entre áreas é um objetivo que depende muito das pessoas. Isso ocorre de forma mais marcante no meio corporativo porque, inegavelmente, os aspectos humanos são mais valorizados. Por isso, unir as equipes em torno de objetivos comuns e de um propósito inspirador é uma ação que envolve o exercício da liderança.

Mas também existem aspectos bastante objetivos que você pode focar se deseja obter ganhos de sinergia entre as áreas. Devido aos resultados práticos que apresentam, vamos focar nessas questões menos subjetivas. Por isso, esteja certo de, ao final da leitura deste post, poder identificar ações para aplicar e obter resultados imediatos.

Isso não significa que vamos negligenciar a importância de envolver as pessoas no processo. Aliás, vamos começar justamente com a necessidade de disseminar uma visão comum. Boa leitura!

Projete uma visão sistêmica

Um dos fatores mais evidentes em uma empresa de baixa sinergia é que cada setor trabalha apenas suas próprias demandas. Isso não é, necessariamente, intencional. As pessoas têm certa dificuldade de seguir orientações sem conhecer os motivos que a justificam e, muitas vezes, não têm informações sobre todo o processo.

Por outro lado, quando elas são informadas e conseguem enxergar um cenário mais abrangente do negócio, tendem a responder mais positivamente às necessidades de outros setores. Se o comercial entende a falta que um determinado dado sobre o cliente faz na preparação de uma proposta, por exemplo, vai se esforçar mais para obtê-lo do que simplesmente avançar no desenvolvimento sem a preocupação de entregar algo que seja realmente o que ele precisa.

Ao mesmo tempo, dados isolados de desempenho podem parecer eficientes se considerada a variação positiva em determinado período de tempo. Por exemplo: a diminuição constante do tempo de um procedimento parece um ótimo resultado. Porém, se outro setor for executá-lo e isso gerar ociosidade o impacto na produtividade geral ficará abaixo do que seria ideal.

É por isso que os indicadores precisam ser avaliados a partir das etapas finais dos processos que, muitas vezes, ocorrem em setores separados. Dito isso, vejamos mais detalhadamente a questão dos indicadores.

Torne a visão concreta

Por mais que seja possível disseminar uma visão sistêmica entre as equipes, elas podem não trazer muito resultado se os colaboradores não tiverem critérios mais concretos para se basear. Em outras palavras, não basta que um setor saiba que precisa suprir uma demanda de outro: é necessário que tenha claro quando deve fazer isso, o quanto, como e, preferencialmente, por que fazê-lo.

É por isso que é essencial compartilhar metas, objetivos e indicadores entre as equipes. Especialmente os últimos: as métricas. Não adianta, por exemplo, que os responsáveis pelo marketing estejam gerando um número razoável de novos interessados em algum procedimento se, ao final, a equipe de atendimento não estiver conseguindo alcançar seus objetivos de agendamento.

Nesse caso, o marketing precisa se comprometer com o objetivo final, expresso na métrica de número de agendamentos realizados. Só assim podem ser identificadas falhas de direcionamento no público-alvo que possam estar gerando o problema, ou outro fator que possa estar causando essa dissonância.

Por isso, durante a integração entre as diferentes áreas, estabeleça os indicadores que causam maior impacto em cada etapa de cada procedimento. Em seguida, identifique os cruzamentos desses indicadores entre cada setor, estabelecendo quais deles dependem de ações promovidas em etapas interdepartamentais. Feito isso, compartilhe essas metas entre os envolvidos e divida a responsabilidade pelo alcance dos resultados.

Estabeleça canais de comunicação

O efeito dessa divisão de responsabilidades é muito baixo se a informação não estiver disponível para cada participante do processo. Para resolver essa questão, é necessário que o fluxo de informações seja adequado. A simples troca de mensagens de e-mail, por exemplo, dificilmente consegue estabelecer a fluência ideal. As informações se perdem e não ficam organizadas.

Para um resultado efetivo, você precisa de um canal de comunicação que funcione em tempo real, fácil de consultar, intuitivo e que evite erros de lançamento. Por isso, evite também o uso de planilhas e outras soluções improvisadas. Mesmo que compartilhadas em rede, nem ao menos o lançamento simultâneo é possível nessas ferramentas — elas não foram feitas para isso.

Além de usar tecnologias elaboradas com o objetivo de integração, como sistemas integrados de gestão e de CRM, você pode ir além e estimular a troca de informações entre os colaboradores. Por exemplo: você pode até promover visitas ao ambiente de trabalho entre setores diferentes. Conhecer a rotina de um colega, os problemas e dificuldades que ele enfrenta no dia a dia ajuda na aproximação — o que é ótimo para sensibilizar os envolvidos e favorecer a comunicação e até a competitividade do negócio.

Reuniões entre as equipes, participação em treinamentos conjuntos, eventos de confraternização e outras atividades que envolvam descontração têm um ótimo efeito também. Existem, inclusive, empresas especializadas em promover esse tipo de atividade, de participação conjunta em esportes radicais até dinâmicas tradicionais.

Elimine retrabalho entre as áreas

Outro problema comum é a necessidade de uma área precisar repetir uma mesma tarefa que a outra. Se trabalha com sistemas diferentes em cada setor e eles não estão integrados, por exemplo, pode ser necessário cadastrar um mesmo cliente em vários deles.

Além do impacto direto na produtividade e eficiência, esse procedimento fatalmente vai causar inconsistência de dados. Qualquer pequeno erro de lançamento será mais difícil de identificar e, além disso, poderá dificultar que um mesmo paciente seja percebido como uma única pessoa — no caso dos dados não estarem exatamente iguais em cada setor.

Do contrário, quando o retrabalho é eliminado e os dados são unificados, eliminando a duplicidade, imediatamente os envolvidos percebem o ganho de resultado. Isso é particularmente estimulante e a motivação é fundamental para uma perfeita sinergia.

O efeito de um setor percebendo que a carga de seu trabalho diminuiu, em razão de um procedimento já ter sido realizado por outro, evidencia de forma muito marcante os benefícios de se dedicar à integração.

Potencialize a integração com o uso da tecnologia

Por analogia, podemos dizer que a tecnologia já funcionou como uma “colcha de retalhos”. Hoje, com a facilidade de comunicação para troca de dados e o aprimoramento dos recursos que permitem o seu compartilhamento, a ausência de integração não é mais justificável ou admitida.

Antes de esse cenário estar presente, os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), também chamados de Sistemas Integrados de Gestão, surgiram como solução para os problemas de integração. Mesmo quando operavam apenas em redes internas, os departamentos funcionavam perfeitamente integrados. Além disso, eles foram capazes de evoluir e se adaptar perfeitamente à nova realidade, expandindo a integração com o uso das redes de internet.

Na época, cada setor operava com uma solução específica. Os contadores refaziam todos os lançamentos em seus próprios sistemas, os cadastros eram independentes e toda sorte de eventos de duplicidade e erros que geravam inconsistência de dados faziam parte dos problemas com os quais as empresas conviviam.

Esse problema foi resolvido na maioria dos casos com a utilização dos ERP. Contudo, pela natureza particular de alguns processos existentes em uma clínica, nem todas as soluções permitem uma perfeita e completa integração, muito menos sua otimização.

Muitas vezes, até mesmo quando se trata de um empreendimento de porte — em que a migração é mais complexa —, a resolução do problema ainda é adiada e, em função disso, a integração é prejudicada. Contudo, um ERP desenvolvido considerando a operação de uma clínica é capaz de apoiar cada uma das ações que sugerimos no decorrer do texto. Confira:

Visão sistêmica

Esses sistemas ERP permitem uma visão abrangente do negócio para qualquer usuário com permissão de visualização. Cada um dos processos é estruturado de acordo com as melhores práticas de gestão e, quando é o caso, as melhores soluções permitem customizar funcionalidades para atender necessidades específicas, evitando a necessidade de utilização de sistemas independentes.

Acompanhamento de indicadores

Da mesma forma, o monitoramento dos indicadores é facilmente compartilhado nos sistemas integrados de gestão. Principalmente os que possuem módulo de BI (Inteligência de Negócios) fornecem uma vasta possibilidade de acompanhamento simultâneo em tempo real na forma de dashboards (painéis de bordo), que se caracterizam como painéis de indicadores que sintetizam a informação.

Canais de comunicação

Esses painéis compartilham automaticamente dados estruturados, formando um canal de comunicação. Como evoluíram junto com os novos recursos tecnológicos, permitem a visualização em tablets, smartphones e, obviamente, no tradicional PC.

Módulos integrados de gestão de processos podem ter informações compartilhadas até mesmo com clientes, elevando a integração a outro nível. Nesse caso, eles participam ativamente dos processos e ajudam a desenvolver serviços e atendimento mais adequados às expectativas.

Eliminação do retrabalho

Ainda que tenha ficado por último, esse é o benefício mais evidente de um ERP. O nível de produtividade aumenta naturalmente com a automação de ações e com a eliminação do retrabalho. No que se refere à integração, a continuidade de processos interdepartamentais é prevista desde o momento do desenvolvimento do sistema e, quando for o caso, nas customizações desenvolvidas para a empresa.

Para concluir, é importante mencionar que a implantação de soluções de integração em clínicas médicas demanda conhecimento sobre o setor. Fornecedores que não possuem experiência relativa às suas particularidades de funcionamento têm maiores dificuldades de aplicar uma metodologia eficiente e sem riscos. Em razão disso, é importante contar com auxílio de profissionais especializados.

Por isso, que tal levantar os ganhos de integração que pode obter no seu caso específico? E com a ajuda de quem conhece sua realidade? Entre em contato conosco para avaliarmos juntos as possibilidades de integração em sua clinica!

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