ERP para gestão orçamentária: veja como obter os melhores resultados

Ao analisar os desafios da gestão empresarial, uma das maiores preocupações gira em torno do risco de falhas de processos, que pode prejudicar a saúde financeira e até mesmo a sobrevivência de um negócio.

Atualmente, a tecnologia é uma grande aliada desse desafio, principalmente com o uso de ERP para gestão orçamentária, que traz resultados ligados à:

• integração e controle das informações;
• gerenciamento de dados;
• aumento da eficácia;
• aprimoramento dos processos.

Ficou interessado em saber como o ERP pode ajudar em sua empresa? Reunimos nesse post as principais informações para que saiba como utilizá-lo a favor de seu negócio. Confira! 

O que é ERP?

O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema integrado de gestão empresarial. Ele registra e integraliza as informações de diversos departamentos — contábil, administrativo, orçamentário etc. — criando as condições necessárias para que a tomada de decisão seja mais assertiva e para que os processos sejam aprimorados.

A partir da integração e tratamento das informações, o ERP oferece à empresa um modelo eficaz de organização, otimização dos processos e distribuição dos recursos. Isso acontece porque o software disponibiliza aos gestores um panorama detalhado sobre a empresa.

Como funciona o ERP?

Alguns sistemas de ERP, como o Pirâmide, por exemplo, são estruturados em módulos, identificando as diversas áreas da empresa e integrando-as com as outras. 

Assim, quando a informação é inserida em um deles, automaticamente fica disponível nos demais. Por exemplo: ao inserir um lançamento no módulo de compras, ele aparecerá no orçamentário.

Isso aperfeiçoa o processo e evita divergências, pois acaba com a necessidade de lançar a mesma informação em dois locais diferentes. Ademais, a integralização dos módulos possibilita melhor controle em caso de ajustes e inclusões, uma vez que as informações trafegam no sistema em tempo real.

Agora que você já sabe o que é e como o ERP funciona, confira o que é gestão orçamentária!

O que é gestão orçamentária?

A gestão orçamentária nada mais é do que o conhecimento apurado entre o que foi planejado e o que foi atingido em relação aos resultados financeiros. Isso inclui um controle rigoroso de:

• antecipação de despesas;
• definição do orçamento;
• estratégias de controle de gastos.

Isso faz com que ela seja essencial para qualquer tipo de negócio, visto que não há como alavancar os resultados de uma empresa sem o devido controle.

Uma gestão orçamentária adequada deve considerar o fluxo de caixa, orçamento mensal e orçamento anual. Para que seja efetiva, é  fundamental contar com dados confiáveis e considerar todas as informações referentes ao orçamento.

Para que seja efetiva, a gestão orçamentária é composta por 4 fases que descreveremos abaixo.

1. Planejamento

Corresponde à pesquisa inicial das informações e definição dos objetivos a partir do planejamento estratégico para os próximos anos (receitas, despesas e investimentos). Os aspectos principais são:

• gastos com colaboradores e operacionais;
• perspectiva de faturamento;
• estimativa de custos variáveis;
• estimativa de deduções de vendas;
• necessidade de capital de giro (NCG);
• estimativa de investimentos operacionais.

2. Simulação de cenários

O objetivo dessa etapa é prever quais serão as possíveis variações e seus resultados, a fim de antecipar as mudanças e construir estratégias baseadas nos cálculos dos riscos. Em geral, a simulação é realizada a partir de três cenários: otimista, pessimista e realista.

3. Acompanhamento

Com o planejamento e a simulação concluídos, é hora de definir os parâmetros e acompanhar o desenvolvimento do empreendimento para assegurar que os objetivos serão alcançados.

Nessa etapa serão utilizadas 3 ferramentas de gestão que possibilitam a atuação dos colaboradores a partir de dados e fatos, ampliando o desempenho do negócio. São elas:

1. relatórios gerenciais;
2. indicadores de desempenho;
3. análises gráficas.

4. Revisão

Essa última fase da gestão orçamentária está relacionada à avaliação de resultados em contrapartida com os objetivos definidos anteriormente.

Aqui, é importante lembrar que tanto o mercado quanto a empresa estão em constante transformação. Por isso, é indispensável que a revisão considere as mudanças e alinhe os objetivos aos cenários vigentes.     

Por que o ERP é importante para a gestão orçamentária?

Por contar com diversas etapas, a gestão orçamentária não é uma tarefa simples.

Contar com o auxílio de softwares como o ERP é essencial para evitar erros, agilizar o processo e integrar os controles entre as áreas da empresa.

Esse sistema possibilita a comunicação de todos os setores da empresa, centralizando os processos e disponibilizando as informações importantes. Isso faz toda diferença para os gestores, pois permite compreender as necessidades, planejar, construir previsões e metas e avaliar a produtividade.

A automatização por meio do sistema reduz as falhas, aumenta a produtividade e as margens de lucros.

O grande diferencial desse módulo é o orçamento de despesas. Com ele, as compras desnecessárias e os gastos não previstos são bloqueados. Ou seja, é possível analisar a situação em tempo real e evitar os déficits, pois o ERP Pirâmide funciona online e por dispositivos móveis, integrados aos demais módulos, de modo que essas compras podem ser aprovadas ou rejeitadas pelo responsável a qualquer momento.

Qual o sistema ERP ideal para a gestão orçamentária da empresa?

A escolha do ERP exige cuidado para que gere os benefícios esperados. A empresa deve identificar suas necessidades e objetivos para optar pelo ERP mais adequado.

 Além do preço da ferramenta, alguns fatores devem ser considerados, tais como:

• facilidade da implementação e de operações,
• funcionalidades do sistema; 
• qualidade do suporte técnico;
• reputação do fornecedor.

Como complemento, o ideal é contar com um ERP que possibilite integração entre os módulos, pois isso evita os esforços desprendidos com o lançamento duplicado de informações, além de aumentar a velocidade e a confiabilidade dos dados.

Por fim, o último fator que deve ser levado em consideração é a questão da praticidade e mobilidade no acesso às informações do sistema, para que sejam acessadas por dispositivos móveis.

O ERP para gestão orçamentária pode trazer inúmeras vantagens no tratamento de dados, na redução do tempo de resposta, na otimização de processos e no controle de gastos, de modo que a gestão de sua empresa seja mais efetiva e contribua para que o negócio amplie as margens de lucro.

Se você ainda não implementou o ERP em sua empresa, entre em contato conosco! Será uma grande satisfação preparar a melhor solução para o seu negócio!