Muitas empresas, na hora de analisar resultados, cometem o erro de levar em conta apenas valores de faturamento ou lucro. Entretanto, esse tipo de escolha é equivocado e pode mascarar dados, prejudicando consideravelmente a empresa no longo prazo. Se existe uma ferramenta de gestão indispensável para evitar esse problema é o fluxo de caixa.

Quer um exemplo de como a matemática pode enganar? Uma companhia que tenha faturamento de R$ 50 milhões por ano, mas possua custos fixos e variáveis muito próximos desse valor, está  na verdade em situação financeira ruim.

Em alguns casos, mesmo com lucros mensais bem altos, um negócio pode passar por dificuldades sérias nas finanças, se não tiver dados confiáveis sobre o ciclo de caixa. Entenda agora por que você deve ficar atento à movimentação financeira da sua empresa e como pode tornar esse monitoramento muito mais rápido e seguro.

Fluxo de caixa

A noção de “fluxo” traz uma ideia de movimento. Já o “caixa” você sabe o que é: tem a ver com a parte financeira do seu negócio. Por extensão, o conceito de fluxo de caixa caracteriza a passagem de recursos financeiros de qualquer espécie pela empresa.

Numa definição mais técnica, podemos dizer que o fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira que serve para o controle das receitas (entradas) e dos gastos (saídas) de uma organização.

Enquanto o orçamento diz respeito à previsão de ganhos e despesas com base na expectativa de recebimento, o fluxo de caixa se refere aos valores que de fato foram movimentados.

A função do fluxo de caixa

Lembra da conhecida comparação entre “orçado” e “realizado” existente na gestão financeira? Pois é, ela pode ser feita com base no monitoramento do fluxo de caixa. Por vezes, o chamado plano de contas dá uma noção geral de como será a previsão de ganhos e de custos de um negócio.

A proposta dessa ferramenta é justamente favorecer o planejamento da situação financeira da sua empresa. Já o fluxo de caixa, propriamente dito, dá conta do que de fato entrou e saiu de dinheiro do negócio. O prazo definido para acompanhá-lo pode variar: pode ser semanal, mensal, trimestral, anual etc. Ela é bastante versátil e se adapta a negócios de qualquer porte.

Como usar melhor essa ferramenta

Geralmente, o fluxo de caixa é organizado numa planilha. As linhas descrevem as entradas e saídas e as colunas dividem as datas desses itens. Para facilitar a sua análise financeira, é recomendável que, em algum momento, você organize suas receitas e despesas por categorias.

É bem verdade que isso se torna mais fácil com o uso um de um software de gestão, já que o agrupamento pode ser feito de forma automatizada, com códigos específicos para cada item descrito.

Por exemplo, as receitas podem ser provenientes de vendas, aluguéis ou rendimentos de aplicações financeiras. Já as despesas têm procedências diferentes, que podem ser o pagamento de salários e tributos, custo de matéria-prima, benefícios sociais, seguros, entre outras.

Na elaboração do fluxo de caixa, quatro dados numéricos são fundamentais: o saldo inicial, o saldo do período (geralmente mensal), o saldo acumulado e a disponibilidade de caixa.

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O saldo inicial e o saldo do período

Este representa o valor que a empresa tinha antes de começar a mensurar a movimentação financeira no fluxo de caixa. Após a diferença entre entradas e saídas, encontra-se o saldo do período que, claro, de preferência deve ser positivo.

Em alguns casos — como o das empresas que possuem forte sazonalidade nas vendas — pode ser que em um ou outro mês haja saldo negativo entre receitas e despesas.

O saldo acumulado

É o resultado da soma entre o saldo inicial e o resultado de cada período. Calculando-o, você tem uma boa noção, por exemplo, da evolução das finanças ao longo do ano.

A disponibilidade de caixa

Por fim, entre os dados principais, está a disponibilidade de caixa. Ela representa o valor que pode ser usado como capital de giro, isto é, para pagamentos de curto prazo.

Essa quantia é estratégica para a saúde financeira do negócio, afinal, se a empresa não tiver guardado um valor capaz de custear essas despesas, ela fatalmente vai se endividar, buscando recursos em outros lugares e pagando juros altos.

Por que é importante mantê-la atualizada

Vale lembrar que, para ser um instrumento eficiente de gestão financeira, o fluxo de caixa deve ser preenchido com frequência e corretamente. Se nada escapar dele, suas análises e tomada de decisão nunca estarão comprometidas.

Se compararmos o fluxo de caixa com os números da Fórmula 1, é como se esse instrumento de gestão fosse o sistema de cronometragem precisa que marca os tempos dos carros em diferentes trechos da pista.

Assim como é necessário saber o desempenho do piloto em cada trecho para medir todas as parciais de uma volta completa, para a avaliação do resultado financeiro de uma empresa é preciso um correto preenchimento do fluxo de caixa, que acusa os altos e baixos financeiros ao longo do ano.

Como vamos ver agora, o uso dessa ferramenta de gestão é indispensável para que um negócio se sustente. Não é exagero dizer que ele determina quais empresas vão se estabelecer definitivamente no mercado. Continue lendo e entenda por quê:

A importância do fluxo de caixa

Não é novidade nenhuma que as finanças são o coração de uma empresa, certo? Por extensão, os recursos financeiros são o sangue que circula por todas os órgãos e membros de uma companhia.

Ele fornece um diagnóstico das contas da empresa

Talvez você tenha estranhado o que dissemos no início deste texto, sobre como empresas com grande faturamento também podem estar em dificuldades financeiras. Embora o senso comum seja de que empreendimentos muito grandes não podem falir, a verdade é que, se os custos estiverem muito próximos das receitas, isso é sim, possível.

Em qualquer diagnóstico da situação financeira de um negócio, o primeiro passo é a análise do fluxo de caixa. Ao mensurar as receitas e as despesas é que você vai saber se o negócio tem tido lucro ou prejuízo. Mesmo quando o faturamento é alto, as receitas devem ser suficientes para se chegar ao ponto de equilíbrio: devem ser suficientes para cobrir os gastos, e o negócio ficar, pelo menos, no “zero a zero”.

Dá a dimensão real dos seus lucros

Ainda assim, o que se espera de qualquer empresa é que ela tenha lucro, não é verdade? As entradas precisam ser suficientes para proporcionar um retorno bem maior que o investimento, de modo a compensar o chamado “custo de oportunidade”. Afinal, não fosse pelo lucro, os proprietários poderiam alocar os recursos em outras companhias ou no mercado financeiro.

Sem um controle efetivo das finanças que só o fluxo de caixa permite, você e sua empresa caminham às escuras. Ao contrário, com um monitoramento em tempo real das entradas e das saídas, você vai poder tomar decisões baseadas em números e melhorar a performance do negócio.

Relaciona-se com o ciclo operacional

Dois conceitos são de extrema importância para que você possa definir o resultado positivo ou negativo do seu negócio: o ciclo de caixa e o ciclo operacional.

O ciclo de caixa ou ciclo financeiro compreende o tempo desde o pagamento da matéria-prima ao fornecedor até o recebimento do cliente por produtos ou serviços comercializados.

Por exemplo, se a empresa paga os insumos no dia 5 do mês, mas recebe pelas vendas só no dia 20, terá que encontrar financiamento por 15 dias. Se ela tem disponibilidade de caixa ou capital de giro, pode passar por esse período sem problemas. Caso não tenha, vai precisar conseguir empréstimos, o que pode sair caro e prejudicar o desempenho dos negócios.

O que é ciclo operacional

O ciclo operacional, por sua vez, abrange o período desde o momento da compra da matéria-prima até o recebimento do cliente final. Vamos imaginar uma situação: a empresa adquire insumos no dia primeiro do mês.

Esse material fica estocado até o dia 10. Do dia 11 ao 15 ele é transformado para se tornar o produto final. Ainda assim, ele só é vendido no dia 25. Já o recebimento pela venda ocorre só no dia 5 do mês seguinte. Nessa hipótese, o ciclo operacional durou 35 dias, o período efetivo de estoque foi de 25 dias e o de contas a receber foi de 10.

Ainda com base nesse exemplo, vamos supor que o pagamento dos fornecedores ocorreu no dia 15 e o recebimento do cliente final continua a ser no dia 35. Nesse caso, o ciclo de caixa durou 20 dias. O negócio precisa der dinheiro para se financiar durante esse tempo, caso contrário pagará juros por atraso de dívidas.

Numa situação como essa, o ideal é diminuir gradativamente o seu ciclo de caixa, acabando aos poucos com a necessidade de financiamento. O mais recomendável, aliás, é que ele seja sempre negativo. Isso ocorre quando a empresa só paga o fornecedor depois de ter recebido do cliente.

Permite uma organização financeira melhor

Para ter a empresa “na palma da mão” e saber quanto o negócio precisará de financiamento durante o período do ciclo de caixa, você pode utilizar a projeção do fluxo de caixa.

No nosso exemplo anterior, seria possível identificar a previsão de saídas para aqueles 20 dias e, a partir desse número, prevenir o caixa da empresa para que ele não fique no vermelho. Por isso é tão importante o capital de giro: para o negócio se manter firme enquanto aguarda o recebimento de vendas a prazo.

Você também pode tentar diminuir o ciclo operacional por meio de melhorias logísticas, layout de produção, desempenho dos colaboradores ou outro tipo de mudança. Também pode reduzir ou tornar negativo o prazo do ciclo de caixa negociando com fornecedores e antecipando o recebimento dos clientes.

Note que, para poder identificar onde aperfeiçoar os processos internos com o objetivo de tornar a gestão financeira mais eficiente, a empresa deve monitorar todo o ciclo operacional.

Ajuda muito nessa tarefa um software ERP (do inglês Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Corporativos). A utilização de um sistema informatizado torna o controle dos prazos e dos fluxos muito mais fácil e menos sujeito a erros. Especialmente quando é necessário acompanhar vários produtos ou serviços ao mesmo tempo, em grande escala.

Um fluxo de caixa eficiente

Lembra da comparação que fizemos com a Fórmula 1? Pois vamos voltar a ela para explicar mais uma coisa importante: o estrategista de uma equipe de automobilismo precisa de dados para tomar decisões, como o número de paradas para reabastecimento e troca de pneus, certo? Ele precisa saber, por exemplo, a cronometragem e a telemetria do carro.

Na gestão financeira não é diferente: vão ser necessárias informações precisas que a movimentação do fluxo de caixa fornece. O ideal é que o caixa da empresa esteja sempre no azul, ou seja, positivo.

Inicialmente, o gestor deve monitorar o fluxo de recursos durante um certo período, para avaliar se há ocasiões em que o saldo fica negativo. Se sim, ele tem que descobrir as causas dessa situação, para corrigi-las. Afinal, quanto menor o ciclo de caixa, menor a necessidade de financiamento externo.

Tenha em mente que, em princípio, o melhor é que a companhia seja autossuficiente do ponto de vista das finanças, já que o custo do capital próprio é muito menor do que o de terceiros. Até pra saber se vai precisar de recursos em um determinado período a empresa vai ter que consultar o fluxo de caixa ou um plano de contas.

Com um monitoramento adequado da movimentação financeira, é possível planejar-se para diminuir o ciclo de caixa ou ciclo financeiro e, assim, não depender de recursos externos. Além disso, numa eventual expansão, a organização pode dimensionar bem o investimento necessário, para não deixar o caixa a descoberto.

Um exemplo prático

Um dos grandes erros cometidos por empreendedores é a falta de monitoramento do fluxo de caixa no período de todo o ciclo operacional. Por exemplo, se esse ciclo é longo, o gestor pode facilmente se perder nas contas, se não controlá-las.

Num ciclo operacional de 180 dias, por exemplo, pode ser que você se entusiasme com o saldo positivo no período, digamos, entre os dias 30 e 40 e faça uma retirada de recursos para uso pessoal, compra de equipamentos ou expansão das suas instalações.

Num caso assim, se a empresa precisa pagar fornecedores mais tarde, no dia 90, por exemplo, mas só receberá dos clientes no dia 180, a companhia terá um ciclo de caixa de 90 dias.

Se o saldo do caixa fica no vermelho durante três meses e a empresa precisa recorrer a empréstimos, ela pode se ver fragilizada por problemas financeiros. Para que algo assim não ocorra, você deve ser metódico com o seu fluxo de caixa. De preferência, tenha um software para automatizá-lo e evite perder tempo na coleta e avaliação dos dados.

Tenha em mente que o seu objetivo é deixar o saldo do caixa sempre no azul. Assim, vai ser possível comprar, fabricar, vender e receber sem deixar de honrar os compromissos com fornecedores, impostos, fiscalização e colaboradores.

Vantagens e benefícios de um bom fluxo de caixa

No passado, era comum que os empreendedores usarem a própria experiência para fazer compras, decidir a quantidade de produção, realizar ações especiais de vendas etc. Devido à dificuldade de controle dos dados de entrada e saída na empresa, era de fato mais difícil realizar cálculos mais apurados.

Hoje em dia, porém, com o uso de sistemas informatizados como os softwares ERP — que integram vários processos dentro da cadeia produtiva — o monitoramento dos dados do negócio ficou bem mais fácil. É possível planejar a oferta de mercadorias e se preparar financeiramente com muito mais antecedência e menos riscos de escassez.

Permite um planejamento de médio prazo

Com a avaliação minuciosa do fluxo de caixa, é possível encontrar padrões de entradas e saídas. Por exemplo, em empresas de varejo é normal haver um pico de receitas no início do mês, quando os consumidores recebem os salários e vão fazer compras.

Ao saber disso e com dados confiáveis, o negócio pode programar a produção e o estoque, também com base no ciclo operacional. Assim, a organização não deixa de atender à demanda e, como consequência, não perde vendas nem lucro.

Por falar em lucratividade, pode ser que você não saiba se o negócio de fato tem saldo positivo ou, então, perceba que o excedente não é suficiente para compensar o custo de oportunidade. Sem dúvida, o fluxo de caixa supre essa carência de informações. Vai ser possível não apenas saber o saldo total entre receitas e despesas, como também avaliar essas duas classes com base nos agrupamentos de cada uma.

Ajuda a compreender mudanças nos negócios

Se houve um pico de entradas ou saídas, você vai poder rastrear os valores e saber exatamente onde ocorreu alguma mudança brusca. Com isso, pode até identificar alterações nos dados de consumo dos clientes.

Por exemplo, se um novo bairro passa a existir na cidade, é natural que as vendas aumentem. Mesmo que isso seja bom para a empresa, ela deve se planejar para manter a oferta em níveis satisfatórios, não é verdade?

Numa outra ocasião, se os custos crescerem de forma significativa, você também pode utilizar a análise do fluxo de caixa para descobrir onde houve o acréscimo e, a partir desses dados, mudar processos para voltar à situação anterior.

Em alguns casos, o fluxo de caixa até pode servir para a identificar desperdício de matéria-primas ou desvios de qualquer espécie. Afinal, se os dados possuem padrões e mudam repentinamente, é porque houve uma causa que deve ser investigada.

Contribui para a projeção de receitas e despesas

Além de mostrar um retrato fiel da situação financeira do seu negócio em dado momento, o fluxo de caixa pode ser muito útil para o planejamento dessa área da empresa, por meio da projeção das receitas e das despesas.

Geralmente, isso é feito com periodicidade anual. Portanto, ao supor dados de entradas e de saídas diários, semanais ou mensais, você pode ver o comportamento do fluxo de caixa durante o ano. É claro que isso só é possível com o uso de uma ferramenta automatizada, como um software de gestão.

À medida que simula as entradas e as saídas, o gestor acompanha a evolução do fluxo de caixa em diferentes cenários e, assim, pode prever algum período com saldo negativo. Por exemplo, no início do ano, quando os pagamentos de impostos se acumulam e pesam nas suas contas.

Se o capital de giro não for suficiente para vencer essa pressão nas finanças, é bom você saber o quanto antes que vai precisar de meios alternativos para gerar receita sem pegar empréstimos.

Em alguns casos, oferecer descontos em compras à vista é uma boa opção para antecipa a entrada de recursos no caixa. Dessa forma, ela evita que o saldo de receitas e despesas fique no vermelho durante na época em que a maioria das contas vence.

Afinal, é muito mais vantajoso oferecer um desconto de 5% a 7% para compras à vista do que captar recursos por uma taxa de 10% ao mês, por exemplo. 

Conclusão

O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para o sucesso da gestão financeira de um negócio e, consequentemente, para a sobrevivência da organização em longo prazo.

Quando as entradas e as saídas são registradas, de preferência, num software de gestão, a empresa pode trabalhar passado, presente e futuro das finanças de maneira muito mais eficiente do que com métodos tradicionais, como cálculos esporádicos e isolados.

Se der uma atenção especial ao fluxo de caixa, você vai criar condições para que o saldo entre receitas e despesas seja sempre positivo, de modo a tornar o negócio autossuficiente.

Ao não mais depender de financiamento externo ou ao reduzir ao máximo essa necessidade, a sua empresa diminui os custos de produção e se torna mais competitiva no mercado. As consequências são preços mais atrativos para o consumidor, aumento nas vendas e a criação de um círculo virtuoso na sua gestão financeira!

Tem o hábito de acompanhar de perto o fluxo de caixa da sua empresa? Surgiu alguma dúvida ao começar a aplicar essa ferramenta? Compartilhe a sua experiência com a gente nos comentários abaixo!