A palavra produtividade tem sido cada vez mais comum no mundo corporativo, tanto que em muitos casos o seu real significado acaba se perdendo em meio a tantas ideias de “como otimizá-la”. No entanto, o máximo potencial do seu time só será alcançado se você compreender plenamente esse conceito.

Pensando nisso, preparamos este guia para ajudar você a entender melhor o que significa a produtividade na empresa e descobrir como tornar sua equipe ainda mais produtiva na prática. Confira!

1. O que é produtividade?

Apesar do nome, produtividade não se refere apenas ao potencial de a empresa produzir mais para oferecer uma quantidade maior de produtos ao seu público. Significa também descobrir um meio de ser mais eficiente, elevar a qualidade dos seus produtos e inovar.

Por exemplo, digamos que a companhia produza máquinas de lavar. De um ano para outro, ela conseguiu elevar a produção de equipamentos de 500 unidades para 700 unidades. Por outro lado, o número de aparelhos com defeito ficou maior, e os custos operacionais também se elevaram. Não houve, portanto, aumento na produtividade, mas apenas da produção — dessa diferença falaremos mais adiante.

Ao mesmo tempo, muitas empresas enganam-se achando que precisam suprir “todas as necessidades” dos seus clientes. Isso não é possível. Uma companhia não atua em todos os segmentos e, se ela quiser oferecer tudo, perderá o foco e a qualidade em muitos dos seus produtos e serviços.

Por isso, muitos especialistas resumem a produtividade em “fazer mais com menos”. Isso é realmente incrível! Afinal, qual empresa não gostaria de deixar seus processos mais enxutos, suas operações menos onerosas e, com tudo isso, produzir ainda mais, com uma eficiência sem precedentes?

Na verdade, essa tendência no ambiente corporativo tem se tornado também uma pressão que a maioria dos gestores sofrem. Muitos deles, por não saberem por onde começar, acabam perdidos, achando que aumentar a produtividade na empresa pode ser impossível no seu caso. Portanto, antes de começarmos a compreender as melhores práticas que levam à eficiência produtiva, é importante descobrir o ponto de partida.

1.1. Por onde começar?

O potencial da empresa de produzir mais com qualidade e eficiência permeia diversos aspectos de suas operações. Entre eles podemos citar:

• pessoas;
• processos;
• sistemas;
• gestão;
• programas;
• política corporativa.

Em todos esses níveis, existem melhores práticas a serem implementadas que podem otimizar as ações e torná-las mais simples e eficientes. Já que existe uma sinergia entre todos esses aspectos, um vai colaborar para que o outro seja bem-sucedido em sua tarefa.

Assim, não vale sobrecarregar funcionários com atividades que estão além de sua capacidade e função, ao mesmo tempo que não é possível esperar que sistemas funcionem em processos para os quais não foram desenvolvidos. Além disso, pessoas precisam ser capacitadas pela gestão para interagir com ferramentas que abracem os processos da empresa de modo coeso, e tudo isso deve estar previsto na política da companhia.

Sendo assim, não é um setor ou um grupo de pessoas sozinho que vai ser responsável pela produtividade na empresa, mas é um todo que flui para um mesmo caminho.

Até aqui, destrinchamos a ideia de produtividade. Mas precisamos voltar a um conceito importante antes de seguirmos adiante. Trata-se na verdade de uma confusão que muitos gestores fazem: produtividade vs. produção.

2. Produção x produtividade: quais são as diferenças?

Embora esses termos possam parecer sinônimos, eles têm conceitos bem distintos dentro da área corporativa. Então, vamos entender primeiro a ideia de produção:

2.1. Produção

A produção é um conceito de mensuração de resultados, ou seja, ela detalha o que foi produzido pela companhia dentro de um período determinado. Esse é um dado muito importante, pois servirá de base para o planejamento e controle de produção, conhecido também como PCP. Esse gerenciamento serve basicamente para administrar o modo como os recursos de produção serão aplicados, levando em conta as seguintes questões:

• o que será produzido;
• qual é a quantidade;
• onde ocorrerá a produção;
• como será produzido;
• quando produzir;
• o que será usado para produzir — ferramentas, equipamentos, sistemas etc.;
• quem será usado.

Assim, a produção é um elemento que deve ser levado em conta para pensar a produtividade, como veremos a seguir.

2.2. Produtividade

Como vimos, a produtividade refere-se à capacidade de a empresa aumentar a produção com menores custos operacionais e em menor tempo — tudo isso sem abrir mão da qualidade. Assim, reduz-se a quantidade de materiais, máquinas, processos e mão de obra, e aumenta-se a receita, a participação de mercado, a qualidade dos produtos e a vantagem competitiva da companhia.

Com a análise da produtividade na empresa, é possível, identificar e prever tendências que possam afetar positivamente ou negativamente os resultados. Uma das projeções que pode ser feita é a relação entre o estoque de produtos e a demanda do mercado. Isso vai influenciar a produção, ou seja, a quantidade de itens produzidos e os meios aplicados para tanto.

Mas que fatores são esses que poderiam causar impactos na produtividade na empresa? É sobre isso que falaremos agora!

3. Quais fatores influenciam a produtividade?

Os diversos fatores que impactam a produtividade na empresa estão relacionados às mais diversas áreas da companhia, desde o uso da tecnologia por parte dos colaboradores, até as ações que poderiam ser tomadas pelos gestores. Então, fique atento a essas questões e analise até que ponto elas estão afetando o desempenho do seu negócio.

3.1. Fluxo de trabalho sem definição

O fluxo de trabalho nada mais é do que a sequência lógica dos processos, ou seja, a forma como ocorrem e são repassados de um departamento para outro.

A definição do fluxo de trabalho é um dos primeiros aspectos a serem considerados quando a empresa deseja elevar a sua produtividade. Acontece que muitas companhias não têm seus processos muito bem definidos, fazendo com que algumas operações sejam duplicadas, o que eleva os custos da produção. Além disso, entraves e gargalos podem tornar os processos mais lentos e aumentar a probabilidade de falhas.

3.2. Falta de ferramentas e de suporte

Para trabalhar de modo satisfatório, as equipes precisam contar com ferramentas, que vão variar conforme a necessidade de cada setor, atividade e profissional. Aqui podemos citar equipamentos, softwares de produção, suporte tecnológico etc.

Uma vez que estamos na era da mobilidade, dispositivos móveis e conectividade são dois dos recursos que não podem faltar para garantir a produtividade na empresa.

3.3. Insatisfação dos colaboradores

Colaboradores mais engajados e motivados com a missão da companhia produzem mais e com uma qualidade muito maior. Isso porque eles gostam do que fazem e se sentem felizes por fazê-lo. Portanto, o contrário também ocorre. Um funcionário desestimulado, trabalhando em condições inadequadas, acaba produzindo bem menos, de modo mais lento.

Mas o que poderia trazer insatisfação para um colaborador? O estudo Employee Job Satisfaction and Engagement Report, realizado pela Society for Human Resource Management, dividiu 43 aspectos em 4 grandes grupos de fatores que afetam a satisfação dos funcionários:

• desenvolvimento de carreira: oportunidades de usar suas habilidades, receber treinamentos, estabelecer relações de negócio etc.;
• benefícios: salários e outras bonificações;
• relacionamento entre colaboradores e gestores: respeito, confiança, comunicação, reconhecimento, valorização, autonomia e independência, entre outros;
• ambiente de trabalho: infraestrutura, segurança, diversidade de tarefas, estabilidade financeira e cultura corporativa estão entre os aspectos que impactam o clima organizacional.

3.4. Deficiência na comunicação

Embora esse seja um dos fatores que afetam a satisfação dos colaboradores, a comunicação corporativa merece um tópico à parte, pois está relacionada também a questões operacionais do ciclo produtivo. Ou seja, não é só sobre relacionamento, mas também abrange a capacidade de gestores e funcionários agirem em harmonia, coesos e compartilhando informações e instruções.

Os colaboradores precisam saber o que é necessário fazer para realizar suas tarefas do modo correto e em tempo hábil. Além disso, é fundamental ficar claro quem é o responsável para cada tarefa. Por exemplo, pode ocorrer de uma atividade ficar a cargo de dois ou mais funcionários, sendo que apenas um já seria o suficiente. Isso gera desperdício de recursos financeiros, energia, mão de obra e tempo.

3.5. Falta de treinamento adequado

Saber o que fazer e como fazer de modo eficiente também está relacionado diretamente ao treinamento e à capacitação dos colaboradores. Mesmo que eles já tenham uma formação acadêmica prévia, cada organização pode ter processos, ferramentas e cultura diferenciados. Se o funcionário não estiver bem familiarizado com isso, acabará se sentindo frustrado, e seu desempenho será bem abaixo do esperado.

Além disso, todos os recursos nos quais a empresa investiu não serão plenamente aproveitados. Mais uma vez, teremos aqui desperdício de recursos valiosos.

3.6. Uso impróprio da internet e de novas tecnologias

A tecnologia entrou no ambiente corporativo trazendo uma infinidade de melhorias no trabalho dos funcionários. No entanto, se não for bem usada, ela também trará prejuízos para a produtividade na empresa.

O aumento do uso das redes sociais nas estratégias de marketing, por exemplo, fortaleceu e ampliou o alcance das marcas no mercado. Mas acontece muitas vezes de colaboradores usarem essas plataformas para objetivos pessoais no horário de trabalho, desperdiçando o tempo que deveria ser usado na produção.

É muito complicado monitorar isso, porque, mesmo que a empresa tenha bloqueado o acesso a alguns sites em computadores de mesa, cada funcionário tem dispositivos móveis conectados à internet que podem ser uma fonte rica de entretenimento mal orientado, como mensagens de WhatsApp e SMS e navegação no Facebook.

3.7. Não cumprimento das diretrizes da empresa

Além do acesso indevido a sites, redes sociais e outras plataformas de entretenimento, existem comportamentos que também prejudicam a produtividade na companhia, e a maioria deles está previsto na política da empresa. Conversar demais no horário de trabalho, fazer fofoca, atrasar-se, fazer pausas não planejadas e não cumprir suas funções são algumas das condutas que podem impactar no desempenho geral do negócio.

3.8. Reuniões e e-mails em excesso

Até com o objetivo de serem mais produtivos, muitos gestores marcam uma infinidade de reuniões e enviam diversos e-mails para tratar do desempenho do time, das estratégias do negócio ou simplesmente para divulgar novas informações. No entanto, quando em excesso, esses encontros podem roubar um tempo valioso que deveria ser dispensado ao trabalho em si.

3.9. Ausência de ferramentas de mensuração

Por fim, não há como aprimorar o que não é medido, e isso também ocorre com a produtividade. Quando a empresa não coleta e analisa dados para compreender o desempenho do negócio, é praticamente impossível identificar quais são os processos no ciclo produtivo que poderiam ser corrigidos e/ou otimizados.

Mais adiante, falaremos mais sobre essas ferramentas de mensuração, ou indicadores, para você avaliar a produtividade da sua empresa. Veja agora, porém, quais são as principais vantagens de buscar otimizar a produção!

4. Quais são os benefícios de otimizar a produtividade?

Pode parecer redundante falar dos benefícios de otimizar a produtividade, já que a própria otimização já é uma vantagem. No entanto, essas melhorias se subdividem de diversas maneiras no negócio, como:

4.1. Maior confiabilidade dos processos de trabalho

Ao buscar aumentar a produtividade na empresa, os gestores buscarão adotar as melhores práticas no fluxo de trabalho. Essas medidas tendem a reduzir os erros dos processos e evitar retrabalhos.

Além disso, como vimos, a otimização do fluxo de trabalho envolve padronizar os processos. Isso garante que, independentemente do colaborador que fez a tarefa, os resultados serão uniformes, pois todos compartilharão os mesmos métodos.

4.2. Economia de custos

Com a redução de erros e de tempo, a padronização de tarefas e o consequente aumento da eficiência operacional, a empresa garante que seus recursos e investimentos sejam mais bem aplicados.

O próprio mapeamento de processos identifica gargalos, redundâncias e práticas que não agregam valor ao negócio e ao ciclo produtivo. Ao corrigir essas distorções, a empresa se livra de elementos do sistema que estão minando suas energias e seus recursos.

4.3. Maior controle sobre as informações

Hoje, a informação vale ouro. Todos os dias, as empresas coletam e geram um montante enorme de dados que poderia ser utilizado para o bem do negócio, direcionando a tomada de decisões. Muitas vezes, porém, esses registros não são estruturados, e a companhia acaba tendo pouco controle sobre eles — o que acaba sendo um grande desperdício.

Por outro lado, os esforços que levam à otimização da produtividade na empresa exigem um gerenciamento de informações mais apurado. Esses registros poderão embasar as ações dos gestores.

Vejamos, portanto, quais são as práticas mais indicadas para auxiliar na otimização da produtividade corporativa!

5. Como aumentar a produtividade da equipe no trabalho?

5.1. Defina o fluxo de trabalho

O primeiro passo é definir um fluxo de trabalho. Isso é feito por meio do mapeamento dos processos. Para tanto, os gestores podem analisar todo o ciclo produtivo e avaliar os detalhes de cada etapa.

Existem diversas formas de registrar esse fluxo, mas o mais simples e inteligível é o fluxograma, em que se usam diagramas para dar uma visão gráfica das ações. Há também softwares que ajudam nessa tarefa.

O objetivo aqui é fazer com que o fluxo de trabalho seja o mais enxuto e ágil possível. Com processos mais simplificados e integrações mais coesas, os custos serão menores e as chances de erros também.

5.2. Adote ferramentas eletrônicas de gerenciamento

Para cada etapa do fluxo de trabalho podem existir ferramentas capazes de automatizar as tarefas. Assim, ações que são constantes, mecânicas e repetitivas podem ser acionadas por meio de gatilhos configurados em softwares de automação.

E existem inúmeros programas desse tipo, como softwares ERP, CRM, entre outros. Eles podem auxiliar a empresa na gestão financeira do negócio, no controle de estoque, no relacionamento com o cliente, nas estratégias de marketing e muito mais.

Por exemplo, um e-mail pode ser enviado para um cliente toda vez que ele interagir de determinada forma com sua plataforma. Ou então, após a compra de um item, o sistema pode reservar o produto no estoque, enviar uma nota fiscal e manter o usuário a par de todos os processos de entrega.

O uso da tecnologia garante que os parâmetros definidos sejam seguidos à risca, reduzindo erros e retrabalhos e ganhando tempo e agilidade.

5.3. Capacite seu time

Não basta ter todas as ferramentas disponíveis para os seus colaboradores se eles não souberem usá-las. Além disso, é importante que saibam como executar suas funções com excelência. Mesmo sendo profissionais já formados, é importante que sejam capacitados para que estejam bem-adaptados à cultura organizacional da empresa. Essa capacitação pode ser feita por meio de parceiros, workshops etc.

O treinamento é muito útil para ajudar os colaboradores a se familiarizarem com a política da empresa e a entenderem o porquê de algumas de suas diretrizes. Como já foi dito, muitas vezes, o uso de redes sociais e outras formas de entretenimento no horário de trabalho pode prejudicar a produtividade. A capacitação poderá ajudar os funcionários nesse sentido.

5.4. Invista no ambiente de trabalho

Um ambiente agradável, confortável e que permita o trabalho colaborativo é uma tendência forte nos últimos anos. Escritórios com divisórias que limitam o colaborador a um cubículo apertado e sem interação foram substituídas por ambientes compartilhados de livre circulação e salas customizadas para atividades diversas, como música, jogos ou simplesmente para fazer um lanche.

É importante também que a empresa forneça todo o aparato tecnológico necessário para seus funcionários desempenharem suas funções com toda a tranquilidade. Essas características fortalecem o relacionamento dos colaboradores com seus colegas e gestores.

5.5. Mantenha aberta a comunicação

Também é indispensável que haja uma boa comunicação interna entre os colaboradores e os gestores da companhia. Algumas das ferramentas que têm sido muito úteis para garantir o livre fluxo de informações são os murais de recado, a intranet, as redes sociais corporativas e os e-mails corporativos.

5.6. Limite o número de e-mails e reuniões

Apesar de os e-mails e as reuniões serem canais importantes para a comunicação interna da empresa, é fundamental que os gestores encontrem um equilíbrio no número de mensagens enviadas e reuniões feitas. O ideal é que a quantidade não afete a produtividade do time. Por exemplo, algumas informações não vão interessar a toda a equipe ou a todos os setores.

Lembre-se de que também é preciso mensurar os resultados para ampliar a produtividade na empresa? Então, vamos entender como funcionam esses números!

6. Quais são os indicadores de produtividade?

Os indicadores de produtividade também são conhecidos como indicadores de desempenho ou KPIs (Key Performance Indicator). Eles não vão medir apenas a produção, mas a qualidade do serviço ou produto entregue. Por isso, essas métricas serão essenciais para você avaliar se suas decisões estão indo para o caminho certo e se os resultados são satisfatórios. Entre os principais KPIs utilizados, encontramos:

6.1. Indicadores de qualidade

O objetivo dessas métricas é avaliar se os padrões de qualidade que foram preestabelecidos estão sendo seguidos. Essa qualidade pode estar relacionada a prazos, índices de trocas e devoluções por defeitos, número de reclamações, disponibilidade de serviços etc.

6.2. Indicadores de capacidade

Esses estão relacionados à produção, ou seja, à quantidade produzida em um período específico. Podem ser representados por um volume de unidades produzido por dia, por exemplo.

6.3. Indicadores estratégicos

Quando falamos em estratégia, estamos nos referindo à definição e ao cumprimento de metas e objetivos. Até que ponto a empresa conseguiu alcançar o que foi proposto no planejamento? O insucesso nesse aspecto pode apontar para problemas no ciclo produtivo.

6.4. Indicadores de lucratividade

Os indicadores de lucratividade podem revelar os resultados da equipe de vendas, ou seja, vão medir o ganho real que a empresa teve. Esse número percentual mostra a relação entre o lucro e a receita total ganha naquele período. Por exemplo, se a companhia investiu R$ 50 mil e recebeu R$ 60 mil, quer dizer que o lucro foi de R$ 10 mil. Ou seja, obteve uma lucratividade de 20%.

6.5. Indicadores de turnover

O turnover refere-se à rotatividade de colaboradores de uma empresa. Os custos de demissão e admissão de funcionários são muito grandes. Além das questões trabalhistas, existe também o treinamento que deve ser dispensado ao novo colaborador, o tempo que ele levará para adaptar-se à nova cultura organizacional e muitos outros — tudo isso reduz a produtividade da empresa.

Assim, é importante que os gestores cuidem do ambiente de trabalho e da satisfação de suas equipes a fim de manter baixo o índice de turnover.

6.6 Indicadores de competitividade

Nesse tipo de indicador, o objetivo é analisar em que nível está sua empresa em relação aos seus concorrentes. Uma das formas é avaliar o seu market share, ou sua participação de mercado. Na prática, quanto mais popular o produto vendido, menor será sua fatia no segmento, uma vez que haverá mais empresas atuando no setor.

Por outro lado, se seu negócio trabalha com produtos e serviços mais específicos e exclusivos, a competitividade será menor, sendo mais fácil então de você se destacar.

O uso de indicadores é essencial para os gestores monitorarem os processos e garantirem que a produtividade na empresa esteja sempre em alta. Não existem receitas mágicas para elevar os números, mas há práticas que são recomendadas para os mais diversos segmentos de atuação.

Como vimos, uma das principais práticas para otimizar a produtividade é a automação de processos. Quer saber mais sobre esse assunto? Baixe gratuitamente nosso e-book e saiba como fazer essa integração!