Com uma legislação ampla e dinâmica, a preocupação incessante por resultados positivos, envolvendo a vida de todos os funcionários da empresa e também conseguir desempenhar uma boa performance na gestão contábil é uma tarefa árdua que exige planejamento, estratégia e um controle eficiente.

Se o seu desafio diário é rodeado por estas preocupações e responsabilidades, veja as dicas preciosas que separamos para ajudar no seu cotidiano.

Documente as atividades diárias

Extraída diretamente do cerne da área de gestão de projetos (GP), esta dica é muito valiosa também para quem trabalha com rotinas: crie o hábito de documentar as atividades.

Não por uma questão burocrática, mas com um foco em melhorar a eficiência, a documentação bem-feita é muito útil para discutir e repensar a maturidade dos processos que ocorrem dentro da sua área financeira e contábil.

Além disso, na falta de alguém da equipe ou mesmo na substituição de colaboradores (turnover), fica muito mais fácil a readaptação, gastando-se menos tempo e energia para colocar tudo nos eixos novamente e evitando os erros comuns de recém-chegados na função.

Se quiser, ainda pode, preferencialmente de uma maneira prática, adotar uma cultura de registrar as lições aprendidas. Elas também serão muito úteis na hora de se planejar uma nova atividade.

Todo este processo acaba alimentando a implementação da cultura de inovação e também o seu PDCA (Plan, Do, Check, Act) – uma das metodologias mais utilizadas para a melhoria contínua de processos.

Tenha um bom sistema de gestão

Por mais que seu time seja acima da média e possa oferecer um bom desempenho com resultados de alto nível, ter um software de gestão adequado às suas necessidades é imprescindível.

Este tipo de solução ERP vai agilizar muitos dos seus procedimentos e trazer relatórios gerenciais de grande valor para administrar o seu negócio.

Outra vantagem é a minimização de erros que, invariavelmente, podem ocorrer a qualquer procedimento em que pessoas estejam atuando.

Isso porque, por mais que estejam bem treinados e conheçam as rotinas, todos estamos suscetíveis a fatores externos como problemas afetivos, stress, doenças, variações de humor entre outros fatores que não se aplicam aos softwares.

Customize suas soluções

Uma vez tendo escolhido um sistema integrado de gestão empresarial adequado às necessidades e particularidades do seu negócio, o próximo passo é customizar a solução à sua realidade.

Bons softwares de gestão podem já vir preparados para o seu tipo de negócio. Mesmo assim, como cada empresa tem uma cultura interna e uma maneira própria de trabalho, buscar adaptar o máximo possível trará a aderência necessária da solução para potencializar os seus resultados.

Delegue tarefas

Tenha em mente que cada profissional tem habilidades e um custo financeiro diferente para a empresa. É por isso que o ideal é conseguir alocar as pessoas com menor custo por hora para as tarefas mais simples, das mais complexas e de valor mais elevado que exijam maior responsabilidade, conhecimento técnico ou ofereçam os melhores resultados para a instituição.

Por isso é necessário sempre avaliar como anda o desempenho das responsabilidades atribuídas a cada um.

Se você estiver acumulando tarefas que te impedem de conquistar outros objetivos mais nobres para a empresa, delegue a outras pessoas, mas não se esqueça de acompanhar o desenvolvimento.

Automatize os processos

Sempre que puder, busque automatizar os procedimentos que forem possíveis, mas tenha cuidado de refletir bem antes de engessar algumas rotinas.

Avalie quais as formas mais baratas, rápidas e com menores chances de erros ou riscos. Depois disso, padronize e oriente como deverá ser esta rotina.

Mesmo que seja necessário investir um pouco de atenção no início, uma automação bem calibrada irá trazer mais rentabilidade para o seu negócio no decorrer do tempo.

Defina metas para melhorar sua gestão contábil

Sem ter objetivos claros sua gestão pode ser prejudicada pelos problemas do dia a dia, gerando um círculo vicioso, e um sistema de controle defasado. Aproveite os seus resultados e o planejamento estratégico da empresa para buscar definir os objetivos a curto, médio e longo prazo.

Lembre-se de, ao desenvolver metas, desconsiderar as que não são possíveis de serem atingidas e também aquelas que sejam extremamente fáceis de serem alcançadas.

Faça reuniões periódicas de acompanhamento

Com uma rotina agitada, e sendo definidas as tarefas e as metas de maneira responsável é mais do que necessário programar momentos periódicos para acompanhar as atividades. Conseguir medir o nível de sucesso obtido nos desafios diários é muito importante para que se possa pensar em rotas alternativas quando necessário e não quando já for tarde demais.

Avalie qual a melhor periodicidade e tente não fazer destes eventos compromissos longos e tediosos para os envolvidos. O importante é ter uma visão panorâmica do todo para poder identificar intervenções que possam ser necessárias.

Busque a integração

Além de customizar suas soluções internas, é uma ótima ideia fazer a mesma coisa junto aos seus parceiros de fora da organização.

Você pode, por exemplo, ajustar a sua Gestão Eletrônica de Documentos – GED, para trabalhar em melhor harmonia com algum fornecedor ou mesmo cliente.

Avalie junto ao seu apoio técnico como é possível elevar sua performance corporativa ajustando e sincronizando processos integrados que envolvam stakeholders externos.

Lembre-se que o ganho de competitividade pode estar nos menores detalhes da sua operação.

Invista em qualificação contínua

Uma vez que a maior facilidade de conexão proporciona mercados mais concorridos, dinâmicos e com uma interferência cada vez mais profunda por fatores e players de diferentes círculos, a necessidade de aprimoramento é uma constante.

Na verdade, o desafio agora é aprender a se reinventar. Isso porque novas tecnologias e concepções surgem todos os dias e é preciso saber identificar o que é relevante e o que não é.

Mantenha seu time atualizado e busque você também estar em dia com que há de mais novo e útil para conseguir manter um bom nível de produtividade na árdua tarefa que é gerir um negócio.

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