Ganhar agilidade nas ações do dia a dia é um dos diferenciais do gestor de sucesso. Mais do que dominar os procedimentos, é preciso conhecer as ferramentas que podem simplificar as atividades e assim conduzir o empreendimento na direção certa com uma gestão inteligente.

Mas quais seriam essas ferramentas? Que tipos de recursos podem ser úteis para a gestão otimizar os processos? Se você tem esse tipo de dúvida, é hora de se aprofundar no tema “automação”. É por meio dele que você tem acesso a possibilidades interessantes, capazes de transformar a sua rotina empresarial. Quer saber mais? Então, acompanhe.

O que é a automação de processos?

Para que uma empresa entregue os produtos ou serviços oferecidos sempre com qualidade e dentro do prazo é necessário que as diferentes tarefas que envolvem o processo sejam devidamente organizadas e, de preferência, que tenham uma dinâmica interessante.

Pense em uma empresa que trabalha com calçados. Os processos começam quando o vendedor recebe o pedido do cliente, vai atrás do calçado solicitado no estoque, traz as opções e oferece alternativas para o cliente fechar negócio, podendo levar horas até concluir seu trabalho.

Agora, imagine essas diferentes etapas do processo ocorrendo com a tecnologia como aliada para integrar sistemas e dados, aprimorando o andamento das tarefas. Isso poderia ser feito da seguinte maneira: o cliente é recebido pelo vendedor que, usando um tablet, procura as opções ao lado desse cliente e cada vez que uma delas é selecionada pelo consumidor o vendedor usa o próprio aparelho e outros recursos integrados para criar uma experiência diferenciada de venda que leva poucos minutos para ser concluída.

Em resumo, é isso o que a automação de processos oferece. Ela simplifica as ações agindo na redução de tarefas repetitivas, criando processos mais inteligentes e racionalizando procedimentos.

Como a automação ajuda as empresas?

Reduz tempo e aumenta a eficiência

Existem diferentes alternativas para automatização empresarial. Entre os recursos mais conhecidos estão o Business Process Management (BPM), mais voltado à gestão de toda a companhia, e o Customer Relationship Management (CRM), que acelera processos de atendimento e relacionamento com o cliente.

Em todo o caso, a automação encurta o ciclo de produção. Com ela, as tarefas manuais podem ser feitas automaticamente, o que reflete em aumento da velocidade de produção, dando à sua equipe maiores condições para se concentrar na questão estratégica do empreendimento.

Assim, a maior parte da energia dos profissionais pode ser direcionada a ações menos burocráticas e mais capazes de gerar retorno para o negócio.

Além disso, reduzindo a complexidade das tarefas mecânicas, é possível aumentar a produtividade, uma vez que o ciclo de atendimento ao cliente tende a se tornar menor em função da maior agilidade das ações na empresa.

Os sistemas mais interessantes do mercado oferecem relatórios precisos aos gestores. Assim, trabalhando com indicadores é possível identificar pontos em que há desperdícios e aplicação equivocada de recursos, o que facilita a tomada de decisões no sentido de corrigir os rumos da gestão.

Diminui os custos

Pense da seguinte maneira: automatizando processos, certamente o aproveitamento dos recursos será maior, fazendo com que as despesas diminuam. Esse é um ponto importante no que diz respeito às finanças da companhia.

Ademais, a automação pode contribuir também com a redução da taxa de turnover, pois tendo como alcançar melhores resultados ao simplificar suas ações, a equipe terá menos motivos para procurar outras opções de mercado.

É bom lembrar que cada saída de funcionário gera um custo que vai desde o cumprimento de obrigações relativas ao seu desligamento, até a contratação e preparação de um novo quadro para substituir aqueles que abandonaram a função.

Facilita a integração das informações

Com a automação de processos, os diferentes departamentos da empresa podem finalmente falar a mesma língua. Esse é um recurso válido para evitar inserções equivocadas de dados e garantir que o processamento deles seja otimizado. Dessa forma, você pode dotar sua companhia de um sistema inteligente de logística, fazendo com que todas as etapas sejam aperfeiçoadas.

A automação permite unir os diferentes bancos de dados dos departamentos de uma companhia em um único sistema de informação comum entre eles. Isso permite que setores como a contabilidade e o RH tenham acesso facilitado a informações úteis entre eles e agilizem a tomada de decisões, bem como permite a consulta rápida ao estoque da empresa, facilitando principalmente a ação de profissionais da área de vendas.

Por funcionar de maneira racional, sem o risco de falha humana, a automação permite a redução da quantidade de erros nos processos, muito em função de eliminar os tradicionais ruídos na comunicação.

Outro ponto importante: a automação aumenta a velocidade no processamento de dados, algo essencial para dar ritmo às ações da empresa.

Melhora a estratégia da equipe

Visualize a quantidade de tarefas operacionais realizadas por sua equipe em um único dia. Agora imagine um recurso capaz de eliminar tudo isso. É o que a automação oferece. Com ela, os processos são simplificados e o tempo médio para a realização de cada atividade é significativamente reduzido.

Consequentemente, seus times ficam livres para focar em ações estratégicas, visando aumentar a produtividade da companhia e diminuir os erros.

Esse é o caminho que muitas empresas têm seguido para qualificar seu quadro de funcionários, valorizando a equipe e dando a ela condições de atuar de maneira significativa no crescimento da organização.

Aumenta a segurança dos dados

Com a integração, é possível armazenar informações relativas às diferentes transações realizadas pela empresa dentro de uma plataforma que só concede acesso às pessoas devidamente autorizadas.

Além disso, esse recurso reduz a necessidade de a empresa trabalhar com documentos que precisam ser manualmente inseridos nos sistemas, correndo riscos como roubos e fraudes. Com a automatização, as informações são registradas virtualmente, eliminando essas ameaças.

Enfim, é inegável que a automação de processos ajuda diferentes tipos de empresas a alcançarem uma gestão inteligente, simplificando processos e agilizando rotinas. Sendo assim, não dá para ficar de fora. Comece a procurar soluções para inovar você também no seu empreendimento e perceba que, em pouco tempo, os resultados serão bastante satisfatórios.

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