1. Introdução

A gestão de um negócio envolve tantas nuances, que é impossível pensar em eficiência se não houver um suporte tecnológico por trás do dia a dia de quem gerencia departamentos ou uma empresa inteira. Existem ferramentas voltadas para cada área de um negócio, mas o ideal é que a visão possa ser integrada. Nesse sentido, é importante que gestores se atentem para as melhores soluções de mercado e entendam melhor o que é ERP e o poder de organização que ele pode agregar a uma empresa. 

A sigla em inglês ERP (Enterprise Resource Planning), significa Planejamento dos Recursos da Empresa, se trata de uma robusta e completa solução de gestão dos negócios. Ela apoia as empresas no controle de todas as informações, do estratégico ao operacional, integra e gerencia dados, além de coordenar recursos e processos para que a tomada de decisão seja a mais acertada possível. 

Com os ganhos estratégicos da implementação de um sistema ERP, a empresa registrará eficiência operacional e melhor performance corporativa. Neste post, conheceremos melhor essa importante ferramenta de gestão empresarial. Vale a pena a leitura se sua empresa está empenhada em atingir níveis cada vez mais altos de competência, alcançar diferenciais competitivos e traçar o caminho da expansão do negócio. 

2. O que é ERP? 

O ERP é um sistema de gestão empresarial que se propõe a integrar departamentos e informações. Com ele, é possível ter uma visão centralizada, mas, ao mesmo tempo, específica de cada área e de todas as informações relevantes de um negócio. 

Assim, essa ferramenta organiza a administração da empresa. Ou seja, concentra informações de compras e vendas, estoques, contas a pagar e a receber, impostos e contabilidade, contratos e ainda recursos humanos e gestão de fornecedores e de clientes. 

Na prática, o ERP é um orquestrador de processos, trazendo automação a diversas etapas e simplificando fluxos de trabalho. O que oferece um repositório único de dados. 

Por ser um integrador de processos, o ERP substitui sistemas específicos para gerenciamento por departamento. Em vez de um sistema financeiro, um contábil, um de logística, outro de produção e por aí vai, a ferramenta incorpora as regras de negócio por meio de funcionalidades que são parametrizadas. Isso produz uma comunicação entre as áreas, tornando-a muito mais fluida e racionalizando passos em toda a cadeia de valor da empresa. 

Essa visão holística do negócio permite a visualização rápida de informações e se torna uma poderosa ferramenta de apoio à decisão estratégica. Isso é possível, porque o ERP coleta informações desde o nível gerencial até o operacional e demonstra, em tempo real, um verdadeiro retrato da organização. 

Além disso, relatórios gerenciais são produzidos a todo o momento e as informações disponibilizadas dão o tom da performance do negócio, ajudando no redirecionamento de esforços para que os resultados estejam sempre nos patamares desejados. 

3. Como é dividido um software ERP? 

O software de gestão de integrada ERP tem como característica a modularização. Isso ocorre, porque ele pode ser implementado de forma completa, parcial ou apenas integrada a outros sistemas já existentes na empresa. 

O fato de ser dividido em módulos facilita que ele seja internalizado por qualquer empresa, de qualquer porte e ramo de atuação. À medida que o modelo de gestão for ganhando maturidade, novos segmentos de funcionalidades podem ser incorporados, trazendo mais solidez à governança do negócio. 

Em termos de arquitetura, o ERP é dividido em camadas: uma de aplicação, outra de banco de dados e outra de gerenciamento. Na camada de aplicação, estão expostas as funcionalidades, os processos e a interface para entrada e consulta de dados. No banco de dados está a base que concentra as informações. Já na de gerenciamento estão os recursos para configurar e parametrizar o sistema de acordo com as necessidades de cada empresa. 

Para melhor visualização de todo o potencial de cobertura de escopo da gestão de um negócio e para que se tenha uma real noção do que é o ERP, os módulos que compõem a ferramenta estão listados em tópicos a seguir. Observe como a lista é extensa, mesmo não sendo conclusiva: 

  • Financeiro; 
  • Contábil; 
  • Fiscal; 
  • Compras e Vendas; 
  • Controle de estoque; 
  • Recursos Humanos; 
  • Comércio exterior; 
  • Automação comercial; 
  • Informações gerenciais. 

Toda essa visão da empresa pode ficar disponível em uma só tela e acessível de qualquer lugar. Isso por meio das plataformas on-line oferecidas por diversas empresas no mercado e ainda pelos recursos de mobilidade para acesso remoto pelo smartphone ou tablet. 

Uma das chaves da gestão empresarial integrada oferecida pelo ERP é que, mesmo com a modularização dos recursos, a base de armazenamento dos dados é única. Ou seja, é garantida a padronização, confiabilidade e integridade das informações. 

4. Quais as principais vantagens do ERP? 

Se existe uma ferramenta de gestão que possui inúmeros benefícios, essa solução é o ERP. A robustez do sistema é tão significativa que as empresas que a adotam contabilizam uma gama impressionante de vantagens. Vamos a algumas delas! 

  • Racionalização de custos, com redução de estoques desnecessários e fim dos desperdícios; 
  • Melhor alocação de recursos, especialmente de pessoal; 
  • Padronização dos processos e redução de retrabalho; 
  • Otimização dos processos, com identificação de falhas, fragilidades, gargalos e visualização de oportunidades de melhoria contínua; 
  • Automação de processos, com simplificação dos fluxos; 
  • Aumento de produtividade; 
  • Melhor tempo de resposta ao cliente; 
  • Redução de custos de TI, com eliminação de investimento em desenvolvimento de sistemas apartados ou módulos que exigirão esforço interno de integração; 
  • Melhorias na gestão de caixa e fechamento de contabilidade; 
  • Otimização da logística, com controle de estoques aprimorado; 
  • Eliminação das interfaces manuais de entrada de dados; 
  • Redução de erros e, consequente, aumento da qualidade das informações, dos processos e dos produtos entregues; 
  • Melhoria na comunicação entre os departamentos e ainda com fornecedores e clientes; 
  • Maior controle de prazos; 
  • Subsídio valoroso aos planejamentos operacionais; 
  • Informações disponíveis em tempo real e de qualquer lugar, utilizando recursos de mobilidade; 
  • Repositório único de dados; 
  • Gestão de projetos otimizada; 
  • Mais eficiência operacional, que é a capacidade de fazer mais com menos; 
  • Decisão estratégica mais assertiva, com informações confiáveis e disponíveis em tempo real. 

5. Como escolher o melhor software de ERP para seu negócio? 

Existem muitas opções de sistemas ERP no mercado e o melhor é que sempre haverá um modelo adequado para a sua empresa. O importante é que haja um processo de elaboração de diagnóstico da realidade do negócio. 

Para isso, é preciso a participação de gestores e colaboradores para levantamento das necessidades de cada área. Há ainda a opção de contratar uma consultoria de gestão empresarial ou ainda contar com o apoio do próprio fornecedor, que poderá oferecer o serviço de mapeamento das características da empresa e apresentar uma proposta de ferramenta mais adequada para a fotografia tirada. 

Depois do autoconhecimento, vem à pesquisa de mercado. É fundamental buscar fornecedores com expertise em atendimento de empresas do mesmo porte e, preferencialmente, também no mesmo segmento de atuação e que possam oferecer soluções alinhadas com o negócio do cliente. Nesse levantamento é importante verificar a abertura para customização da ferramenta e a viabilidade de incremento de novas funcionalidades ou módulos, em versionamentos futuros. 

Caso o interesse seja manter o sistema atual, é importante verificar a compatibilidade e a possibilidade de integração para que haja apenas uma otimização dos fluxos e dos modos de visualização. Assim, as bases já consolidadas podem ser absorvidas e passar a ser trabalhadas com novas funcionalidades.

Resumindo, o fundamental é buscar fornecedores que possam se tornar parceiros para otimização do negócio, oferecendo consultoria prévia para implementação da solução, configuração dos módulos, customização de funcionalidades e treinamento de pessoal. Para que assim possam ser extraídos da ferramenta os melhores resultados possíveis. 

Suporte e manutenção também devem ser verificados junto aos possíveis fornecedores. Assim, os gestores não precisam se preocupar com atualizações e correções, podendo se dedicar exclusivamente a gerir o negócio a partir da ferramenta disponibilizada. 

6. Cuidados na implantação de um ERP 

Não há como se pensar em uma mudança organizacional sem um planejamento para preparar o ambiente e, assim, haja as melhores condições para plena internalização de um novo modelo ou nova ferramenta. 

A incorporação de um software ERP representa uma verdadeira transformação na gestão do negócio. Por isso, há algumas iniciativas que precisam ser conduzidas antes da implementação da tecnologia. 

Definir se haverá aproveitamento do legado 

Toda empresa possui meios para gerir seu dia a dia, nem que sejam planilhas e programas simples. Dessa maneira, é preciso decidir se a manutenção de algum recurso é indispensável ou se será construído um novo arcabouço gerencial do zero. 

Pelo menos em termos de informações, provavelmente, haverá migração da base do velho sistema para o ERP e é fundamental mapear esses dados e suas características, facilitando assim a integração com o novo modelo que será implementado. 

Informação é poder, especialmente, em termos de estratégia do negócio. Nada pode ser perdido e vale a pena o esforço de revirar a base de conhecimentos da empresa para o melhor aproveitamento de todo o histórico acumulado. 

Revisar processos 

Se hoje uma empresa precisa que o funcionário entre manualmente com dados de baixa de estoque, porque a equipe de vendas acabou de fechar um negócio, ela precisará adaptar esse processo para a realidade do ERP, que automatiza fluxos e elimina interfaces manuais. 

Esse é um exemplo simples que deve ser expandido para toda a cadeia de valor da empresa. Assim, antes da implantação de um sistema de gestão integrada, é fundamental que todos os processos sejam revisados e é possível que boa parte deles precisem ser remodelados. 

O que parece ser trabalhoso, na verdade, será um esforço que poderá ser útil em várias etapas posteriores da internalização do ERP. Quando se analisa processos, implicitamente está sendo realizado um diagnóstico empresarial e esse mapeamento será de grande valia em diversas fases de implantação do ERP. 

É verdade que muitos processos deverão sofrer ajustes, mas a dedicação a essa etapa será compensada por tudo o que virá como resultado do novo modelo de gestão. Etapas desnecessárias ou redundantes serão eliminadas, sobreposições também. Além disso, gaps e falhas serão detectados e tudo isso servirá de insumo para a modelagem e customização adequadas da ferramenta que será instalada. 

Adequar a infraestrutura 

Dependendo da atualização e capacidade do hardware disponível na empresa, poderá ser necessário fazer um upgrade ou até um investimento em aquisição de componentes mais potentes, em termos de velocidade de processamento e capacidade de armazenamento. 

Se a empresa não dispuser de orçamento ou não for estratégico o direcionamento de recursos para infraestrutura de TI, o mercado oferece uma solução cada vez mais utilizada pelos clientes: a disponibilização de serviços na nuvem, pagando pelo seu uso e, indiretamente também pelos equipamentos consumidos. É o chamado Platform as a Service (PaaS). 

Engajar e treinar os funcionários 

Se a adoção do ERP transformará a gestão do negócio, é fundamental que haja uma cultura organizacional que favoreça essa mudança. E não há cultura sem pessoas. 

Assim, é fundamental investir em treinamento para uso adequado da nova ferramenta, em capacitação para entendimento dos novos processos. Ações de comunicação também são relevantes para motivar colaboradores a serem parte ativa da mudança e contribuírem com sugestões, que possam trazer uma melhoria contínua nessa nova era de gestão do negócio. 

7. Como um ERP pode ajudar no crescimento da empresa? 

Quando a gestão de um empreendimento é otimizada, ele só terá a ganhar em produtividade, eficiência e competitividade. O resultado disso será o crescimento do negócio em termos de: 

  • Abertura de novos negócios, a partir de maior capacidade operacional e melhor posicionamento no mercado; 
  • Consolidação de parcerias estratégicas, já que empresas competitivas passam a ser alvo de negociações de fornecedores e subsidiárias que se interessam em fazer parte daquele negócio, de alguma forma. 

O destaque na gestão oferecida pelo ERP é desvendar a complexidade do acompanhamento de todos os processos e deixar as lideranças por conta do que realmente interessa: o coração do negócio. Assim, entender e controlar todas as etapas da cadeia produtiva permitirá uma gestão muito mais inteligente, racionalizada, ágil e eficiente. 

Diante disso, não restam dúvidas de que compensa investir em métodos e tecnologias que organizem a empresa e maximize os resultados do empreendimento. E o ERP possui todos os recursos para que o operacional erre menos e a gestão seja mais assertiva. 

Com essas armas na mão, as estratégias de negócio podem ser incrementadas e direcionadas para o que realmente traz retorno à empresa. O resultado disso? Crescimento sustentável e perenidade no mercado. E sua empresa, está pronta para a transformação? 

8. Sua empresa está pronta para a implantação de um sistema de ERP? 

Uma premissa para implementação do ERP é a maturidade dos processos empresariais. Isso, porque a solução organizará esses processos e irá torná-los mais eficientes com recursos tecnológicos e métodos implícitos na ferramenta. 

Então, se uma empresa ainda está parcial ou totalmente desestruturada, será fundamental “arrumar a casa antes”. Mesmo que para isso ela precise contar com alguma consultoria ou até com o apoio do fornecedor da ferramenta que será instalada. 

Outro fator que otimiza a implantação do modelo é o autoconhecimento. Ou seja, o ideal é que a empresa saiba exatamente onde estão seus gargalos, retrabalho, falhas, desperdícios, lentidão na passagem de tarefas ou nas entregas ao cliente. 

Esse tipo de levantamento prévio é fundamental e precisa ser repassado ao fornecedor (quando não feito em conjunto com ele). Será a partir desse desenho da realidade empresarial, que será possível oferecer uma solução sob medida. Isso não só acelerará o processo de implantação, como também, reduzirá o seu custo. 

Assim, alguns fatores críticos de sucesso precisam ser observados por toda empresa que quer estar apta a incorporar a filosofia da gestão integrada em seu negócio: 

  • Patrocínio da alta administração; 
  • Engajamento dos funcionários que serão usuários da ferramenta; 
  • Planejamento da mudança; 
  • Consideração das expectativas realistas sobre os resultados que a solução permitirá capturar; 
  • Capacitação das equipes; 
  • Infraestrutura adequada. 

Aqui vale retomar o que já foi dito anteriormente: um sistema de gestão empresarial só faz sentido se estiver adequado ao modelo de negócio. Por isso, não haverá uma solução disponível em uma prateleira para ser comprada e instalada tal como foi desenvolvida. 

Sempre existirá a necessidade de alguma customização e esse é um passo que precisa ser executado com todo critério, porque depois de fabricada uma “peça”, fica difícil e oneroso desmontá-la e reconstruí-la a partir de um novo desenho. 

9. Conclusão 

É fundamental que as empresas se alinhem com a dinâmica atual do mercado. Principalmente, pois elas estão sendo cada vez mais impactadas pelas novas tecnologias e pressionadas por clientes mais exigentes, que possuem muito acesso à informação e passam a comparar produtos e empresas, formando uma opinião que muitas vezes é disseminada para seu círculo de convivência. 

A agilidade com que tudo acontece passa a ser uma cobrança da parte de todos os atores de mercado: clientes, fornecedores, acionistas e parceiros. Tudo precisa ser rápido, quando não imediato. Para atender a esse novo padrão de relacionamento entre as partes, os serviços precisam estar disponíveis o tempo todo, assim com as informações. 

Então, não há outro caminho que não seja o de investir em pessoas, processos e tecnologias. Pessoas precisam ser capacitadas e estar comprometidas com o sucesso organizacional, colaborando para o melhor desempenho do negócio. Processos precisam ser fluidos, eficientes e padronizados para reduzir erros e tempo de resposta. Tecnologias precisam ser robustas para suportar todos os aspectos do negócio, de ponta a ponta. 

Assim, é indispensável um gerenciamento adequado de recursos, dados e fluxos de trabalho. Não é mais possível enxergar esses insumos como estanques, sendo gerenciados de forma apartada e sendo de conhecimento apenas de alguns. A própria velocidade impressa no meio empresarial força que as visões sejam integradas e holísticas. 

Não é possível, ainda, pensar que um gestor terá condições de acompanhar o crescimento de um negócio sem contar com modelos e tecnologias que facilitem e organizem o processo. Imagine cuidar de clientes, fornecedores, estoque, compra de matéria-prima, controle de produção, pagamentos e recebimentos, fluxo de caixa e contabilidade e ainda gerir pessoas e cuidar das demandas jurídicas. 

Nesse modelo atual, a gestão precisa ser completa, por mais que haja o gerenciamento de cada departamento. É preciso que tudo esteja acessível, em tempo real, e que seja possível visualizar as interveniências para que problemas de uma parte do processo sejam identificados antes que impactem em outros. 

Então, é condição básica que os modelos de gestão evoluam. Um caminho bastante produtivo nesse sentido é conhecer o que é ERP e todas as potencialidades dessa ferramenta, que poderá deixar uma empresa apta para responder rapidamente a mudanças, aos anseios do mercado e às necessidades do cliente. Só assim ela estará pronta para se consolidar e para crescer. 

Agora que você já sabe o que é ERP, que tal ter informação atualizada sobre métodos, estratégias e ferramentas para otimizar a gestão do seu negócio? Assine nossa newsletter! Estamos sempre produzindo conteúdo voltado para líderes que queiram aumentar a competitividade de um empreendimento por meio do conhecimento!