Apesar do crescimento do valor estratégico de vários serviços e setores, boa parte do dia a dia de um negócio ainda é focado em tarefas operacionais. De forma geral, essas são algumas das principais fontes de renda para a empresa. Porém, é sempre bom lembrar como a gestão de processos é importante para garantir a maior eficiência operacional.

Ter processos mais eficientes significa que o custo final é reduzido em comparação com o lucro proporcionado. Calcular esses valores é fundamental para entender a saúde financeira do seu negócio. Se o rendimento final for muito baixo, pode ser um sinal de que sua empresa não possui processos bem estruturados, ou que seus investimentos não foram bem direcionados.

Em todo caso, a melhor forma de começar a calcular a sua eficiência operacional é colocar os valores no papel. As principais variáveis em jogo aqui são os custos de manutenção (material, salários), o valor do faturamento (total das vendas) e o tempo de espera (intervalo entre investimento e o recebimento do lucro). Um lucro de R$ 100, por exemplo, pode ser bem alto para um investimento de R$ 100 e retorno em um dia, mas será baixo se o tempo for de um ano ou o investimento for de R$10.000.

Com isso em mente, é hora de pensar em estratégias de gestão de processos que afetem positivamente a sua eficiência, sempre melhorando a proporção entre custo e retorno financeiro. Para te ajudar com essa tarefa, trouxemos 6 dicas que você pode seguir. Acompanhe:

1. Análise de custos

Uma boa gestão sempre começa com o levantamento e interpretação de dados relevantes, especialmente quando envolve a gestão de custos de uma empresa. A primeira coisa que você deve fazer é acompanhar as métricas de desempenho da sua equipe e gerar estatísticas que possa analisar objetivamente.

Com essas informações, o passo seguinte é classificar estes diferentes custos: material de produção, custos fixos de manutenção do espaço, pagamento de colaboradores, terceirização de serviços etc. Entendendo o tipo de gastos gerados por cada setor, você está melhor equipado para fazer os cortes necessários.

Após essa avaliação, é momento de calcular a eficiência operacional do processo em questão. Pode ser que um determinado custo de manutenção não seja mais necessário após alguma adaptação operacional, podendo ser eliminado, ou talvez a forma como os materiais são usados não esteja devidamente otimizada para evitar desperdícios.

2. Gestão focada em metas

Em muitas empresas, a gestão de processos é focada apenas na manutenção de meios já estabelecidos de atuação. Continuidade de uma rotina que não necessariamente proporciona a melhor relação custo-benefício. Pode ser que seu negócio se mantenha com essa filosofia, mas ele dificilmente terá um rendimento acima da média.

Por outro lado, uma gestão com foco nas metas do setor proporciona uma mudança de perspectiva. Em vez de trabalhar com a manutenção do status quo, os profissionais envolvidos devem atuar para alcançar um objetivo, reinventando seus métodos de atuação quando for necessário.

Essa mudança de comportamento afeta diretamente a eficiência operacional de um negócio. Metas com um prazo e limite de recursos levam seus colaboradores a encontrarem soluções mais rentáveis para suas limitações. Se o objetivo em questão for uma competição (conseguir maior rendimento até determinada data), então, cada equipe terá que buscar a forma mais eficiente de aproveitar seu tempo e o orçamento disponível.

3. Colaboradores x Produtividade

Se você já fez a análise de custos que mencionamos, deve ter uma noção do percentual de orçamento que sua empresa dedica apenas à manutenção dos profissionais da equipe. Como regra geral, você deve limitar sua folha de pagamento a até 50% do seu capital de giro, já incluindo os encargos trabalhistas. Se o valor percentual está muito alto, pode ser tanto um problema de excesso de custo como de falta de produtividade do time.

4. Use ferramentas de gestão de processos

tecnologia é um componente cada vez mais importante no desempenho de um negócio. Por isso, existem cada vez mais softwares para integrar diferentes partes da empresa e tornar a gestão mais eficiente. Um exemplo é o Customer Relationship Management, ou CRM, uma ferramenta utilizada para registrar dados sobre seus leads. Dependendo do seu segmento, outras ferramentas de gestão podem ser mais importantes, como o ERP (Gestão de Recursos).

5. Considere a escalabilidade das soluções

Além de pensar na eficiência operacional imediata, é importante considerar como certos recursos se adaptam ao crescimento do negócio. Esse é o conceito de escalabilidade, a facilidade com a qual um determinado processo pode ser replicado ou ampliado sem perder sua eficiência ou eficácia.

Esse conceito é válido não apenas para softwares e serviços contratados, mas também para os próprios procedimentos e meios de gestão. Uma linha de produção e checagem, por exemplo, pode ser replicada em uma fábrica, mas apenas até o limite do espaço disponível. Uma verificação minuciosa de um produto antes da entrega contribui para a satisfação do cliente, mas realizar algo assim consome tempo. Dependendo do número de clientes e do lucro efetivo, o custo pode não ser compensado.

6. Adote uma política “paperless”

A palavra “paperless” significa literalmente “sem papel”. Simplesmente, a empresa deve caminhar pouco a pouco para utilizar cada vez menos material impresso, incluindo contratos, memorandos e material publicitário.

A ideia é substituí-lo por material digitalizado, que custa menos para ser conservado, produzido e compartilhado. Não ter que imprimir um novo contrato a cada atendimento pode economizar horas de trabalho de um atendente, o que impacta diretamente na eficiência do seu trabalho.

Com essas dicas de gestão de processos, você já está mais preparado para avaliar e elevar a eficiência operacional dentro do seu negócio. Quer se aprofundar um pouco mais no tema? Então, continue aprendendo e entenda a relação entre o uso de dados e a eficiência operacional!