Ter um negócio financeiramente saudável é o sonho de todo empresário ou administrador. Afinal, quando há dinheiro em caixa, é muito mais fácil quitar dívidas, fazer investimentos e  ter lucro para dividir entre os sócios. No entanto, para isso, é necessário ter um bom planejamento e saber fazer a gestão de custos da empresa de maneira eficiente.

Não é preciso ser nenhum gênio das finanças para chegar a essa conclusão, já que os custos são grandes responsáveis pela dinâmica econômica das empresas.

Todo o processo, que envolve desde a produção até a compra pelo consumidor final, é influenciado por esse valor. Sendo assim, sempre é interessante controlar e reduzir os gastos de uma empresa.

Sabendo disso, é comum que empreendedores e até mesmo administradores experientes tentem reduzir esse montante. Porém, nem todos possuem o olhar analítico necessário para enxergar o impacto real de cada um na vida útil da empresa ou sabem como diminuir o valor sem prejudicar o negócio.

Se você faz parte desse time ou apenas deseja se aprofundar no assunto, continue acompanhando o post de hoje e descubra tudo o que você precisa saber sobre custos para ter um controle financeiro excelente!

1. O controle financeiro na gestão de custos

O nome já deixa claro: o controle financeiro é o gerenciamento de todas as atividades que envolvem dinheiro em uma empresa – seja o que entra ou o que sai. Ele permite, entre outras coisas, saber a atual liquidez e a avaliação da situação econômica em que o negócio está.

Para muitos administradores, saber o direcionamento do dinheiro gasto dentro de um negócio pode parecer insanidade, mas é esse tipo de controle cuidadoso que permite fazer um planejamento de crescimento seguro.

Afinal, quando você sabe quanto de seu faturamento está comprometido, não dará um passo maior que as pernas em sua empresa.

Isso é feito com registros e análises cautelosas das saídas e entradas em um negócio. Cada conta paga precisa ser especificada e, se possível, relacionada ao setor responsável.

Muito desse controle já é feito devido às obrigações de demonstrativos contábeis. Porém, ter uma boa gestão não é trabalhar para produzir DRE’s e balanços, mas colocá-los para trabalhar por você.

Quem tem dificuldade em ter essa visão geral do negócio pode segmentar o controle financeiro em partes menores, deixando a compreensão mais simples. Confira a sugestão de controles:

  • caixa;

  • banco;

  • contas a receber;

  • contas a pagar;

  • fluxo de caixa.

Dividindo dessa forma, é fácil entender quanto a empresa está gastando, quanto está recebendo e, principalmente, se tem dinheiro para quitar todas as suas dívidas.

Além disso, pode focar nas contas a pagar para fazer uma gestão financeira mais eficiente.

1.1. O papel da gestão de custos

Quando há um conhecimento de como a empresa gasta seu dinheiro, o empresário consegue ter um panorama dos custos em sua mente.

Assim, pode fazer um planejamento mais eficiente, não só de compras com fornecedores, por exemplo, como também de investimentos do capital da empresa.

Porém, quando a gestão de custos não é feita de maneira correta ou, pior ainda, ignorada pela equipe financeira, pode trazer consequências graves para a saúde econômica de um negócio – como o superendividamento, dificuldade em atingir metas e até mesmo a redução da produtividade geral.

Controlar os gastos da empresa vai muito além de saber quais contas estão sendo pagas, é enxergar cada investimento feito e compreender os resultados que ele traz.

Quando feita dessa forma, a gestão possibilita uma mudança de olhar interessante para o empresário, pois ele descobre onde vale a pena colocar dinheiro e de onde é preciso tirar.

Assim, surgem as oportunidades de redução de custos, que podem ser realizados com a ajuda de indicadores financeiros. Dentro da produção, logo ficam claros quais setores conseguem produzir mais com menos, sem afetar a qualidade do produto oferecido.

Outro ponto bastante importante da gestão de custos são as taxas e tarifas. Muitas vezes, esse tipo de despesa passa despercebido no controle de operações financeiras, já que são obrigatórias.

Mas será que esses valores não podem ser revistos em uma negociação com o banco? O regime tributário em que a empresa se insere é o mais adequado?

Todas essas perguntas só surgem com um cuidado intenso do setor de custos. O lado bom é que a resposta para grande parte dos problemas financeiros que uma empresa pode ter também está lá.

Ou seja: um olhar mais apurado é capaz de garantir mais inteligência nos negócios e a competitividade que a empresa tanto busca.

2. O planejamento financeiro na gestão de custos

Dentro desse cenário, é quase impossível não entrar na questão do planejamento. Isso porque, embora seja útil, só controlar o dinheiro que entra e sai não ajuda a traçar estratégias para colocar a sua empresa no plano estratégico que você deseja – o que só é possível com organização e metas.

Com a gestão de custos e a de fluxo de caixa, torna-se possível traçar uma média mensal de faturamento e gastos. Esses números serão utilizados para fazer o planejamento financeiro da empresa, criando metas atingíveis e guiando as ações que as tornam realidade.

Em outro plano, é preciso lembrar que, quanto mais informações sobre um negócio o empresário possui, mais simples será o processo de tomada de decisão. Em outras palavras: quando entende quanto dinheiro tem e quanto precisa para honrar seus compromissos nos próximos meses, é mais fácil descobrir se é o momento de fazer melhorias na produção.

Além disso, quando o negócio possui uma gestão de custos eficiente, é possível saber exatamente o nível de endividamento em curto e longo prazo, deixando claros os esforços que precisam ser feitos para sanar essas dívidas.

É importante lembrar que, quando falamos de endividamento, não estamos trazendo à tona somente possíveis financiamentos com o banco. Todo o capital de terceiros investido em uma empresa, inclusive compras parceladas com fornecedores, devem estar nesse montante.

Ou seja, é praticamente impossível uma empresa operar no Brasil atualmente sem ter essas obrigações.

2.2. Em busca da solvência

Solvência é a palavra usada na contabilidade para designar uma empresa que possui o ativo maior que o passivo.

Ou seja, é capaz de quitar todas as suas obrigações perante fornecedores, bancos e governo sem deixar dívidas para trás. É pensando nessa capacidade que é feita a gestão de custos e o planejamento financeiro.

É normal passar por períodos de crise, afinal, não existe negócio 100% estável em um mundo que se transforma constantemente.

Porém, ter uma reserva para passar pelas adversidades é possível, assim como prever as movimentações negativas do mercado. E essa característica ajuda, inclusive, em negociações de crédito.

Para descobrir se a sua empresa vai bem, instituições financeiras e até mesmo fornecedores querem muito mais do que um saldo positivo na conta movimento e uma sede impactante – eles querem saber como anda a saúde financeira da sua empresa.

Sendo assim, a liquidez e o capital de giro serão avaliados em pedidos de crédito. Quem deseja ampliar o negócio e quer ajuda para financiar esse avanço, com certeza precisará passar por isso e provar que é capaz de honrar todas as obrigações que possui.

Isso também vale, é claro, para quem está enfrentando dificuldades financeiras e precisa renegociar taxas de juros e prazos de pagamento. O histórico de bom pagador ajuda, mas a instituição financeira precisa sentir que as finanças do negócio estão organizadas e que, apesar do momento difícil, a empresa não está superendividada e será capaz de liquidar os débitos.

Mesmo que essa não seja a sua situação, ficou claro a importância de ter o planejamento financeiro e o quão crucial é fazer uma otimização da gestão de custos, certo? O próximo passo, então, é descobrir como isso pode ser feito.

3. Dicas de otimização

Quando o empresário tem uma boa visão da situação financeira da empresa e metas claras a cumprir para realizar o planejamento, chega o momento de rever os custos e tentar reduzi-los para aumentar a rentabilidade dos setores – e, consequentemente, o lucro.

Analise cada uma dessas ideias e descubra se elas podem ser aplicadas no seu caso:

  • Registre operações financeiras: o registro das operações é a base para todas as ações de uma empresa na área de finanças e, apesar de sua importância, é comumente ignorada pelos gestores. Não cometa esse erro básico, pois sem esses registros, entender a situação do negócio se torna quase impossível.

  • Negocie com fornecedores: com o planejamento em mãos, é possível prever quais meses terão uma situação financeira mais difícil e pedir condições especiais de pagamento na compra de matérias-primas, especialmente se a quantidade for grande. Sempre que puder, tenha mais de um fornecedor, pois isso ajuda a ter mais margem de negociação.

    Quando a empresa está endividada, também é aconselhável renegociar parcelas vencidas de forma que isso não prejudique o nome da sua empresa no mercado e, quem sabe, evite o pagamento de multas e mora. 

  • Pague as contas em dia: o planejamento financeiro, em geral, possui todas as obrigações da empresa divididas por meses. Por isso, não há desculpa para atrasar parcelas, especialmente se houver dinheiro para quitá-las. Se não quiser perder dinheiro em multas, moras e juros, manter a pontualidade nos pagamento é um ponto de atenção.

  • Peça descontos: o hábito de tentar obter um preço mais baixo por mercadorias, matérias-primas e insumos faz toda a diferença no resultado anual da lucratividade da empresa. Se houver a possibilidade de adiantar um pagamento agendado para o futuro, você também pode negociar com o fornecedor um abatimento no montante.

  • Pesquise os juros mais baixos: válido especialmente para quem está endividado, esse hábito pode fazer toda a diferença no fluxo de caixa. Ao pedir empréstimo em um banco, avalie as taxas oferecidas. Está devendo a um fornecedor? Pesquise se não compensa pedir um empréstimo no banco e quitá-la. Quanto mais baixa for a taxa de juros, maior a probabilidade da empresa conseguir pagá-la sem maiores dificuldades.

  • Reveja o sistema tributário: quando falamos sobre os impostos pagos por uma empresa, devemos lembrar que Lucro Real e Lucro Presumido têm um impacto verdadeiro sobre o montante pago. A melhor forma de descobrir qual é a mais viável para a sua empresa é analisar sua situação financeira. Acredite: isso pode fazer o negócio economizar muito!

  • Planeje o seu preço: um dos pontos cruciais sobre a gestão de custos é que ele oferece uma precificação muito mais assertiva, evitando prejuízos para a empresa. Da mesma forma, ele deixa claro qual a margem de descontos que pode ser praticada para fidelizar clientes sem afetar demais os lucros do negócio.

4. Ferramentas de gestão de custo

Tentar fazer o controle das finanças de uma empresa sem ajuda de nenhum instrumento é praticamente impossível. Porém, com algumas ferramentas que já fazem parte da rotina de um empresário, tudo fica mais simples e bem mais eficiente. Confira:

4.1. Orçamento da empresa

Orçamento é outro nome usado para designar o planejamento financeiro, ou seja, a programação antecipada de gastos e receitas da empresa.

Ele será utilizado como um norte na administração da empresa, já que suas necessidades pedem ações que intensifiquem o corte de despesas ou o aumento de receita, por exemplo.

Porém, é necessário salientar que esse processo é uma via de mão dupla. Ao mesmo tempo em que o orçamento guia os custos, um aumento inesperado no montante a pagar pode pedir uma alteração no planejado.

4.2. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais usadas pelos gestores de custo, uma vez que faz o controle do dinheiro que entra e que sai de maneira detalhada.

Por ser responsável por registrar essa movimentação, ele mostra os custos inesperados e os recorrentes, ajudando a planejar melhor o uso do ativo da empresa.

4.3. Demonstrativos financeiros

Muitas empresas encaram a necessidade de enviar o Demonstrativo de Resultado (DRE) e o Balanço Patrimonial como uma mera formalidade burocrática.

No entanto, eles oferecem múltiplas possibilidades para avaliar a saúde financeira de um negócio, especialmente quando feitos de forma correta.

Por meio desses demonstrativos, é possível calcular, por exemplo, se uma empresa está se endividando nos últimos períodos.

Quando há crescimento nas receitas, eles mostram se foi impulsionado com capital próprio ou de terceiros, revelando o endividamento.

Além disso, com o balanço, também se calcula a liquidez, que é uma estimativa, normalmente expressa em dias, de quanto tempo a empresa demoraria para quitar todas as obrigações que ultrapassam o valor de seu ativo.

4.4. Softwares de finanças

Algumas empresas, especialmente as menores, fazem o controle financeiro via Excel. Embora o programa tenha ferramentas interessantes, que ajudam a customização conforme a necessidade, ele abre margens para muitos erros, uma vez que o processo é todo manual.

Ter softwares adequados para cada tipo de empresa ajuda a administração financeira e, posteriormente, na gestão de custos.

Com eles, é mais fácil consultar lançamentos, checar dívidas em aberto e muitos oferecem até mesmo gráficos com análise de gastos, ajudando o processo de tomada de decisão.

Sempre que possível, é indicado contar também com um software de controle de gestão empresarial integrada (ERP), que torna o orçamento mais fácil de ser manuseado e ainda promove a integração de todos os setores do negócio através de seus módulos.

Independentemente do que a sua empresa precisa, sempre vale a pena investir na tecnologia para facilitar processos e deixar o controle financeiro mais confiável.

Existem diversos produtos com essa finalidade no mercado de software, encontre o que possui melhor custo-benefício para profissionalizar a gestão da sua empresa.

5. A importância da gestão de custos em momentos de recessão

Não é à toa que a preocupação com a gestão de custos se torna mais comum em períodos de economia fraca e baixo consumo. Afinal, o objetivo de todo negócio é vender, e se os clientes não compram, há chances de bons negócios quebrarem financeiramente.

Nessas fases, o que separa as empresas que conseguem sobreviver à crise das demais é o controle financeiro. Porém, as empresas que não tiveram esse hábito quando a economia estava em alta não precisam se preocupar, porque há outro caminho que pode ser seguido: o uso estratégico da gestão de custos.

Se aumentar o faturamento está fora de cogitação, o caminho para manter a margem de lucratividade em uma porcentagem confortável é reduzir o dinheiro gasto dentro da empresa.

Nesse momento, contadores, administradores, economistas e empresários se reúnem com um único objetivo: cortar atividades que não deem lucro e gastos supérfluos.

Muitos funcionários veem essa movimentação como algo negativo, afinal, fica claro que a empresa não está passando por bons momentos. Porém, esse tipo de reajuste é essencial para ter um negócio duradouro e economicamente saudável.

Se o próprio Governo utiliza medidas desse tipo para se reerguer durante a recessão, nada mais natural que as empresas preocupadas em ter solvência acompanhem esse movimento.

5.1 Onde fazer os cortes de custos durante a recessão

Para fazer um corte de gastos eficiente, é preciso ter um olhar cauteloso perante a sua empresa. O caminho mais natural dos empresários é rever a folha de pagamento, que tem uma taxa tributária bastante onerosa, e benefícios para funcionários.

Todavia, esse movimento pode ser desmotivador para os trabalhadores, trazendo queda na produção em um momento crítico.

Os caminhos mais seguros e eficientes para reduzir as obrigações da empresa são:

  • Investigar possíveis inovações na produção: reveja processos e pergunte aos funcionários se eles possuem ideias de como tornar o dia a dia mais simples e menos custoso. Muitas dessas ideias se perdem por medo de não serem ouvidas pelos superiores, e podem resultar em uma economia grandiosa.

  • Promova uma caça aos gastos não previstos: assim que fechar o resultado do mês, faça uma análise de todos os pagamentos que não estavam no orçamento. Pode ser que eles revelem uma máquina antiga que possui uma alta taxa de manutenção, a ponto de compensar trocá-la ou mostrem que um setor está gastando mais do que deveria, sendo necessário ressaltar as políticas econômicas da empresa.

  • Proponha metas de corte de gastos: embora elas sejam mais associadas a crescimento, as metas podem e devem ser utilizadas para promover a economia dentro do ambiente de trabalho. Deixe os próprios funcionários proporem onde esses cortes podem ser feitos, pois eles sabem melhor que ninguém o que é essencial em seu trabalho.

  • Reveja contratos antigos: com o passar do tempo, o preço de produtos e serviços fornecidos por contrato costumam ser reajustados com um índice de preços, como o IGPM e a inflação. Porém, não é raro que esse crescimento seja maior que o valor de mercado, fazendo com que você pague mais para usar o mesmo serviço.

Busque os contratos que se encaixam nesse caso e renegocie os valores. Se necessário, vale até pedir orçamentos para empresas concorrentes. Em tempos de recessão, gastar dinheiro à toa por simples costume é pedir para ver seu negócio ruir.

Ao longo desse guia, você entendeu um pouco mais sobre a importância de manter um controle financeiro da sua empresa, já que essa é a única forma de evitar endividamento e saber a hora certa de crescer.

Tudo isso ajuda o posicionamento da marca no mercado e possibilita que o melhor produto seja oferecido com o menor custo – o que não significa apenas tentar conquistar mais clientes e aumentar o faturamento da empresa.

O gerenciamento interno também é essencial, controlando não só a entrada, mas principalmente a saída de dinheiro da empresa. Essa é a base de um negócio saudável, lucrativo e eficiente.

Para ajudar na gestão de custos da sua empresa, apresentamos dicas de ferramentas que podem ser usadas durante a análise e até mesmo saídas para encontrar os desperdícios que ocorrem dentro do negócio.

Agora, só resta colocar esses ensinamentos em prática para ter uma empresa mais controlada, forte e com dinheiro em caixa, mesmo nos momentos de recessão.

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