No contexto de um mercado no qual não se admite um serviço que não seja de excelência — por cuidar da vida das pessoas —, para sobreviver as operadoras de plano de saúde devem se certificar de ter uma gestão eficiente e atendimento diferenciado. Mas o que fazer para tanto? Seguir algumas rotinas, padronizar processos e tarefas são atividades importantes para que o trabalho flua com eficiência.

Na prática, é preciso saber exatamente como agir, tendo em mente que este é um ambiente dinâmico e que, em alguns momentos, as pessoas estão com os nervos à flor da pele, dependendo da situação em que se encontram.

Para lhe ajudar, elaboramos este artigo com dicas práticas para melhorar os processos na sua operadora de plano de saúde. Confira!

1. Planeje sempre dentro da realidade

O planejamento é um elemento fundamental para que qualquer ação traga resultados dentro das expectativas. Quem é prevenido, não é pego de surpresa. Trabalhando com base em um planejamento e dentro de sua realidade financeira, a empresa terá maior facilidade para lidar com os imprevistos que costumam ser comuns nesse tipo de atividade.

Isso diz respeito a uma série de fatores. Negociações antecipadas com clínicas, hospitais, laboratórios e médicos são apenas alguns exemplos de ações que as operadoras podem tomar para não serem surpreendidas. Além disso, criar cláusulas contratuais e fincar limites para acordos também são de vital importância nesse sentido.

É importante ter critérios previamente estabelecidos para lidar com tudo que envolve o caixa da operadora. Do contrário, é possível que os custos se tornem elevados. Por isso, é preciso fazer um planejamento realista.

2. Padronize os processos

Quanto maior for o fluxo de informação que envolve determinado tipo de atividade, maior passa a ser a dificuldade de lidar com diferentes dados que se apresentam.

Nenhuma gestão tem como se ver imune de problemas se não tiver uma política bem delimitada de padronização de processos. Com ela, as atividades se tornam mais fluidas e geram menos desgaste para os envolvidos. Assim, padronizar os processos contribui para tornar a gestão mais eficiente.

Os gastos das operadoras de plano de saúde são, em sua maior parte, vindos de custosadicionais (atendimento nos pontos de auxílio ao cliente, credenciamento de profissionais médicos etc.), que podem gerar desorganização. Padronizando os processos, as operadoras evitam desordem interna e não correm o risco de executarem o mesmo procedimento de formas diferentes.

A desorganização atrapalha o fluxo administrativo, portanto, esta é uma prática que deve ser adotada em benefício da produtividade.

3. Mantenha a clareza em seus contratos 

Colocar funcionários para rever e reanalisar contratos é um tipo de ônus que pode ser amenizado e até evitado quando existe um maior controle inicial.

As operadoras de plano de saúde trabalham com diferentes tipos de contratos e convênios (familiares, individuais, empresariais, coletivos etc.) e as regras devem ser claras para cada um deles. A especificação detalhada dos contratos é importante para evitar má interpretação e possíveis ações judiciais por parte dos beneficiários e empresas. Todos os custos e taxas devem ser claramente identificados.

Uma maior atenção à questão dos contratos é algo essencial nesse segmento, tanto para tornar mais clara a relação entre os envolvidos quanto para que o trabalho com esse tipo de documento seja facilitado ao ponto de deixar de ser uma atividade tão complexa. Por isso, lidar com os contratos de maneira transparente é uma prática que não pode ser ignorada.

4. Conte com um sistema informatizado

Controlar os processos manualmente, além de complexo, é mais oneroso. Você precisa de mais pessoas e maior espaço físico, além de ter que despender muito tempo para manter a organização e o controle. Da mesma forma, em tempos em que a tecnologia se apresenta a cada dia mais como um diferencial para diferentes áreas de um negócio, considerar soluções modernas é algo essencial.

Utilizar um sistema informatizado auxilia as operadoras no controle, no acompanhamento e também na gestão. Com uma gestão informatizada, os retrabalhos praticamente são zerados, fazendo com que a rotina de processos se torne muito mais dinâmica.

Assim, os setores financeiro, administrativo e gerencial, podem trabalhar de maneira uniforme e coesa, o que tende a aumentar a produtividade e possibilitar melhorar o nível de serviço oferecido ao cliente. Esse é o diferencial que certamente facilitará muito a ação dos envolvidos nos processos e trará resultados satisfatórios.

Um sistema de gestão é o que uma operadora de plano de saúde precisa para tornar real uma nova maneira de lidar com ações triviais do dia a dia que dependem de maior racionalidade no que envolve pessoas, processos e informações. Com este recurso, é possível ter um controle maior dos processos e tornar as operações mais ágeis.

Essa é uma forma de implementar padrões de maneira criteriosa, fazendo com que os fluxos de gestão da operadora aconteçam de maneira mais eficiente, diminuindo a incidência de problemas como o retrabalho, por exemplo.

Isso sem falar nas exigências cada vez maiores da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), que fazem com que as operadoras uniformizem seu trabalho com dados e integrem as informações de maneira a aumentar a qualidade dos informes a serem enviados.

Consequentemente, por tornar a gestão menos burocrática e mais eficiente, o sistema de gestão tende a ser o elemento necessário para reduzir os custos e aumentar a produtividade. A tecnologia é um elemento essencial para haver uma gestão estratégica e otimizada, algo fundamental para se manter em um mercado tão competitivo quanto o da saúde. 

5. Garanta o cumprimento das exigências da ANS

A ANS é o órgão que avalia as operadoras de plano de saúde. Manter-se sempre dentro dos padrões de qualidade do órgão significa mais do que cumprir as exigências; é também uma forma de mostrar que a excelência é um valor que a empresa persegue.

Além disso, é preciso destacar que muitas pessoas analisam esses indicadores de qualidade antes de escolherem as suas operadoras de plano de saúde. Por isso, manter uma boa avaliação pode ser o diferencial para conquistar novos clientes e gerar credibilidade e confiança na marca.

Cumprir as exigências da ANS, mais do que simplesmente garantir que as atividades prossigam sem problemas, é algo que permite benefícios do ponto de vista comercial, portanto, trata-se de um ponto fundamental a ser contemplado.

Otimizar processos de operadoras de plano de saúde é algo desafiador, principalmente em virtude do ambiente altamente dinâmico e exigente. Isso certamente vale a pena, pois garante maior eficiência e qualidade. O resultado? Mais credibilidade, confiança e clientes mais satisfeitos.

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