Entenda como otimizar o controle de custos de sua empresa!

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Fazer um controle de custos adequado em uma empresa é fundamental para avaliar os gastos, monitorar o orçamento e realizar tomadas de decisão mais condizentes com a realidade do negócio. É ele que ajuda a identificar os pontos que precisam de maior atenção e melhorias, orientando o gestor a respeito de como e quando agir.

Neste artigo vamos falar sobre como o controle de custos pode ser otimizado, auxiliando na melhoria dos processos e fazendo com que a empresa chegue a resultados mais satisfatórios. Continue com a leitura e saiba mais!

Comece definindo uma forma de acompanhamento

A análise mensal do orçamento ajuda a avaliar qual foi o desempenho da empresa no período, comparando o que havia sido planejado com o que, de fato, foi gasto. Quando há divergências, é preciso avaliar quais foram as causas, que podem ser despesas excessivas ou a elaboração de metas irreais.

Isso ajuda a identificar quais pontos precisam de melhorias e o que pode ser feito para corrigir os problemas. Esse tipo de ação é uma das maneiras mais eficazes de fazer o controle de custos, ao mesmo tempo que oferece informações precisas de quais processos estão fugindo do planejamento inicial.

Otimize os processos

Quando se identifica os problemas e suas causas, o gestor passa a ter informações mais precisas a respeito de qual processo deve ser aprimorado e o que é necessário fazer para alcançar isso. Um alto custo de frete, por exemplo, pode estar relacionado ao gasto exagerado com combustível, rotas mal planejadas, contrato mal feito com a transportadora e veículos sem a ocupação total.

Feita a identificação da origem do problema, o gestor pode definir quais ações serão tomadas para melhorar a metodologia de trabalho. Se a causa for o planejamento inadequado das rotas, pensando no exemplo citado, pode-se melhorar o processo de consolidação de cargas, criar calendários de entregas e fazer agendamento com os clientes.

Divida a gestão por centros de custos

gestão por meio de centro de custos visa segregar os gastos de acordo com suas categorias, que podem ser por setor e por processos, por exemplo — ou de acordo com o que o gestor achar mais eficaz. Sendo assim, o controle de custos passa a ser feito conforme a classificação, que costuma ser feita por:

  • produtos;
  • embalagens;
  • comissões;
  • salários;
  • benefícios;
  • viagens;
  • investimentos;
  • material de escritório;
  • material auxiliar.

O controle de custos, quando separado por grupos, fornece uma visão mais específica da origem de cada gasto, o que facilita a tomada de decisão e torna as ações de melhoria mais eficazes. Além disso, evita que sejam tomadas ações genéricas e pouco eficazes.

Reduza os custos

As despesas são necessárias para que a empresa possa manter suas atividades funcionando normalmente. Porém, quando são mais elevadas do que o necessário, comprometem a busca por resultados. Logo, o ideal é identificar meios de reduzir os gastos totais.

Para que isso seja feito de maneira acertada, sem comprometer a qualidade dos produtos e serviços, vale a pena planejar os cortes e analisar quais serão seus impactos nas operações. Essa etapa é importante, pois existem muitos casos em que uma economia pode gerar um custo muito maior no futuro.

Otimize o controle de estoques

Mas o que, de fato, é um bom controle de estoques? Na prática, é garantir o devido acompanhamento da movimentação deles, ou seja, saber quais são os produtos que estão presentes no estoque, compreender a dinâmica de abastecimento de produtos, estar informado a respeito da disponibilidade de itens e garantir o devido armazenamento deles.

Sendo assim, controlar adequadamente o estoque não exige, necessariamente, o uso da tecnologia. Você pode, mesmo sem grandes recursos, fazer isso com sua equipe. Entretanto, é possível sofisticar esse trabalho e ganhar diferenciais para a empresa, agilizando processos, garantindo uma entrega perfeita e fidelizando clientes.

Para tanto, é possível recorrer à automação, controlando o estoque de modo a reduzir as possibilidades de erros e de perdas, como as provenientes de deterioração, obsolescência e até roubos. Um sistema aperfeiçoa também o fluxo de caixa da companhia, uma vez que dá a ela condições para fazer compras de acordo com as necessidades reais do estoque.

A gestão de estoques normalmente é feita pela área de logística ou de suprimentos. Mas, apesar de lidar com atividades operacionais, ela influencia diretamente no controle de custos. Quando o estoque não é planejado e dimensionado adequadamente, ocorrem excessos ou falta de itens.

No caso dos excessos, os custos operacionais são elevados, devido ao maior gasto de dinheiro para aquisições. Nesse caso, é preciso mais espaço para armazenar os produtos. Além disso, costuma ocorrer uma incidência maior de perdas, avarias e obsolescências. Já no caso da falta, ocorre a perda da venda, o que também gera um custo para a empresa — que, mesmo intangível, prejudica o faturamento, a satisfação dos clientes e afeta a amortização dos custos fixos.

Faça o controle de custos com indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são excelentes aliados do gestor no acompanhamento de seus resultados e na busca por objetivos. Dessa forma, sempre que uma meta não é alcançada, é possível saber se a falha ocorreu na execução do processo, se os esforços empregados não foram suficientes ou se existem gargalos que afetam o desempenho.

No que diz respeito ao controle de custos, é possível acompanhar indicadores, comparando o que foi previsto com os resultados reais (previsto x real), avaliar o custo de aquisição dos produtos, o custo de frete, os custos com embalagens e os custos de novos clientes, por exemplo.

Invista em tecnologia

A tecnologia tem se desenvolvido cada vez mais, buscando oferecer soluções para as empresas que desejam otimizar seus processos. O investimento em um sistema de gestão ajuda a tornar as informações mais seguras e confiáveis, aumenta a agilidade na execução das atividades, promove a redução de custos, permite a integração entre diversas áreas do negócio e ainda fornece relatórios que ajudam o gestor na análise dos resultados e a tomar decisões mais acertadas.

Tudo isso permite otimizar o controle de custos, uma vez que muitas informações são geradas e lançadas de forma automática. Dessa maneira, o compartilhamento dos dados se torna mais fluido e passa a ter mais controle sobre as atividades realizadas, aprimorando o monitoramento dos processos.

Escolha bem os fornecedores

Ao negociar, não basta escolher um fornecedor que ofereça os melhores preços. Vale a pena observar, também, quais são as condições de pagamento, os prazos para entrega, a diversificação de produtos e a qualidade dos serviços, além da capacidade de atender uma demanda maior que não havia sido planejada. Da mesma forma, é necessário avaliar se ele atende aos padrões de qualidade que a empresa necessita, evitando comprometer a satisfação do cliente final.

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Pense que ao escolher um fornecedor, você pode criar uma parceria de longo prazo e fazer dela um elemento importante no sucesso da sua empresa. Por isso, é preciso negociar bem. Busque por fornecedores que estejam abertos a discutir boas soluções para ambas as partes, além, é claro, de tratar-se de um parceiro de confiança.

Opte pelo cloud sourcing

Você sabe o que é cloud sourcing? Trata-se de um processo no qual as ações são baseadas na nuvem, ou seja, no conceito de Cloud Computing. Com ele, é possível realizar tarefas remotamente, uma vez que a implementação dos serviços, bem como a sua manutenção, são terceirizados e fornecidos por provedores de serviços em nuvem.

Dessa forma, o cloud sourcing aparece como uma solução, pois permite às empresas contratarem profissionais para trabalhar remotamente por preços mais baixos do que os empregados tradicionais.

Isso fica fácil de entender quando você olha para plataformas como o Elance e o oDesk e encontra profissionais altamente qualificados trabalhando por conta própria. Com o cloud sourcing, você pode contratar periodicamente ou então terceirizar trabalhos para outras empresas.

Forme alianças

Outra dica importante é formar alianças com outros empresários que se encontram na mesma categoria que você. Essas parcerias permitem benefícios como a poupança de dinheiro, suprimentos e outros bens.

Estamos nos referindo aqui ao conceito de coopetição. Não confunda com competição. Trata-se de a derivação das palavras “competição” e “cooperação”, ou seja, a coopetição nada mais é do que um tipo de estratégia de mercado, em que as empresas se propõem a competir e cooperar em função de um objetivo comum.

Fica simples de entender quando você considera que as empresas podem se unir e se fortalecer para atingir determinado objetivo. Pense que concorrentes nem sempre precisam ser inimigos, pelo contrário, eles podem ser aliados.

Quer um exemplo? Você certamente já retirou dinheiro de um caixa do “Banco 24 horas”. Pois bem, nele, várias instituições financeiras usam de um mesmo sistema para compartilhar seus serviços em lugares estratégicos, garantindo vários benefícios, como o maior fluxo de clientes e a simplificação dos serviços bancários.

Busque descontos

Garantir menores custos na produção é fundamental para que a empresa tenha uma taxa de lucro maior sem que sua oferta final prejudique o consumidor. É nessa lógica que o bom gestor precisa ficar de olho para não perder as possibilidades que podem baratear sua produção.

Todo empresário de pequeno e médio porte deve dar uma atenção especial às negociações que envolvem suas compras. É bem verdade que boa parte dos varejistas oferecem descontos para essa categoria de compradores, mas, muitas vezes, é preciso chegar na loja com uma estratégia pronta.

A ideia é que, sempre que você precisar comprar uma quantidade maior de mercadorias, haja um diferencial por parte da empresa que a oferece. Sendo assim, acostume-se a negociar. Prepare-se para propor a negociação em casos em que ela não é anunciada. Acredite: isso pode trazer bons negócios para a sua empresa e fazer da economia de custos uma importante aliada para o crescimento dela.

Não espere por anúncios do tipo: “cobrimos qualquer oferta”. O fato é que o lojista que sabe fazer bons negócios está sempre aberto ao diálogo. Sendo assim, comece a desenvolver seu poder de persuasão para conseguir boas compras.

Repense suas compras em larga escala

Mas tenha cuidado para não sair comprando tudo em excesso. Esse é outro ponto importante, porém, costuma ser negligenciado por pequenos e médios gestores.

Não é comum entre eles pensar duas vezes antes de efetuar compras em larga escala e o raciocínio é simples: se você comprar mil unidades de um produto, o custo por unidade costuma ser menor do que se comprasse cada unidade de uma única vez. Isso tem lógica se você tiver a certeza de que todas as peças serão utilizadas e que a sua empresa não terá desperdícios. Mas e quando não há garantias de que isso vai acontecer?

Havendo a possibilidade de perdas de qualquer tipo, vale a pena diminuir as despesas comprando somente aquilo que é necessário para a sequência de suas atividades.

Passe a repensar seus gastos com critérios e, somente em função disso, determine qual será o perfil de suas futuras compras.

Elimine cargas financeiras

Responda rápido: no último ano você teve qualquer tipo de problema em relação a atrasos no pagamento de suas contas? Caso a resposta tenha sido positiva, é hora de agir no sentido de garantir um melhor controle de gastos para evitar diversos problemas, como os atrasos no pagamento de empréstimos.

Gastos desnecessários surgem de repente. Por isso, é preciso ter as contas em dia, com critérios para evitar que elas fujam do controle. Recorra para soluções eficazes, como os serviços de pagamento online, programando notificações para antes dos vencimentos. Além disso, passe a ter maior atenção às taxas de adesão e de processamento de crédito. Com o devido cuidado, você consegue evitar cobranças danosas para o empreendimento e, assim, eliminar cargas financeiras.

Em tempos difíceis, uma simples decisão errada pode comprometer o futuro de toda uma companhia. Nesse caso, certifique-se de fazer os procedimentos certos para não correr riscos.

Como se pode ver, é possível otimizar o controle de custos em uma empresa de diversas maneiras e cada uma delas promove benefícios diferentes para o negócio. Nesse caso, o gestor pode aplicar mais de um método simultaneamente, avaliando qual é a melhor forma de implantar essas soluções de acordo com o seu modelo de negócios.

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