As tarefas administrativas realizadas pelos diversos departamentos de uma empresa são inúmeras, e dar conta de tudo isso por meio de operações manuais demanda tempo, limita a produtividade e abre precedentes para erros. Por isso que já há algum tempo empresas de todos os portes têm implantado sistemas de automação de processos, que aumentam a eficiência operacional.

Para que os gestores e colaboradores possam tirar o máximo proveito das funcionalidades do sistema, é importante conduzir o projeto da forma adequada, desde o planejamento até o seu funcionamento efetivo. Confira aqui as melhores práticas para que a automação de processos seja implantada na sua empresa com sucesso!

Planeje e mapeie os processos

Antes de implementar o sistema de gestão, é fundamental fazer um levantamento de quais processos são executados na empresa e determinar quais dessas tarefas poderiam ser aprimoradas por meio da automação. Além disso, analise quais modelos de software seriam mais adequados para cada tipo de tarefa.

Para que o mapeamento seja eficaz é necessário escolher colaboradores que atuem continuamente nos processos, ou que possuam um conhecimento aprofundado sobre a dinâmica e as necessidades da corporação. Esse planejamento será um guia para toda a instalação do sistema.

Entre as ações que devem ser executadas e analisadas no mapeamento dos processos estão:

  • Identificar redundâncias no sistema, ou seja, processos duplicados, que prolongam o tempo de realização e aumentam os custos;
  • Identificar tarefas que são realizadas manualmente de forma desnecessária e que poderiam ser automatizadas por meio de um software específico;
  • Listar os tipos de documentos e a forma como são compartilhados e distribuídos entre os departamentos;
  • Verificar a metodologia de busca e armazenamento dos arquivos corporativos;
  • Averiguar possíveis quebras no fluxo da realização das tarefas, por ausência de funcionários, material, suporte ou falhas na comunicação, por exemplo;
  • Analisar a possibilidade de automatizar a sequência de tarefas, ou seja, quando um processo for concluído, outro é iniciado automaticamente.

O mapeamento pode deixar claro ao gestor que áreas mais necessitam da automação, se a implantação será realizada de forma gradual ou de uma só vez, que tipo de integração ou interação será necessário entre os diversos módulos/processos e, ainda, quais módulos seriam mais eficazes dentro da estratégia de negócios da empresa.

Vale ressaltar que a boa comunicação entre os fornecedores do sistema de automação, os gestores e os colaboradores é essencial para o bom planejamento e materialização do projeto, desde a idealização até o produto em funcionamento. Caso contrário, o sistema não atenderá as necessidades da empresa, comprometendo sua produtividade.

Use uma equipe de processos

Designar uma equipe capacitada responsável para conduzir a implementação contribuirá para o sucesso das operações em todas as etapas: planejamento, instalação e operação. Por isso, o ideal é que seja formada por profissionais que tenham um conhecimento operacional detalhado da empresa e domínio da tecnologia da informação, especialmente no que se refere ao produto em questão. Sua atuação poderá englobar:

Contribuição na modelagem do software

Embora os sistemas possam ter características similares, eles devem ser adaptados segundo o modelo de negócios e processos de cada corporação. Também poderá haver a necessidade de redesenhar alguns processos para que se integrem ao sistema.

Treinamento dos funcionários

A própria equipe de processos poderá ser incumbida de ministrar o treinamento dos colaboradores. Esta etapa é essencial para disseminar o novo modelo na empresa e apresentar aos envolvidos como poderão fazer uso de softwares e/ou documentos associados.

Registro da documentação

Esses profissionais poderão dar conta da elaboração de documentos que registram o acompanhamento da implantação dos processos com automação e seus fluxos. 

Suporte interno

A equipe se tornará um ponto de apoio para tirar dúvidas no uso das novas ferramentas, identificar mau funcionamento, resolvê-lo no que for possível e/ou encaminhar ao suporte especializado, muitas vezes disponibilizado pela própria empresa fornecedora do sistema. 

Estimule a criação da cultura de automação de processos

Partir de uma realidade em que se realizavam diversas tarefas manuais já arraigadas para a operação de processos automatizados pode ser desafiador, especialmente para funcionários que passam a se preocupar com supostas dificuldades no uso do novo sistema e conjecturas sobre a extinção de cargos. No entanto, isso é uma questão cultural sobre a qual os gestores terão de se debruçar para modificá-la – e isso ocorrerá como resultado de um conjunto de ações e atitudes contínuas, como, por exemplo:

  • Considerar com as equipes como ocorrerá a implantação do novo sistema de gestão de processos;
  • Esclarecer como cada equipe e setor será afetado pelas mudanças;
  • Focar sempre nos benefícios da automação, destacando o aumento da produtividade e organização, redução de falhas, ganho de tempo, simplificação dos processos e fim de algumas operações manuais repetitivas;
  • Desenvolver programas de treinamento – ponto central e efetivo na boa aderência do sistema de gestão por parte dos funcionários.

A automação de processos representa uma mudança significativa na rotina da empresa e das equipes, de modo que é importante ter paciência no período de adaptação.

Monitore o desempenho da automação e o fluxo dos processos

Mesmo após a implementação do sistema, é importante que a equipe de processos e os gestores monitorem o desempenho continuamente, o que pode ser realizado por meio de indicadores de desempenho eficientes. Esses indicadores, construídos de acordo com as necessidades, peculiaridades e objetivos estratégicos da empresa, poderão servir de base para uma avaliação mais precisa.

A qualidade da realização dos processos também poderá ser monitorada por meio da análise de relatórios de fluxos de andamento, que darão informações importantes sobre o status da tarefa, como em que setor a tarefa se encontra, por quanto tempo, quem é o responsável etc. Já os relatórios de fluxos concluídos exibem um histórico detalhado do processo. Esses documentos são a base da definição das métricas e indicadores de desempenho, vitais para o gestor obter uma noção geral da qualidade da automação de processos.

Mantenha o foco no cliente

Embora a automação de processos traga mudanças óbvias e significativas para as tarefas operacionais internas da empresa, os gestores não devem esquecer que os benefícios precisam alcançar os clientes. O novo sistema trará mais agilidade, qualidade e, muitas vezes, características novas ao produto/serviço oferecido. É importante que os usuários percebam essas mudanças, fortalecendo ainda mais a marca da empresa.

Garanta um registro completo do processo de automação

Tudo o que estiver envolvido no processo de automação deve ser registrado para servir de base para avaliações de desempenho, medir a eficiência da implantação do conjunto de software, analisar erros e propor modificações ou ajustes. Essa documentação deve incluir aspectos financeiros, técnicos, procedimentais ou qualquer coisa que esteja relacionada ao projeto.

Sem dúvida, seguindo todas essas boas práticas na implantação do sistema de automação de processos na sua empresa, tudo ocorrerá de maneira produtiva para o seu negócio, seus colaboradores e seus clientes.

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