De fato, todo gestor que leva a sério a sua atividade deve estar sempre buscando alternativas para a melhoria do negócio. E, no caso da gestão de clínica de saúde a situação, não é diferente.

Então, se você é um desses gestores e está procurando aumentar a competitividade do seu negócio por meio de uma administração mais consciente e eficaz, confira algumas sugestões que separamos para a sua clínica! Elas têm como principal foco a melhoria dos resultados e a imagem da empresa. Confira:

1. Divida corretamente as responsabilidades

Diferentemente de empresas pequenas, onde há uma concentração de atividades por colaborador, em empresas maiores é comum verificarmos um perfil diferenciado de profissionais mais especialistas. Ainda assim, nessas organizações, também encontrarmos grandes dificuldades de entendimento e definição das responsabilidades.

E esse é mesmo um problema sério, algo que não deve acontecer em uma clínica de saúde que busca a excelência. Então, se você vem notando que essa área da sua administração dos recursos humanos precisa de atenção, dedique um tempo para ajustá-la.

Uma divisão de trabalho feita de maneira errada, pouco clara ou desproporcional pode causar erros em processos operacionais, sobrecarga de trabalho, lentidão nas tarefas, desalinhamento interno e até insatisfação de clientes.

Se for esse o caso da sua clínica, talvez seja a hora de rever se a distribuição de responsabilidades está adequada.

2. Use a tecnologia ao seu favor

Além das pessoas, seus processos internos também merecem atenção. Afinal de contas, essas rotinas são a base do funcionamento da clínica — e, quanto mais bem ajustadas elas forem, melhores serão os resultados, menos haverá desperdício de recursos e de tempo e mais satisfeitos ficarão os seus clientes.

Nesse sentido, o ideal é ter um sistema completo, que consiga cobrir todas as necessidades operacionais. Aliás, outro benefício desse tipo de solução é que o suporte também será centralizado.

Um exemplo do que a tecnologia pode fazer para otimizar recursos e melhorar a qualidade é utilizar prontuários eletrônicos, integrados com agendamentos, para conseguir agilizar o atendimento ao paciente ao mesmo tempo em que coleta informações para os seus relatórios administrativos.

Depois, avalie todas as informações. Elas serão fundamentais para uma tomada de decisão mais estratégica quanto a possíveis investimentos, ou mesmo para uma alteração no seu marketing.

3. Nunca descuide do atendimento

Aproveitando ainda o que dissemos sobre o marketing, vale ressaltar que a melhor forma de divulgar os seus serviços é por meio dos próprios clientes. Todo esforço é válido na hora de oferecer o que há de melhor em atendimento a todos que entram na sua clínica. Fique atento aos detalhes! Eles fazem a diferença.

Além de profissionais técnicos bem preparados, a equipe do nível mais operacional também precisa estar qualificada. E, para manter essa qualidade de atendimento sempre em um patamar elevado, cursos de reciclagem e um acompanhamento mais próximo fazem toda a diferença.

Então, periodicamente, converse com a sua equipe e veja como ela anda tratando o público. Além disso, tente você também estar perto dos pacientes. Com o seu olhar de gestor, com certeza será possível identificar pontos de melhoria.

Pesquisas de satisfação, desde que levadas a sério, são boas aliadas nesses casos. E fique atento aos questionamentos dos clientes, principalmente se eles estiverem normalmente focados nos mesmos assuntos. Afinal, quanto mais vezes um tema é abordado, mais atenção ele requer.

Por fim, identifique se as queixas dizem respeito ao problema central, ou aos seus sintomas para que você seja mais efetivo nas decisões.

4. Preste atenção ao seu fluxo de caixa

O controle financeiro de toda empresa sempre tem muito a informar. Assim, para conseguir enxergar o que ele pode te dizer, olhe com cuidado e faça uma boa análise da situação.

Tendo um sistema integrado e devidamente atualizado, você terá condições de fazer um bom estudo e acompanhamento da situação da sua clínica de saúde.

Não fique somente preso aos números mais óbvios como faturamento e despesas. Busque entender a sua necessidade de caixa futuro por meio das compras a prazo, da sua disponibilidade de recurso circulante, do seu grau de lucratividade.

Também, confira como andam as suas obrigações tributárias: veja se há alguma despesa que está em desequilíbrio, e se esse quadro vem se repetindo muito.

Depois que tiver conseguido entender melhor as informações estratégicas que o seu fluxo de caixa tem a apresentar e traçar projeções, suas decisões ficarão cada vez mais assertivas e seguras. E, assim, seu planejamento financeiro terá muito mais chances de ser bem-sucedido.

5. Desburocratize

A burocracia é uma forma de organizar a parte operacional de uma instituição. Sendo uma das bases da administração tradicional, ela ainda é muito importante, principalmente em empresas que trabalham com a prestação de serviços de alta responsabilidade — como é o caso da saúde.

O problema é que, se mal estruturada, essa burocracia serve muito mais para engessar os procedimentos e todo o fluxo de trabalho do que, propriamente, organizá-lo.

Por isso, quando sugerimos uma desburocratização na sua clínica, estamos querendo dizer que é preciso pensar em uma linha de trabalho focada na agilidade, mas sem esquecer da segurança e dos protocolos que devem ser seguidos.

E essa desburocratização pode ser feita por meio de ferramentas e soluções tecnológicas que evitam a impressão e a circulação de muitos papéis e documentos desnecessários.

Aliás, ela pode ser feita com um refinamento do seu plano de circulação interno. Nesse caso, trata-se basicamente de logística — outro conceito bastante interessante e que pode ser aplicado a qualquer tipo de negócio, inclusive na gestão de clínica de saúde.

Enfim, considere qual é a melhor forma de circulação, de disposição dos móveis e equipamentos e como aumentar a produtividade dos seus funcionários. Pense quais são, realmente, os documentos necessários e qual é a forma mais prática de eles serem utilizados.

Sem dúvida, se atentando para esse tipo de detalhe, você verá como é possível agilizar e tornar seus procedimentos muito mais fáceis, e com menos erros no meio do caminho!

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