No dia a dia de uma empresa, os profissionais lidam com uma grande quantidade de documentos que exigem atenção no seu manuseio. Do setor Comercial até o Financeiro, são inúmeros trâmites necessários para registrar propostas, contratos, cronogramas, planos de ação, etc. Isso demanda, muitas vezes, a análise e assinatura de várias pessoas, além de gerar um volume expressivo de arquivos físicos e digitais, que se não forem bem gerenciados podem ser um problema.

É nesse momento que, assim como em várias outras situações, a tecnologia surge como uma solução muito eficaz para trazer evolução a esse processo. Por isso, mostraremos aqui alguns dos maiores benefícios da gestão eletrônica de documentos para sua empresa. Confira!

1. Redução de custos

Um dos objetivos comuns de qualquer empresa é buscar estratégias que visem a redução de custos. Isso é fundamental para otimização dos processos, melhorar o rendimento dos funcionários, aumentar os lucros, entre outros. Nesse ponto, a gestão eletrônica de documentos é algo que pode trazer grandes resultados.

O primeiro ponto a ser notado é a grande quantidade de papel que deixará de ser impresso. O armazenamento de arquivos e documentos em formato digital descarta a necessidade de manter material impresso na maioria das situações. Os gastos são reduzidos de forma sequencial.

Não só no que diz respeito à quantidade de papel comprada, mas na reposição de materiais caros como tinta para impressora e a própria manutenção dos equipamentos de impressão, que costumam pesar no orçamento. 

Além disso, a implementação de uma cultura de diminuição da quantidade de material impresso colabora para o desenvolvimento de uma política ambiental em sua empresa.

2. Otimização de tempo

Se o objetivo é otimizar o tempo de todos os funcionários, não há estratégia melhor do que eliminar processos desnecessários e facilitar seu funcionamento. Por isso, com os documentos armazenados virtualmente, aquele que precisar acessá-los pode fazer diretamente de seu computador, sem a necessidade de ir a um espaço físico.

Ao deixar de lado a tarefa de procurar por pastas e arquivos físicos, o documento passa a estar mais facilmente acessível. Dessa forma, o tempo de trabalho das equipes como um todo passa a ser otimizado, descartando processos burocráticos como a localização dos documentos.

Se a tecnologia oferece soluções melhores para a realização de certos processos, é fundamental acompanhar as mudanças e implementá-las a seu favor!

3. Economia de espaço

Chega de dores de cabeça resultantes de longas horas tentando fazer uma mágica para que todos os arquivos caibam em um pequeno espaço. Ao aplicar o armazenamento eletrônico de documentos, sua empresa deixa de ser refém de um espaço físico destinado a organização de grandes arquivos de papéis impressos.

Com um sistema digital de fácil acesso, o antigo espaço pode ser reutilizado para outros fins, otimizando o uso do ambiente interno da empresa.

4. Segurança da informação

Não existe empresa que não se preocupe com segurança. E quando o assunto é segurança da informação, todo cuidado é pouco. Nesse ponto, a gestão eletrônica de documentos implementa uma verdadeira revolução na maneira de lidar com essas questões.

Com seus documentos transferidos para um armazenamento em ambiente digital, sua empresa promove muito mais que uma grande eficiência — ela proporciona uma maior segurança.

Arquivos digitais são mais seguros, pois são mais fáceis de monitorar e estabelecer níveis de permissão de acesso para cada funcionário. Além disso, podem ser reimpressos em caso de perda, o que pode livrar sua empresa de grandes problemas em situações importantes. E só quem lida com documentos importantes sabe do pesadelo que pode ser perder um deles.

Dessa forma, o ambiente digital une um controle mais rígido e eficiente sobre o acesso aos documentos da empresa a uma gestão mais segura. 

Com um backup dos seus dados, você elimina o tempo perdido com a busca de documentos que podem ter sido perdidos.

5. Centralização e acessibilidade

Existem duas alternativas interessantes que podem atender às diferentes necessidades da sua empresa. Com a gestão eletrônica de documentos, é possível centralizar todos eles em um único banco de dados, facilitando o trabalho de gestão desse material e garantindo uma maior segurança, como mostramos.

Entretanto, um outro serviço que vem crescendo cada dia mais e surge como uma ótima solução para a gestão de documentos é o armazenamento em nuvem. A já conhecida praticidade do meio digital é amplamente estendida a partir do momento em que sua empresa disponibiliza o acesso a esse material de qualquer computador conectado à internet, dentro ou fora da empresa.

Esse alto nível de acessibilidade proporcionado pelo ambiente virtual online transformou completamente a relação que toda empresa tem com seus documentos corporativos.

Gestores e funcionários que precisam, eventualmente, acessar certas informações estando fora da empresa não encontram mais o obstáculo da distância.

Nada de telefonar para a empresa e esperar alguém localizar um documento para passar as informações. Com alguns cliques, você tem tudo o que precisa na tela do computador ou celular.

6. Agilização de processos legais

Gerenciar uma empresa e fugir da burocracia de processos legais parece ser algo impossível. Eles estão presentes a todo momento e precisam da devida atenção para não se tornarem dores de cabeça no futuro. Entretanto, isso pode ser amplamente amenizado com a utilização de documentos eletrônicos.

A dinâmica da disponibilização de documentos para realização de processos legais interfere significativamente no tempo final de execução. Por isso, ao possuir um sistema no qual a pesquisa e acesso aos documentos é facilitada pelas características do meio digital, sua empresa ganha muito tempo.

Além de estar apto a encaminhar documentos necessários para a realização de processos burocráticos, a gestão eletrônica de documentos garante que o processo fique todo documentado e seja de fácil acesso.

Assim, toda a burocracia legal envolvida nos diferentes setores de sua empresa fica resguardada por um banco de dados imune a extravios de documentos e de acesso rápido para aqueles que mais precisam.

A gestão eletrônica de documentos é a revolução tecnológica batendo à porta de sua empresa!

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