A gestão com foco em redução de gastos é uma realidade para as empresas e na área hospitalar não é diferente: o controle de custos é premissa básica para manutenção das atividades e fornecimento de serviços com a qualidade necessária ao setor de saúde — exponencialmente mais cobrado que muitos outros.

Interligar informações relativas à gestão dos insumos, seu estoque, práticas internas e rotinas financeiras e burocráticas é um dos pontos mais importantes para garantir a visão sistêmica que traz a otimização e, como consequência, a redução de custos. Para entender detalhadamente, acompanhe nosso artigo.

Os desafios na gestão hospitalar de custos

Como qualquer empresa responsável por oferecer serviços, a assistência médica precisa gerar lucros para garantir a continuidade de seus serviços e sua viabilidade econômica. Não se pode abrir mão do dinamismo na administração hospitalar cabível a todas as empresas.

E, nessa área em específico, os desafios são inúmeros.

1. A diversidade profissional interna

A complexidade das entidades de prestação de serviços de saúde é um dos principais desafios com os quais a gestão de custos na área hospitalar lida: há uma imensa gama de profissionais voltados à prática dos serviços-fim do setor: médicos, técnicos e assistentes de enfermagem.

A maioria deles não lida diretamente com as questões administrativas, mas seu desempenho se reflete profundamente nos custos hospitalares.

2. O alto custo de infraestrutura

Gastos com materiais e com a prestação de serviço propriamente dita certamente estão entre os mais importantes e respondem por uma fatia grande do todo. Além deles, não se pode desconsiderar o custo da atualização tecnológica necessária para fazer frente à dinâmica evolução de equipamentos e constante modernização do setor.

3. A especialização profissional

Impactando evidentemente na segurança da atuação da entidade, a crescente necessidade de especialização profissional é outro desafio da gestão de custos no âmbito hospitalar.

Diante de pacientes cada vez mais informados, questionadores e, por conseguinte, exigentes, a medicina precisa andar alinhada com a tecnologia e isso deve se refletir em cada um dos serviços oferecidos pela instituição.

Além dessas questões amplificadas, há uma série de outras menores — mas não menos importantes —, intrínsecas à gestão hospitalar, a saber:

  • A dificuldade em definir e mensurar atividades e rotinas, pela subjetividade do setor, mais complexo e variável, se comparado a diversos outros;

  • A natureza emergencial de boa parte das atividades, que exige rapidez na tomada de decisões;

  • A independência característica de setores e atividades que traz desafios maiores no que tange à integração entre diversos grupos distintos de profissionais.

Tudo isso torna o controle de custos mais peculiar no ambiente hospitalar e mais cheio de minúcias e exigências próprias. Considerando todos esses aspectos, percebemos que, além da determinação de preços dos serviços, há forte necessidade de análises internas dos números e relatórios de gestão, objetivando a melhoria no funcionamento geral da organização.

Os principais cuidados para um controle de custos efetivo

Orçamento hospitalar

O orçamento é um dispositivo valioso para estabelecer metas e acompanhar o desempenho e os resultados de uma empresa. Ao se trabalhar embasado em orçamentos, estabelecemos uma ferramenta eficaz para a mensuração do desempenho e o alcance dos objetivos estabelecidos.

Elaborar o orçamento hospitalar faz parte da estratégia de administração e controle de custos necessários à manutenção da sustentabilidade da organização.

Planejamento e controle

Detendo o orçamento previsto para um determinado período, é preciso projetar os passos e atividades necessários à sua efetivação prática. Delinear estratégias, pontos de controle, e parâmetros de trabalho é, basicamente, trabalhar para a consumação do que foi estabelecido no orçamento.

Além desse planejamento, é importante realizar o controle das atividades previstas, mantendo a rédea sobre a execução e garantindo que desvios sejam corrigidos a tempo de manter os resultados de acordo com o orçamento previsto.

A união do planejamento orçamento à gestão e controle de resultados é a forma mais direta e eficaz para evitar “furos” na gestão hospitalar, oriundos de falhas na administração financeira e na falta de ferramentas de desempenho e acompanhamento.

Investimento em integração e assertividade de informações

Embora o foco das atividades-fim de um ambiente assistencial seja o setor operacional, é na administração hospitalar que está o peso do controle de custos, pois é seu corpo de funcionários o responsável por:

  • Alimentar e utilizar diretamente as ferramentas de gestão e suporte;

  • Realizar a gestão da qualidade de todos os serviços prestados e atividades realizadas em todos os âmbitos;

  • Administrar a estrutura hospitalar e os bens patrimoniais;

  • Gerir suprimentos e prestar apoio logístico aos centros operacionais;

  • Lidar com normatização, regulamentos e demais burocracias, tais como estatutos, regulamentos, regimentos etc.;

  • Fazer controle de processos e gestão de pacientes como “clientes” da base hospitalar;

  • Manter o controle de recursos humanos tanto para corpo clínico, área administrativa e centros de estudos;

  • Preocupar-se com aparatos, normas e procedimentos para prevenção de epidemias e infecções hospitalares.

Essa gama de atribuições administrativas exige, antes de tudo, integração máxima de processos, informações e setores, para garantir agilidade na tomada de decisão e na solução de problemas.

O papel da tecnologia como aliada no controle de custos

Quando falamos em integração de informações, a principal palavra que nos vêm à mente é “tecnologia”. Isso porque, para fazer frente à modernização exigida na área de saúde, a atualização tecnológica é uma demanda de base. Ela alicerça o setor hospitalar.

De que outro modo seria possível gerir um empreendimento tão grande, complexo e minucioso como uma organização hospitalar, senão com auxílio da tecnologia?

É a informação obtida pela tecnologia que permite conhecer, por exemplo:

  • Custos de cada setor da organização;

  • Eficiência dos processos internos;

  • Andamento dos fluxos predefinidos de trabalho;

  • Desempenho de equipes e centros administrativos e operacionais;

  • Necessidade de novos investimentos;

  • Rotatividade de atendimento;

  • Níveis ideais de estoques de medicamentos e insumos.

Além de todas essas informações relativas à gestão administrativa, a tecnologia também é um aliado fundamental na gestão de dados clínicos, que permitem à instituição alcançar a excelência na sua atuação médica e embasar pesquisas e estudos internos.

A tecnologia permite uma visão de 360º de toda a administração hospitalar, o que favorece amplamente a gestão de custos e a melhoria constante dos resultados administrativos e também do desempenho técnico.

Os sistemas de administração hospitalar são capazes de otimizar plenamente os resultados, à medida que trazem, como benefício:

  • Redução de erros médicos com ferramentas como o Prontuário Eletrônico, por exemplo, que traz informações relativas à interação medicamentosa e auxilia no diagnóstico mais rápido e preciso;

  • Confiabilidade e a segurança das informações, acessíveis em nuvem ou servidores locais para disponibilizar a informação, protegida por certificados digitais e autenticações;

  • Visão integral de processos internos, reduzindo tempo de fechamento de contas médicas, garantindo controle do ciclo de compras etc.;

  • Minimização de custos de diversos âmbitos como ociosidade de salas, equipamentos e profissionais e administração de medicamentos sem erros ou desperdício.

Conhecendo a fundo a realidade de uma organização hospitalar e sabendo da complexidade de sua gestão, ficam claros os benefícios trazidos pela tecnologia no controle de custos e no desempenho geral da organização, melhorando, inclusive sua imagem perante a sociedade e possíveis mantenedores.

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